Hardlopen, met name trailrunning, is sinds de jaren 1990 in opkomst. Het aantal beoefenaars blijft groeien, met wereldwijd meer dan 900 000 mensen die eraan deelnemen, en een jaarlijkse stijging van gemiddeld 5 tot 10%.
Deze grote groei is te verklaren door de komst van sociale netwerken, communicatie en de popularisering van merken, atleten en evenementen die expertise in deze sector hebben. Het is dus een markt die volop in ontwikkeling is, en het kan interessant zijn om zelf een trail te organiseren om mensen rond een gemeenschappelijke passie te verenigen.
We helpen je bij deze stap met zeven belangrijke punten:
Samenvatting
1. De eerste stappen in het organiseren van een trail
Het organiseren van een sportevenement zoals een trail is allesbehalve eenvoudig. Je moet goed georganiseerd zijn en een gedetailleerd plan opstellen. Hier zijn de eerste noodzakelijke stappen:
Bepaal het type trail dat je wilt organiseren (natuurloop, ontdekkings trail, trail of ultratrail). Deze parcours verschillen in afstand, het percentage verhard terrein en het hoogteverschil.
Kies een datum, tijd en locatie. Kies bij voorkeur een periode waarin het weer meestal goed is. Stel een tijdstip vast dat geschikt is voor zoveel mogelijk deelnemers, maar ook voor het optimaliseren van de omstandigheden voor de lopers. Kies daarnaast een locatie die bekend is bij het grote publiek en geschikt is voor het evenement.
Bepaal het aantal deelnemers. Het aantal atleten is afhankelijk van de mogelijkheden voor de organisatie om de veiligheid te waarborgen. Het is belangrijk om een schatting te maken van het aantal atleten dat je veilig kunt beheren. Ter indicatie: voor de Grand Raid des Pyrénées in 2022 waren er 600 vrijwilligers voor 6.000 lopers.
Kies een goede doelstelling voor je evenement. Is er een specifiek doel of steun je een bepaalde zaak, of is het evenement puur sportief of lucratief?
Voorzie deelnemers van startnummers en parkeerbadge (indien van toepassing). Zorg ervoor dat de kleedkamers voldoende groot zijn om alle deelnemers te ontvangen (en voor alle geslachten). Denk ook aan de animatie. Zoek naar sponsors, want het organiseren van een trail kan duur zijn.
2. Wat zijn de regels en richtlijnen?
a) Vereiste vergunningen voor organisatoren
Als organisator van een trail moet je voldoen aan strikte voorwaarden, opgesteld door de gids van de Atletiekfederatie.
Allereerst moet je de nodige vergunningen verkrijgen, zoals die van de gemeente die het evenement ontvangt. In sommige gevallen moet je ook een dossier indienen bij de prefectuur, het Nationaal Bosagentschap of Natura 2000.
De vergunning wordt afgegeven door de prefect wanneer de wedstrijd door meerdere regio’s gaat. Het is de prefect van het vertrekgebied die bepaalt waar de race begint, na overleg met de prefecten van de doorkruiste regio’s.
Je zult ook verplicht zijn om een verzekering af te sluiten, die verplicht is en moet worden ingediend bij de aanvraag bij de prefect. De verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en organisator (RCO) is verplicht en dekt schade aan eigendommen en personen (de lopers, maar ook de vrijwilligers). Dit brengt kosten met zich mee, afhankelijk van de aard van het evenement, het te verzekeren materiaal en het aantal verwachte deelnemers.
b) Deelnamevoorwaarden
Er zijn verschillende voorwaarden voor deelname die je moet overwegen bij het organiseren van je trail.
Het is essentieel dat alle deelnemers een inschrijfformulier invullen. Als je trail onder de licentie van de Atletiekfederatie valt, moeten je deelnemers een medisch certificaat overleggen waarin staat dat er geen bezwaar is tegen deelname aan wedstrijdsporten. Met een inschrijftool zoals Weezevent kan dit medisch certificaat direct bij het formulier worden toegevoegd op het moment van inschrijving.
Als je trail is getimed, is het een wedstrijd en moet je je houden aan de regels van de Atletiekfederatie. Sommige licenties hebben specifieke voorwaarden, zoals de UFOLEP (certificaat is alleen vereist als het atletiek betreft) of de UNSS (alleen als de instelling dit registreert).
c) Afstanden afhankelijk van de leeftijd van de deelnemers
De afstanden die de atleten afleggen, verschillen afhankelijk van hun leeftijd. Bijvoorbeeld, voor een race van 30 kilometer kunnen alleen deelnemers van de Master-categorie (geboren op 31 december 2003 of eerder) meedoen. Voor een trail van 20 kilometer mogen alleen deelnemers uit de Junior-categorie (geboren tussen 1 januari 2004 en 31 december 2015) deelnemen. Deze afstand is de maximale afstand en moet worden aangepast als het hoogteverschil van het parcours groot is (voor de categorieën van Poussin tot Junior).
Daarnaast moet voor deelnemers die minderjarig zijn, een toestemmingsformulier van de ouders worden ingediend.
3. Hoe zorg je voor de veiligheid van de deelnemers en voor naleving van de regelgeving bij de organisatie?
a) Veiligheid
De veiligheid van je evenement is essentieel om de best mogelijke ervaring te waarborgen, zowel voor de atleten als voor het publiek.
Bepaalde belangrijke punten mogen niet over het hoofd worden gezien, zoals de aanwezigheid van zorgpersoneel rondom het parcours, dat op elk moment kan ingrijpen, of signaleerders op gevaarlijke punten (drukke wegen, kruispunten, enz.). De veiligheid van de deelnemers moet de belangrijkste reden zijn voor het inzetten van signaleerders.
De Minister van Jeugd, Sport en Maatschappelijk Leven heeft belangrijke richtlijnen opgesteld die als volgt zijn:
- Minder dan 250 deelnemers: een team van EHBO’ers en een radioverbinding met een noodhulpdienst.
- Van 250 tot 500 deelnemers: een of meerdere teams van EHBO’ers, een verplicht contact op elk moment met een arts of noodhulpdienst, en de aanwezigheid van een ambulance.
- Meer dan 500 deelnemers: aanwezigheid van minstens één arts, een aantal ambulances en EHBO’ers dat is afgestemd op het aantal deelnemers.
Bij lange races (meer dan een marathon) en races in de natuur is er verplicht een radioverbinding die is aangepast aan het terrein en de afstand, en is de aanwezigheid van ten minste één arts verplicht.
Er moet een noodhulpplan worden opgesteld. Dit plan moet eenvoudig, betrouwbaar en voor iedereen toegankelijk zijn. Het is sterk aanbevolen om deze belangrijke taak uit te besteden aan een gespecialiseerde dienst. Daarnaast is het van groot belang om voorafgaand aan de race proefruns te doen op het parcours om eventuele risicogebieden te identificeren.
Wat betreft de uitrusting, moet er een ruimte zijn, zoals een lokaal of tent, voorzien van een voertuig voor medische interventies, basis medische uitrusting, en effectieve communicatiesystemen. Deze systemen zorgen voor constant contact met de signaleerders, die telefoons of andere apparaten gebruiken die geschikt zijn voor het terrein. Het is verplicht om noodnummers duidelijk zichtbaar te maken, ten minste bij het centrale commandopunt en/of op het startnummer van de deelnemers.
b) Regelgeving
Er moeten twee verschillende soorten regelgeving worden nageleefd: die voor de bevoorradingsposten en die voor het milieu.
Voor de bevoorradingsposten moet je snacks en warme en koude dranken aanbieden. Volgens de richtlijnen van de Atletiekfederatie moeten deze postplaatsen worden aangeduid met borden 50 meter voor de eerste tafel en 50 meter na de laatste tafel. Ze mogen niet worden geplaatst in bochten of gevaarlijke gebieden. De informatie wordt aan de deelnemers verstrekt via het informatiepakket voor de race, affiches en de briefing voorafgaand aan de race. De verantwoordelijken van elke post moeten ook in staat zijn om contact te maken met het medische personeel indien nodig.
Het milieu moet ook gerespecteerd worden. Elke bevoorradingspost moet voorzien zijn van vuilniszakken en het personeel moet verplicht alle afval in de omgeving opruimen.
Het markeren van het parcours moet voldoen aan de normen voor het beschermen van het erfgoed en het milieu. Het is essentieel om schade te voorkomen: de markeringen moeten aan het einde van het evenement worden opgehaald, tenzij je kiest voor biologisch afbreekbare markeringen die geen vervuiling veroorzaken.
4. Welke strategieën kun je toepassen om het evenement te promoten?
a) Gespecialiseerde media in de trailsector
Het is essentieel om contact te zoeken met media die gespecialiseerd zijn in dit soort evenementen om bekendheid te krijgen binnen de trailgemeenschap. Je kunt bijvoorbeeld contact opnemen met de blog Trail The World, je evenement plaatsen op Adéorun, of je aansluiten bij privé Facebook-groepen voor organisatoren van vergelijkbare evenementen.
b) Gebruik van sociale media en e-mail naar eerdere deelnemers
Het promoten van je evenement via sociale media is tegenwoordig cruciaal om zoveel mogelijk mensen naar het evenement te trekken. Zorg ervoor dat je aanwezig bent op alle belangrijke platforms: Instagram, Facebook, Tiktok, Twitter en zelfs LinkedIn.
Voor Facebook kun je een aparte pagina voor je race creëren (niet de pagina van je vereniging). Voeg een aantrekkelijke coverfoto toe waarin de belangrijkste informatie staat: de datum van je race, de locatie en de naam van het evenement.
Wat betreft Instagram en Tiktok, maak korte video’s om het publiek en de atleten de nodige informatie voor de grote dag te geven, en om de activiteiten ter plaatse te promoten. Tijdens de race kun je live-uitzendingen doen op belangrijke momenten zoals de aankomst, de start of andere indrukwekkende plekken op het parcours. Gebruik hashtags zodat gebruikers gemakkelijk je video kunnen vinden en het hele evenement kunnen volgen (je kunt dezelfde hashtags ook op Twitter gebruiken). Het is belangrijk om de algoritmes van deze sociale netwerken in de gaten te houden om er het meeste uit te halen.
Een andere manier om deelnemers aan te trekken is door middel van e-mailcampagnes. Bij elke editie verzamel je de e-mailadressen van de lopers tijdens hun inschrijving. Maak gebruik van deze database en stuur hen enkele maanden van tevoren een bericht om de opening van de inschrijvingen aan te kondigen. Via e-mail kunnen de lopers de datum meteen in hun agenda zetten.
c) Andere beschikbare kanalen
Er zijn andere kanalen die je kunt gebruiken voor de promotie en verkoop van je trail, zoals mond-tot-mondreclame (van atleet tot atleet, van clubs of zelfs van het publiek), of drukwerk (flyers in winkels, posters, advertenties, enz.). Sommige regels zijn vastgesteld door de Atletiekfederatie (bijvoorbeeld de grootte van de posters van 4×3 meter).
5. Hoe beheer je de ticketverkoop op een efficiënte manier?
Het beheren van een inschrijvings- en ticketverkoop ecosysteem kan als een complexe taak worden gezien. Als dat het geval is, ontdek dan al onze tips om je ticketverkoop in minder dan 5 minuten op te zetten.
Door een online ticketverkoopplatform te creëren met een geschikt hulpmiddel, kun je zowel de deelnamekosten van de deelnemers innen als de noodzakelijke informatie voor de trail verzamelen (naam, achternaam, e-mailadres, leeftijd, medisch certificaat afhankelijk van de licentie, geslacht…) via een ingebouwd formulier.
Door op deze manier de e-mailadressen van de deelnemers te verzamelen, kun je eenvoudig belangrijke communicatie over het evenement zelf (zoals tijden, regels, ranglijst, etc.) sturen, evenals informatie over toekomstige evenementen die worden georganiseerd.
6. Wat zijn de tips voor de wedstrijddag?
a) Een gedetailleerd tijdschema opstellen
Zorg ervoor dat het opgestelde en gecommuniceerde tijdschema strikt wordt nageleefd en dat alle teams op de verschillende posities goed zijn getraind. Geef ze een gedetailleerd overzicht van het verloop van het evenement, met bijvoorbeeld de piekuren zodat ze zich hier goed op kunnen voorbereiden. Dit helpt om stress en onverwachte situaties op de wedstrijddag te vermijden.
Bereid daarna een specifiek ontvangst voor voor VIP’s, partners en pers, inclusief:
- Een speciaal gedeelte (zoals een persruimte die plaats biedt aan radio-, televisiejournalisten, fotografen en de gedrukte pers, of een speciaal salon voor VIP’s met een exclusief buffet).
- Gereserveerde plaatsen in de beste rijen.
- Specifieke accreditaties die hen in staat stellen dicht bij de atleten of bij het podium voor de prijsuitreiking te komen.
b) Vrijwilligers en teams
Voor het beheren van vrijwilligers en teams op het terrein, wijs specifieke toegangsrechten toe op basis van hun rol. Zorg ervoor dat sommige posities zijn uitgerust met portofoons om snel te kunnen communiceren als er extra ondersteuning nodig is om het evenement soepel te laten verlopen.
Wees tijdens het evenement beschikbaar om vragen te beantwoorden en continue ondersteuning te bieden aan je team. Zorg ervoor dat ze beschikken over de middelen en apparatuur die ze nodig hebben om hun werk goed te doen.
Tip: Om je beheer van vrijwilligers en teams gemakkelijker te maken, vermijd ingewikkelde Excel-bestanden en gebruik een alles-in-één oplossing zoals WeezCrew. Door rekening te houden met de beschikbaarheid en voorkeuren van elk lid, helpt WeezCrew je snel en zonder fouten om vrijwilligers aan geschikte taken toe te wijzen. Het platform stelt je in staat om gerichte sms- en e-mailberichten naar je teams te sturen, die je kunt segmenteren op basis van posities, berichten kunt plannen en sms-antwoorden in real-time kunt verzamelen. Dit is een geweldige manier om de betrokkenheid en motivatie van je team te behouden!
Veel organisatoren hebben WeezCrew al vertrouwd en benadrukken hoe nuttig dit hulpmiddel is voor het beheren van hun teams. Hier is bijvoorbeeld de terugkoppeling van de organisator van de legendarische Grand Raid des Pyrénées:
“Met WeezCrew hebben we een luisterend oor en persoonlijke begeleiding gevonden. We hebben een echte contactpersoon die onze verwachtingen begrijpt.
Daarnaast is de personalisatie van de interface een groot voordeel. We kunnen het instellen zoals we willen en het aanpassen aan de identiteit van de GRP. Dankzij WeezCrew en het geolocatiesysteem kunnen we onze vrijwilligers nu ook precieze informatie geven. Het evoluerende aspect van de oplossing heeft ons uiteindelijk volledig overtuigd.”
7. Na de trail
Na het evenement, zorg ervoor dat je de locatie in de oorspronkelijke staat achterlaat: laat geen installaties of afval achter.
Je zou kunnen overwegen om een cocktail te organiseren voor je leveranciers, vrijwilligers, teamleden en de atleten die hebben deelgenomen. Dit zou een mooie gelegenheid zijn om iedereen te bedanken die heeft bijgedragen aan het succes van je evenement, terwijl je de banden voor toekomstige samenwerkingen versterkt.
Verzamel daarna alle persvermeldingen en media-aandacht in een persmap.
Als je een database van fans hebt, overweeg dan om een nieuwsbrief een paar maanden voor de volgende editie van de race te versturen om hen over het evenement te informeren. Denk er ook aan om een herinnering te sturen kort voor de race, misschien met een promotiecode om hen aan te moedigen hun inschrijving te doen.
Heb je al een locatie en datum voor je race bepaald? Open de inschrijvingen nu met een geschikt online ticketverkoopplatform.
