L’Échappée Belle

L’organisation d’un ultra-trail comme l’Échappée Belle implique une gestion complexe des bénévoles, de la logistique et des missions sur un terrain difficile et étendu. Face à ces défis, les organisateurs ont choisi WeezCrew depuis ses débuts pour optimiser la coordination et améliorer l’engagement des bénévoles. Cette solution a permis à l’équipe de l’Échappée Belle de simplifier la gestion des bénévoles, tout en garantissant une répartition efficace des tâches et une coordination fluide tout au long de l’événement.

Préparer la logistique des bénévoles avant l’événement

La gestion des bénévoles pour un événement à grande échelle comme l’Échappée Belle implique une coordination complexe des informations logistiques, telles que le transport, l’hébergement et les missions. Cette organisation est d’autant plus difficile sur un terrain aussi exigeant et étendu, avec des bénévoles répartis sur des postes isolés. Avec plus de 200 km de parcours, préparer les volontaires à assurer leurs rôles auprès des participants, en garantissant que chacun ait toutes les informations nécessaires, représente un vrai défi.

L’atout majeur de la solution WeezCrew est sa capacité à concentrer toutes les informations essentielles sur une plateforme unique, offrant ainsi à chaque bénévole, à tout moment, un accès simplifié à des données précises qui lui permettront d’agir en conséquence. Concrètement, pour la logistique de l’événement, cela garantit que chacun puisse consulter en temps réel les détails de son affectation, en couvrant ainsi l’ensemble des sollicitations liées à la logistique, le jour où toute l’attention doit être focalisée sur les coureurs.

Les informations logistiques, comme le transport et l’hébergement, ainsi que d’autres éléments spécifiques à la mission du bénévole, sont donc traitées en amont de l’événement, notamment grâce aux chefs de poste, des bénévoles qui eux aussi ont pris en main WeezCrew via un espace dédié pour gérer de petites équipes de volontaires moins expérimentés.

Grâce à l’utilisation de champs personnalisés au moment de l’inscription, les bénévoles ont également pu indiquer leurs préférences de transport, facilitant l’organisation du covoiturage et optimisant ainsi la gestion des ressources. Cette solution a permis à l’équipe organisatrice de réduire les erreurs logistiques et d’assurer une préparation optimale des bénévoles avant l’événement. Pour les bénévoles fidèles, l’inscription est simplifiée grâce à la conservation de l’historique de leurs profils sur la plateforme, permettant une réinscription rapide et sans tracas.

Gérer les bénévoles sur des postes isolés et coordonner leur rotation

La gestion des bénévoles répartis sur des postes difficiles d’accès et la mise en place de rotations représentent un défi majeur pour l’organisation d’un événement tel que l’Échappée Belle. Les bénévoles doivent souvent se déplacer sur de longues distances, notamment pour assurer le ravitaillement sur des zones souvent difficiles d’accès. Cela nécessite une organisation minutieuse pour garantir la sécurité et le bon déroulement de l’événement.

WeezCrew a permis de centraliser les affectations et les rotations des bénévoles sur une plateforme unique, assurant un suivi en temps réel des missions. Grâce à la transmission automatisée des ordres de mission via la plateforme, chaque bénévole pouvait retrouver son équipe sur ce que les organisateurs de la course appellent les « postes montagnes », des lieux de passage des coureurs en altitude. L’instantanéité de l’information permise par WeezCrew est essentielle, chaque poste pouvant être éloigné de plusieurs heures de marche. La coordination des équipes de bénévoles devant être constante, il était essentiel que les bénévoles aient un contact rapide avec l’organisation de la course.

Le suivi des ordres de mission était également un enjeu important pour les bénévoles. Les équipes étant composées de manière hétérogène en termes de missions et d’expériences, chacun devait pouvoir saisir une mission présente sur la plateforme de manière rapide et efficace et permettre l’optimisation opérationnelle du trail. Une grande flexibilité était donc possible pour l’organisation de la course, permettant d’ajuster les équipes de bénévoles au gré de l’avancée des coureurs.

Fidéliser les bénévoles et maintenir leur engagement

Fidéliser les bénévoles à long terme, en particulier ceux occupant des postes clés liés aux ravitaillements, représente un défi majeur pour l’organisation de l’Échappée Belle. Les “postes montagne” sont très prisés par les bénévoles, qui aiment passer des nuits au contact des coureurs.

En revanche, pour les missions moins originales, comme décharger les livraisons, les bénévoles sont moins enthousiastes. Les organisateurs de la course cherchaient donc à dynamiser et fédérer les bénévoles, quel que soit leur rôle, et à faire en sorte que chacun se sente un petit rouage d’une grande cause, sans minimiser leur contribution.

L’organisation à optimiser l’exploitation de la solution WeezCrew, notamment dans la stimulation de sa communauté de bénévoles. L’utilisation des formulaires et des champs personnalisés lui a permis de récolter un maximum d’informations sur les bénévoles, telles que leur numéro de téléphone ou leur e-mail, facilitant ainsi le contact. Cela a permis de faire le point avec eux et de leur montrer qu’ils étaient écoutés et valorisés. Chaque bénévole présent bénéficie également d’un appel téléphonique avec un membre de l’équipe organisatrice 15 jours avant l’événement.

Ce contact régulier a été maintenu grâce aux campagnes d’e-mails réalisées tout au long de l’année pour garantir un engagement continu des bénévoles envers l’événement. Au total, 13 campagnes d’e-mails et communications ciblées ont été menées via WeezCrew par les organisateurs, dont certaines proposaient des activités en montagne, maintenant ainsi une cohésion d’équipe parmi ces 650 bénévoles, véritables ambassadeurs de l’événement. Parmi ces campagnes d’e-mails, l’outil est également utilisé pour solliciter les bénévoles sur des événements satellites. C’est le cas pour le projet Au-delà du Trail, assurant une communication fluide et un engagement constant, même hors événements principaux.