Highlight Festival

Al zeven edities lang verwelkomt Highlight Festival duizenden bezoekers in Ieper voor een evenement waar beleving centraal staat. Met ongeveer 12.500 bezoekers, meer dan 300 medewerkers en een uitgebreide organisatie achter de schermen, is een vlotte operationele werking essentieel.

Om accreditatie, toegangscontrole en cashless betalingen efficiënt te beheren, werkt Highlight Festival met de oplossingen van Weezevent. We spraken met Lennert Vintevogel, medeorganisator van Highlight Festival, over de uitdagingen van het evenement, het belang van gebruiksgemak en de impact van één centraal platform op de dagelijkse werking van het festival.

 

Op zoek naar één platform voor meerdere uitdagingen

Toen de organisatie haar operationele processen onder de loep nam, bleek al snel dat verschillende onderdelen van het evenement beter op elkaar moesten aansluiten.

Waar waren jullie naar op zoek?

“We waren eigenlijk al enkele jaren op zoek naar een all-in-one platform dat echt alles deed. Dus accreditatie, cashless betalingen en toegangscontrole.” – Lennert

Die behoefte aan centralisatie speelde een belangrijke rol in de keuze voor Weezevent. Voor een evenement met duizenden bezoekers, honderden medewerkers en verschillende toegangszones is het belangrijk om alle informatie vanuit één omgeving te kunnen beheren.

Service als doorslaggevende factor

Naast de functionaliteiten van het platform was ook de ondersteuning een belangrijk criterium.

Waarom hebben jullie voor Weezevent gekozen?

“Omdat de service super goed is. Dat vinden we altijd belangrijk. Er kunnen fouten gemaakt worden of er kunnen altijd technische problemen zijn, maar de manier waarop die worden opgelost, is altijd heel goed. Daar zijn we echt wel tevreden over.”

Voor de organisatie gaat een succesvolle samenwerking niet alleen over technologie, maar ook over de zekerheid dat er ondersteuning beschikbaar is wanneer dat nodig is.

Meer controle over accreditaties en toegangsrechten

Achter de schermen brengt een festival van deze omvang heel wat logistieke uitdagingen met zich mee. Alleen al het beheer van medewerkers, crewleden, leveranciers en andere betrokkenen vraagt een gestructureerde aanpak.

Hoe helpt het platform bij het beheer van accreditaties?

“We hebben meer dan 1.500 chips. Dat zijn meer dan 1.500 kaarten die vlot en efficiënt moeten uitgestuurd worden. Dat lukt ook fantastisch door middel van een bulk uit te sturen.”

Naast het versturen van accreditaties biedt het systeem ook meer inzicht in toegangsrechten.

“Voor ons brengt dat heel wat inzicht mee. In die zin: wie waar binnen kan en mag. Je kan daar heel breed mee gaan. Dat is allemaal goed geprogrammeerd. Iedereen weet waar hij binnen mag, weet wat die zones betekenen en weet dat ze moeten scannen wanneer ze op het festivalterrein gaan en in de backstage gaan.”

Daardoor beschikt de organisatie over een duidelijke structuur voor toegangsbeheer, zowel voor medewerkers als voor andere betrokkenen op het terrein.

Een volledig cashless festivalervaring

Voor de bezoekerservaring koos Highlight Festival opnieuw voor een volledig cashless aanpak. Meer dan 300 toestellen worden ingezet om betalingen en scans via NFC-technologie mogelijk te maken. Volgens Lennert zit de meerwaarde vooral in het gebruiksgemak.

Waarom hebben jullie opnieuw gekozen voor cashless betalingen?

“Bij het binnenkomen worden tickets meteen op het bandje gezet. Daarna kunnen bezoekers meteen naar de bar gaan, gemakkelijk betalen en hoeven ze niet na te denken over bonnetjes. Gewoon je bandje scannen en je krijgt je pintje. Efficiënt en vlot.”

“Ook voor de medewerkers en de crew die hier binnenkomt is er niet te veel gedoe met eetbonnen enzovoort. Het staat allemaal al op hun bandje.”

Gebruiksgemak als rode draad

Wanneer Lennert de samenwerking met Weezevent samenvat, komt één thema telkens terug: eenvoud.

Of het nu gaat om het beheren van duizenden accreditaties, het controleren van toegangsrechten of het verwerken van betalingen op het terrein, de organisatie wil processen zo eenvoudig mogelijk houden voor bezoekers, medewerkers en organisatoren.

“Gewoon gebruiksgemak en efficiëntie.”

Dat is precies wat Highlight Festival zocht in een evenementenplatform, en wat het team vandaag de vrijheid geeft om zich volledig te focussen op wat echt telt: een onvergetelijke bezoekerservaring.

---

Highlight Festival bewijst dat een cashless aanpak niet alleen is weggelegd voor de grote festivals. Ontdek hier in onze blog hoe ook kleinschalige en middelgrote festivals profiteren van een efficiënter betaalproces en een betere bezoekerservaring.