Organiseer je een evenement? Wij hebben een lijst samengesteld van de verschillende evenementenverzekeringen die je moet overwegen om jezelf te beschermen tegen mogelijke incidenten.
Als organisator van evenementen moet je rekening houden met veel verschillende aspecten en je zult waarschijnlijk met verschillende taken tegelijk bezig zijn. Of het nu gaat om het bepalen van de datum en locatie van je evenement of de manier waarop je het gaat promoten, er is veel te plannen tijdens de voorbereiding van een evenement.
Samenvatting
Een evenement verzekeren is een van de belangrijkste aspecten die je niet mag negeren! Het is flexibel en biedt dekking voor veel risico’s die zich kunnen voordoen vóór, tijdens of na het evenement, ongeacht het type evenement dat je organiseert. Een goede doorlopende evenementenverzekering helpt je niet alleen om je te beschermen tegen incidenten, maar het zorgt er ook voor dat je je geen zorgen hoeft te maken over de financiële gevolgen van onverwachte situaties als je wilt verzekeren.
Als je geen adequate evenementenverzekering hebt, kun je in de problemen komen wanneer onvoorziene gebeurtenissen plaatsvinden. Dit kan niet alleen je evenement zelf in gevaar brengen, maar ook je financiële situatie. Door van tevoren een goed doordachte evenementenverzekering af te sluiten, zorg je ervoor dat je beschermd bent tegen onverwachte risico’s.
1. Aansprakelijkheidsverzekering voor organisatoren
De evenementenverzekering voor aansprakelijkheid is de belangrijkste vorm van verzekering die je nodig hebt. Deze verzekering biedt bescherming tegen:
- Ongevallen, ziekte of overlijden van een lid van het publiek
- Schade of verlies van eigendommen van derden
Bij een ongeval kan er zelfs sprake zijn van blijvende invaliditeit. De aansprakelijkheidsverzekering is essentieel, vooral als je vrijwilligers of personeel in dienst hebt voor je evenement die je wilt verzekeren. Of het nu gaat om struikelen over kabels of het breken van ramen, ongelukken kunnen altijd gebeuren. De verzekering vergoedt dan de kosten die ontstaan door het incident, inclusief medische kosten en eventuele schadeclaims van de betrokkenen.
Als er een incident plaatsvindt en je wordt als verantwoordelijk beschouwd, kan er een rechtszaak tegen jouw organisatie worden aangespannen. Zonder een evenementenverzekering zou je mogelijk een groot bedrag moeten betalen aan de eiser, plus de juridische kosten, wat ernstige financiële gevolgen kan hebben.
Of je nu één of meerdere medewerkers hebt (vrijwilliger, deeltijd of fulltime), betaald of onbetaald, de aansprakelijkheidsverzekering geldt voor iedereen. Met de evenementenverzekering voor evenementen ben je gedekt voor je wettelijke verantwoordelijkheid om schade en kosten te betalen die verband houden met de eisen van de eiser die gewond is geraakt.
2. Materiële schadeverzekering
Het is ook belangrijk om het materiaal en de goederen van je evenement te verzekeren, vooral wanneer deze waardevol zijn. Er kunnen verschillende soorten evenement schade optreden, zoals schade aan technische apparatuur, decoraties of andere eigendommen die essentieel zijn voor de uitvoering van je evenement.
Er zijn specifieke evenementenverzekeringen voor het materiaal waarvoor je verantwoordelijk bent tijdens het evenement, zowel op de locatie zelf als tijdens het transport. Je kunt je dus beschermen tegen:
- Gestolen materialen
- Verlies van apparatuur door brand
- Apparatuur die per ongeluk beschadigd wordt
Let wel, controleer altijd de documenten van de evenementenverzekering om precies te begrijpen wat wel en niet gedekt wordt. Het is essentieel om te weten wat er onder de evenementenverzekering valt, zodat je niet voor onverwachte kosten komt te staan. Door het afsluiten van een goede evenementenverzekering weet je zeker dat zelfs schade aan materiaal of apparatuur gedekt is, wat je helpt om je evenement zonder zorgen te organiseren.
3. Annulering of uitstelverzekering
Er kunnen verschillende factoren zijn die ervoor zorgen dat je evenement geannuleerd of uitgesteld moet worden, zoals extreme weersomstandigheden, toegangspunten die gesloten zijn of de annulering van artiesten wegens ziekte of blessures. Soms kunnen er evenement onverwachts situaties optreden die moeilijk te voorspellen zijn, zoals technische storingen of zelfs een pandemie.
Een annuleringverzekering kan hierbij van pas komen. Deze verzekering kan je dekken voor de volgende kosten:
- Niet-restitueerbare kosten en uitgaven
- Extra kosten om verliezen te beperken die voortvloeien uit het verplaatsen of herorganiseren van een evenement of uit de dreiging van annulering
- Verlies van inkomsten of winst
- Rubriek onkosten: onvoorziene uitgaven die niet in het oorspronkelijke budget zijn opgenomen, maar die wel noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het evenement.
Dit kan je helpen om de kosten van een onverwachte annulering te beperken, zodat je niet in de problemen komt. Het afsluiten van een evenementenverzekering voor annulering kan ervoor zorgen dat je je geen zorgen hoeft te maken over verlies van inkomsten door bijvoorbeeld slecht weer, wat essentieel is voor het succes van je evenement.
4. Wat kost een doorlopende evenementenverzekering?
De kosten van een doorlopende evenementenverzekering hangen af van verschillende factoren, waaronder:
- Het aantal verwachte bezoekers. Hoe meer mensen aanwezig zijn, hoe groter de kans op incidenten.
- Activiteiten met een hoger risico kunnen de kosten verhogen, omdat de kans op ongelukken groter is.
- Het verzekeringsniveau dat je kiest. Wil je aanvullende garanties (zoals annulering), dan zullen de kosten hoger zijn.
- De duur van het evenement. Een evenement dat meerdere dagen duurt, is duurder te verzekeren dan een eenmalig evenement.
Zoals je kunt zien, is het moeilijk om de prijs van een evenementenverzekering in te schatten, omdat de mogelijkheden en de soorten evenementen die er zijn erg divers zijn. We raden je aan om zoveel mogelijk offertes op te vragen zodat je ze kunt vergelijken. Het is altijd beter om een doorlopende evenementenverzekering af te sluiten die precies past bij de risico’s van je evenement, zodat je goed verzekerd bent voor onverwachte situaties.
Hoewel je je best doet om je evenement goed voor te bereiden, kun je nooit volledig voorspellen hoe het zal verlopen en welke onvoorziene omstandigheden zich kunnen voordoen. Het is belangrijk om de risico’s en gevaren te identificeren, zodat je je kunt voorbereiden op het ergste.
Een solide evenementenverzekering kan de financiële gevolgen van onvoorziene omstandigheden sterk beperken en ervoor zorgen dat je evenement succesvol verloopt, zonder dat je je zorgen hoeft te maken over mogelijke verliezen.
5. Extra tips voor doorlopende evenementenverzekering afsluiten
Bij het kiezen van een evenementenverzekering is het belangrijk om ook te denken aan aanvullende dekkingen die specifiek gericht zijn op de aard van jouw evenement. Denk bijvoorbeeld aan een extra dekking voor onvoorziene omstandigheden, zoals een extra verzekering voor evenementen met veel publiek of buitenlocaties. Het is ook verstandig om een evenementenverzekering te kiezen die de mogelijkheid biedt om deze aan te passen naar de specifieke risico’s die jouw evenement met zich meebrengt.
Je kunt bijvoorbeeld ook kijken naar een verzekering die dekking biedt voor financiële gevolgen die voortkomen uit technische problemen, zoals storingen in apparatuur voor geluids- of lichtinstallaties. Dit helpt je te voorkomen dat een technische storing je evenement in gevaar brengt, en zorgt ervoor dat je niet voor onverwachte kosten komt te staan. Een aanvullende verzekering voor technische schade is dan ook aan te raden als je grote evenementen organiseert waarbij technologie een belangrijke rol speelt.
Weezevent biedt complete oplossingen voor ticketverkoop, cashless betalingen en toegangscontrole, evenals CRM- en marketingtools die de organisatie van je evenement vereenvoudigen en je winst kunnen maximaliseren.
