Gestion des bénévoles pour trail et courses à pied

WeezCrew est la solution tout-en-un pour gérer vos bénévoles, votre staff, et vos accréditations. Facilitez chaque étape de votre trail ou course à pied : planification, recrutement, affectation, communication et suivi des opérations sur le terrain.

Discutons de vos besoins

Landing FR-CA – Gestion des bénévoles pour Trail/Course à Pied

Ils Utilisent WeezCrew

Les plus grands événements sportifs font confiance à WeezCrew pour une gestion optimale et efficace de leurs populations.

Gagnez du temps et simplifiez vos processus

Avec WeezCrew, simplifiez chaque étape de votre course grâce à une solution intuitive. Planifiez vos besoins, recrutez vos bénévoles et staff, et assurez une coordination parfaite du départ à l’arrivée pour offrir une expérience inoubliable à vos participants.

Planification simplifiée

Centralisez les horaires des bénévoles pour les ravitaillements, les postes de contrôle, la logistique et la sécurité.

Gestion précise des missions

Créez et gérez des missions bénévoles avec des propriétés spécifiques comme la date de début/fin, la fiche de mission, la localisation des postes (ravitaillements, intersections, arrivées), le responsable ou les conditions d’accès, le tout centralisé sur une plateforme unique offrant une vue complète de votre trail ou course à pied.

Recrutement optimisé

Trouvez facilement des bénévoles pour gérer les inscriptions, les zones d’accueil ou les points de secours, et simplifiez leurs inscriptions grâce à des processus automatisés.

Affectation précise

Assignez des créneaux sur les différents points de votre événement grâce à un outil intelligent qui optimise la disponibilité des bénévoles en fonction de leur disponibilité, compétences…

Communication ciblée

Communiquez efficacement avec vos équipes via des messages ciblés (e-mails ou SMS) pour assurer une coordination fluide tout au long de la journée.

Logistique simplifiée

Gérez les équipements tels que t-shirts, badges ou repas, et assurez un suivi instantané des tâches grâce à notre application mobile.

Contrôle des accès

Gérez les zones sensibles comme les espaces techniques ou médicaux grâce à un système d’accréditations centralisé et adaptable à vos besoins.

+1 000 événements
De 10 à 10 000 bénévoles
Service client 24/7

Maîtrisez l’inscription de vos bénévoles

Coordonnez vos bénévoles, votre staff et vos accréditations avec une solution pensée pour répondre aux défis des événements sportifs en plein air.

Des formulaires sur-mesure

Créez des formulaires personnalisés pour collecter les informations essentielles de vos bénévoles, comme leurs disponibilités, préférences de mission (points de ravitaillement, signalisation, sécurité) ou conditions médicales. Adaptez vos formulaires aux besoins spécifiques des différents groupes ou zones du parcours.

Ajoutez vos équipes en toute simplicité

Intégrez vos bénévoles et membres d’équipe via des formulaires individuels, des inscriptions collectives, un import en masse ou directement depuis votre base communautaire existante sur WeezCrew, pour une organisation rapide et efficace.

Délégation et paramétrage avancé

Permettez à vos chefs de zone ou responsables d’équipe de gérer les inscriptions directement via un espace sécurisé. Configurez des accréditations spécifiques selon les rôles (sécurité, signalisation, assistance médicale) ou les emplacements (postes de contrôle, aires de ravitaillement) pour une organisation optimale sur le terrain.

Communication simplifiée et automatisée

Engagez vos bénévoles grâce à des campagnes email et SMS automatisées. Envoyez des badges, fiches de mission ou accréditations personnalisées en fonction des missions et des zones du parcours, accompagnés d’instructions claires et détaillées.

Générez des documents professionnels

Créez facilement des badges, accréditations ou documents logistiques grâce à des modèles standards ou entièrement personnalisés pour refléter l’identité visuelle et les besoins de votre événement sportif.

L’outil incontournable pour toutes les équipes de votre course à pied.

WeezCrew transforme la gestion de vos équipes et participants avec des outils personnalisés pour garantir le succès de votre événement sportif en plein air.

Bénévoles

Les moteurs de votre événement, ils profitent d’un processus d’inscription fluide, d’un suivi clair et d’une gestion optimisée pour leurs missions tout au long du parcours.

Staff - Prestataires

Les piliers de l’organisation, qu’ils gèrent la logistique, la sécurité ou les ravitaillements, disposent d’accréditations adaptées à leurs responsabilités.

Participants VIP - Médias

Les invités spéciaux, journalistes ou photographes peuvent soumettre des demandes d’accréditation en ligne, validées selon vos critères.

Partenaires

Vos sponsors et partenaires clés bénéficient d’un accès privilégié et de droits personnalisés, en cohérence avec vos engagements.

Une solution intuitive et modulable

Optimisez l’organisation de vos équipes et économisez du temps avec une solution conçue pour répondre aux besoins des trails et courses à pied.

Interface intuitive

Naviguez facilement grâce à une solution conçue pour simplifier la gestion administrative de vos bénévoles, qu’ils soient sur les points de ravitaillement, les checkpoints ou à l’arrivée.

Une personnalisation en marque blanche

Personnalisez chaque élément selon votre image : formulaires, e-mails, badges, et fiches d’affectation pour une expérience sur-mesure.

Inscription rapide

Offrez à vos bénévoles un formulaire simple et rapide, leur permettant de choisir leurs disponibilités et préférences pour des missions spécifiques, comme la signalisation ou l’assistance médicale.

Fonctionnalités adaptées

Réduisez les erreurs et optimisez vos plannings grâce à une solution qui permet une organisation fluide des équipes réparties sur des parcours souvent complexes et multi-zones.

Interconnexion complète

Profitez d’une interconnexion entre l’ensemble des solutions Weezevent pour intégrer l’inscription des coureurs, le suivi des bénévoles et le contrôle des accès pour un événement parfaitement orchestré.

Support dédié

Profitez d’une assistance réactive pour répondre à vos questions et garantir une utilisation optimale de la solution, avant, pendant et après votre événement sportif.

Des fonctionnalités pour tous les types de courses.

Inscription sans création de compte
Administration des équipes
Formulaire aux couleurs de votre événement
Inscriptions depuis la communauté
Création automatique de plannings
Badges personnalisés
Accréditation des dotations, repas, hébergements
Paramétrage par zone d’accès
Contremarques avec QR code

Voir toutes les fonctionnalités

Maîtrisez l’organisation de vos trails et courses à pied.

WeezCrew vous aide à gérer vos bénévoles, votre staff et vos accréditations sur l’ensemble du parcours. Optimisez la coordination des points de ravitaillement, des intersections et des postes de contrôle pour garantir une expérience fluide et sécurisée pour tous les participants.

Suivez vos performances en direct
Réduisez les erreurs organisationnelles
Améliorez la coordination de vos équipes

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FAQ

Comment WeezCrew simplifie-t-il la gestion des bénévoles pour un trail ou une course à pied ?

WeezCrew centralise tout sur une plateforme unique. Les organisateurs peuvent planifier le déroulement de l’événement, recruter des bénévoles et attribuer les rôles en fonction des compétences et préférences de chacun. Le dispositif inclut également des outils pour gérer les consignes, les intersections, la distribution des dossards et le suivi des bénévoles sur le terrain.

Quels rôles les bénévoles peuvent-ils occuper lors d’un trail ou d’une course à pied ?

Les bénévoles jouent des rôles variés, comme gérer les points de ravitaillement, assurer la signalisation sur les routes et chemins, distribuer les dossards, encadrer les intersections stratégiques ou encore assister aux postes de secours. Leur travail est essentiel au bon déroulement de l’événement et au bien-être des participants.

Comment WeezCrew aide-t-il à communiquer efficacement avec les bénévoles ?

Grâce à des outils intégrés comme les e-mails et SMS ciblés, WeezCrew permet aux organisateurs de partager des informations clés, telles que les consignes, les horaires ou les coordonnées des responsables de zone. Ce maintien d’une communication claire assure une relation fluide avec tous les membres de la communauté bénévole.

Comment WeezCrew prend-il en compte les besoins spécifiques des trails en pleine nature ?

WeezCrew s’adapte aux spécificités des événements sportifs en milieu naturel, comme les parcours en forêt ou sur route. Les bénévoles peuvent être affectés à des missions exigeant une coordination précise, et l’outil aide à surmonter les obstacles logistiques grâce à une gestion intuitive des infrastructures et des moyens disponibles.

Quelles données sont collectées et comment sont-elles utilisées ?

Les données des bénévoles, comme les coordonnées, niveaux de compétences ou certificats éventuels, sont collectées dans un cadre sécurisé pour optimiser leur affectation. WeezCrew garantit que les données des participants ne sont jamais utilisées à d’autres fins. Les organisateurs conservent une propriété complète sur ces données et ont un contrôle total sur leur utilisation, dans le respect des règles de protection des informations personnelles.