Gestion des bénévoles pour festival

WeezCrew est la solution tout-en-un pour gérer vos bénévoles, votre staff, et vos accréditations. Facilitez chaque étape de votre festival : planification, recrutement, affectation, communication et suivi des opérations sur le terrain.

Discutons de vos besoins

Landing FR-CH – Gestion des bénévoles pour festival

Ils Utilisent WeezCrew

Les plus grands festivals font confiance à WeezCrew pour une gestion optimale et efficace de leurs populations.

Gagnez du temps et simplifiez vos processus

La gestion des équipes pour les festivals est un défi complexe. Avec WeezCrew, bénéficiez d’un outil spécialement conçu pour répondre aux besoins spécifiques des organisateurs d’événements musicaux et culturels.

Planification intuitive

Créez et centralisez vos plannings ainsi que les missions bénévoles avec des propriétés détaillées (date de début/fin, fiche de mission, localisation, responsable, conditions d’accès)

Recrutement simplifié

Recrutez efficacement vos bénévoles pour des postes clés comme la gestion des parkings ou la billetterie, et automatisez les inscriptions pour gagner un temps précieux.

Affectation rapide et précise

Assignez facilement des créneaux à vos équipes en fonction de leur disponibilité, de leurs compétences et de leurs préférences pour une organisation optimisée et sans erreur.

Communication efficace

Envoyez des instructions ou mises à jour via e-mails et SMS ciblés pour maintenir une coordination fluide avec toutes vos équipes.

Opérations fluides le jour J

Gérez t-shirts, repas, hébergements et badges facilement, tout en surveillant les missions en temps réel.

Accréditations centralisées

Fixez des quotas d’accréditations, gérez des accréditations en lot et automatisez l’envoi d’e-mails personnalisés par bénévole en fonction de ses missions, tout en synchronisant les accès avec vos systèmes de cashless et de contrôle d’accès.

+1 000 événements
De 10 à 10 000 bénévoles
Service client 24/7

Maîtrisez l’inscription de vos bénévoles

Coordonnez vos bénévoles, votre staff et vos accréditations avec une solution pensée pour répondre aux défis des festivals.

Des formulaires sur-mesure

Créez des formulaires personnalisés pour collecter les informations essentielles de vos bénévoles et accrédités. Intégrez des champs adaptés à vos besoins (disponibilités, préférences de mission, conditions médicales, etc.) et facilitez leur gestion grâce à des formulaires intelligents et multiples selon les groupes ou équipes.

Ajoutez vos équipes en toute simplicité

Intégrez vos bénévoles et membres d’équipe de différentes manières : via des formulaires individuels, des inscriptions collectives, un import en masse ou directement depuis votre base communautaire existante sur WeezCrew.

Délégation et paramétrage avancé

Permettez à vos chefs d’équipe de gérer eux-mêmes les inscriptions via un espace sécurisé. Configurez des accréditations spécifiques par rôle ou zone (accès backstage, radios pour la sécurité, catering, etc.) pour une organisation optimale.

Communication simplifiée et automatisée

Engagez vos bénévoles avec des campagnes e-mail et SMS automatisées. Envoyez des documents dynamiques (badges, tickets, accréditations) personnalisés en fonction des missions et zones d’affectation, et accompagnez-les avec des instructions claires à chaque étape.

Générez des documents professionnels

Créez facilement des badges, tickets ou accréditations grâce à des modèles standards ou entièrement personnalisés pour refléter l’identité visuelle de votre festival.

L’outil incontournable pour toutes les équipes de votre festival.

WeezCrew transforme la gestion de vos bénévoles et participants avec des outils conçus pour garantir le succès de votre événement.

Bénévoles

L’âme de votre festival, les bénévoles bénéficient d’un processus d’inscription rapide, d’un suivi efficace et d’une gestion optimale pour la répartition de leurs missions.

Staff - Prestataires

Les piliers de l’organisation, qu’ils soient internes ou externes, reçoivent des accréditations adaptées à leurs rôles essentiels au bon déroulement du festival.

Médias - Professionnels

Les journalistes, les photographes ou les artistes peuvent facilement soumettre une demande d’accréditation en ligne, payante ou gratuite, validée selon vos critères.

Partenaires

Vos partenaires stratégiques accèdent à des droits exclusifs via des accréditations personnalisées, en accord avec vos engagements contractuels.

Une solution intuitive et modulable

Facilitez la gestion de vos équipes avec un outil conçu pour répondre aux besoins uniques des festivals.

Une interface accessible à tous

Naviguez facilement grâce à une solution intuitive, conçue pour simplifier la gestion administrative de vos bénévoles.

Une personnalisation en marque blanche

Personnalisez chaque élément selon votre identité : formulaires, e-mails, badges, et fiches d’affectation pour une expérience sur-mesure.

Des fonctionnalités pensées pour les festivals

Réduisez les erreurs et optimisez vos plannings grâce à une solution connectée à vos systèmes de cashless et de contrôle d’accès.

Créez et mobilisez votre communauté

Constituez une base de données globale regroupant tous vos bénévoles et réutilisez leurs informations pour vos futures éditions sans nécessiter de réinscription. Envoyez directement des campagnes e-mails ciblées pour mobiliser votre communauté (remerciements, appels à bénévolat, invitations).

Interconnexion Weezevent

Profitez d’une interconnexion entre l’ensemble des solutions Weezevent pour gagner en efficacité, en productivité et offrir une expérience utilisateur fluide.

Un support client dédié

Bénéficiez d’une assistance réactive pour répondre à vos questions et garantir une utilisation optimale de la solution, avant, pendant et après votre festival.

Des fonctionnalités pour tous les festivals.

Création de formulaires
Administration des équipes
Remise automatique des titres
Inscriptions individuelles ou groupées
Création de campagnes
Création des accréditations
Définition des missions
Modération des demandes
Gestion de campagnes

Voir toutes les fonctionnalités

Simplifiez l’organisation de vos festivals.

Gérez vos bénévoles, votre staff et vos accréditations avec WeezCrew, la solution conçue pour optimiser la gestion de vos équipes. Facilitez chaque étape de votre festival, de la planification au suivi des opérations, tout en améliorant la coordination et l’efficacité de vos équipes sur le terrain.

Suivez vos performances en direct
Réduisez les erreurs organisationnelles
Améliorez la coordination de vos équipes

Nos Success Stories

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Questions fréquentes

Comment WeezCrew aide-t-il à organiser un festival ?

WeezCrew est un outil spécialement conçu pour les festivals, simplifiant la planification, le recrutement et la gestion des bénévoles. Il vous permet de coordonner facilement les missions sur différentes zones (scènes, logistique, bars) et d’assurer une expérience fluide pour toutes les personnes impliquées, des volontaires aux partenaires.

Est-ce que WeezCrew convient aux besoins spécifiques des festivals de musique et de sport ?

Oui, que votre festival soit musical, sportif ou culturel, WeezCrew s’adapte à vos besoins. Il centralise la gestion des postes et garantit une coordination optimale des volontaires et des équipes techniques, tout en prenant en charge des aspects clés comme les accréditations, la sécurité, et les relations avec les partenaires.

Peut-on recruter et gérer des bénévoles pour un festival avec des petits budgets ?

Absolument. WeezCrew est idéal pour les organisateurs de festivals, qu’ils soient gérés par de grandes structures ou de petites associations. Grâce à ses outils simples et efficaces, vous pouvez recruter, répartir et suivre vos bénévoles tout en respectant les conditions de votre budget.

Comment WeezCrew améliore-t-il l’expérience des bénévoles dans un festival ?

L’expérience bénévole est au cœur de WeezCrew. Avec un processus d’inscription simplifié, une gestion claire des missions, et une communication efficace via SMS et e-mails, vos volontaires sont guidés à chaque étape. Cela renforce leur engagement et leur satisfaction, créant un véritable esprit d’équipe.

Que faire si j’ai besoin d’assistance pendant le festival ?

Pendant votre festival, l’équipe de WeezCrew est disponible 24/7 pour répondre à vos besoins. Que ce soit pour ajuster des plannings, résoudre des problèmes techniques ou répondre à vos appels, notre support client vous garantit une organisation sereine et réussie.