Persconferenties zijn een uitstekende manier om de aandacht van de media te trekken of een belangrijke aankondiging te doen. Ze worden meestal goed gevolgd door journalisten, maar kunnen ook worden uitgezonden op sociale media of online. Omdat het een specifiek format is, kan het organiseren van een persconferentie vrij complex zijn. Het imago van je organisatie staat op het spel, dus het is belangrijk dat alles goed verloopt.
Hier zijn onze beste tips en adviezen om een succesvolle persconferentie te organiseren.
Samenvatting
1. Verstuur een persbericht
Begin met het opstellen van een lijst van media die je wil uitnodigen.
Kies per redactie enkele journalisten of communicatiemedewerkers en nodig hen uit via een persbericht per e-mail of telefonisch. De juiste aanpak is om minimaal één of twee personen te contacteren per krant, tijdschrift of tv-zender.
Een persbericht is het meest geschikte communicatiemiddel om je persconferentie aan te kondigen. Vermeld kort het doel van de persconferentie en belangrijke details zoals de datum, het tijdstip en de locatie. Verstuur het persbericht idealiter twee à drie dagen op voorhand.
2. Kies het juiste moment en de juiste locatie
Bij het plannen van je persconferentie moet je eerst nadenken over een geschikt moment en een locatie die past binnen de nieuwsagenda én in de agenda van de meeste journalisten. De beste tijdstippen voor een persconferentie zijn doorgaans tussen 10 en 15 uur, of ‘s avonds rond 19 uur. De beste dagen zijn dinsdag, woensdag of donderdag.
Een andere belangrijke factor is de locatie. De media verplaatsen zich zelden meer dan een paar minuten voor een onderwerp, tenzij het om een erg belangrijk nieuwsfeit gaat. Zorg er daarom voor dat je locatie goed gelegen is, en dat er eventueel een symbolisch of inhoudelijk verband is met je aankondiging.
Als je een evenement in openlucht organiseert, is het essentieel om een alternatief plan te voorzien voor slechte weersomstandigheden. Journalisten zullen niet naar een buitenactiviteit komen als er regen voorspeld wordt.
3. Organiseer je persconferentie goed
Journalisten waarderen goed gestructureerde persconferenties. Het is jouw verantwoordelijkheid om voldoende ruimte te voorzien voor zowel schrijvende pers als audiovisuele media. Laat professionals zorgen voor de camera-opstellingen, belichting en andere technische aspecten.
Bepaal ook duidelijk je doelen. Wil je:
- Een aankondiging doen over je organisatie, een nieuw product of een wijziging in je structuur?
- Ingaan op een lopend conflict of prangende vragen vanuit de buitenwereld?
- Reageren op negatieve media-aandacht of kritiek?
Stel een samenvatting op van de belangrijkste punten die je wil behandelen. Zorg er ook voor dat deze kernpunten opgenomen zijn in het persdossier dat je ter plaatse uitdeelt.
4. Let op het visuele aspect
Het is belangrijk om een aantrekkelijke en visueel overtuigende setting te creëren voor je persconferentie. Opnieuw geldt: als je media-aandacht wilt, moet er ook iets zijn dat de moeite waard is om te filmen of te fotograferen. Dat versterkt bovendien de professionele uitstraling van je boodschap. Denk aan een spreekgestoelte, banners, visuals of producten in de kijker.
5. Zorg voor een draaiboek
Bereid een gedetailleerde agenda voor, inclusief een volledig tijdschema van het evenement vóór de persconferentie, en volg die op de dag zelf nauwgezet. Als je persconferentie te laat begint, chaotisch verloopt of afwijkt van de lijn, zal dat een negatieve indruk achterlaten bij journalisten.
Op de dag van de persconferentie is het belangrijk dat je enkele uren op voorhand aanwezig bent om alles in orde te brengen. Zorg ervoor dat aanwezigen zich kunnen registreren en aangeven voor welk medium of welk bedrijf ze komen. Dit kan via een online inschrijving met toegangscontrole of met een papieren lijst – al duurt dat laatste meestal langer. Zorg ook voor voldoende zitplaatsen, gericht naar de plek waar je de media zal toespreken.
Vergeet niet dat journalisten aan het einde van de persconferentie meestal veel vragen stellen. Bereid je goed voor en wees niet bang om eerlijk te zeggen dat je iets nog moet verifiëren als je het antwoord op dat moment niet weet.
6. Deel persmappen uit
Vergeet na de persconferentie niet om de aanwezigen te bedanken. Journalisten verwachten een persmap met basisinformatie over je organisatie. Zorg dat je voldoende exemplaren beschikbaar hebt, zelfs als je ze vooraf al via e-mail hebt verzonden.
Gebruik de aanwezigenlijst om contact te leggen met de media na afloop. Bedank hen persoonlijk, stel je open op voor vragen, of stel voor om een digitale versie van het persdossier na te sturen. Dit is het ideale moment om duurzame relaties op te bouwen, dus wees positief en benaderbaar.
Wil je zelf een persconferentie organiseren? Weezevent ondersteunt je met gebruiksvriendelijke en efficiënte online oplossingen: inschrijvingen en ticketing, toegangscontrole en een krachtig CRM-systeem om je doelgroep te activeren en je impact te vergroten.
