Dour

Elke juli verandert het Dour Festival de groene velden in Wallonië, België, in een levendig centrum van muziek en cultuur. Gedurende vijf tot zeven dagen trekt het festival dagelijks 50.000 bezoekers. Sinds 2015 is Weezevent trotse partner van deze organisatie en ondersteunt het de groei en evolutie ervan.

Met zo’n groot publiek en een diverse line-up die meerdere genres beslaat, is het managen van de logistiek van het festival geen kleinigheid. Daarom is Weezevent de ideale partner: wij bieden jaar na jaar gecentraliseerde oplossingen voor ticketing, toegangscontrole, cashless betalingen en crewmanagement.

De schaal van het Dour Festival

Het Dour Festival is niet zomaar groot. Met zijn 170 hectare (of 1,7 km²) is het een uitgestrekt terrein met zowel een festivalterrein als een camping. Gezien deze omvang vereist de organisatie een gestroomlijnde en efficiënte operationele opzet. De wens voor gecentraliseerde systemen is geen luxe, maar een noodzaak. De uitgebreide oplossingen van Weezevent maken het mogelijk om alle aspecten van het festival naadloos te coördineren.

Hoe we grote evenementen beheren

Het succesvol beheren van een festival van de grootte van Dour vereist een sterke voorbereiding en uitvoering. Onze implementatiestrategie is op maat gemaakt om ervoor te zorgen dat elke oplossing op het festival optimaal werkt. Met een team van 20-30 leden is Weezevent 24/7 ter plaatse, werkend vanuit strategische locaties: één hoofdkantoor en twee gespecialiseerde kantoren voor toegangs- en cashless-services. Deze opzet zorgt voor snelle reacties op eventuele problemen, zodat verstoringen van de festivalervaring minimaal blijven.

Ticketing: partnerplatform voor sponsors en gasten

We ontwikkelden een partnerplatform voor het Dour Festival, waarmee sponsor- en partneruitnodigingen apart van de algemene ticketverkoop kunnen worden beheerd. Dit systeem stelde het festival in staat om ticketpakketten toe te wijzen aan elke partner, die vervolgens zelf de controle kregen over hun uitnodigingen.

Elk ticket werd gepersonaliseerd met de juiste accreditaties, zodat VIP’s, media en andere belangrijke gasten vlot toegang kregen. Door partners volledige controle over hun uitnodigingen te geven, verminderde Dour de administratieve werklast, terwijl het toegangssysteem soepel bleef verlopen.

Toegangscontrole: efficiëntie bij elke ingang

Toegangscontrole is cruciaal bij Dour, gezien de grote massa bezoekers en de verschillende ingangen. Met 88 vaste scanners bij de hoofdingen en 24 handscanners voor exclusieve ingangen, zijn alle toegangspunten strategisch geplaatst over het festivalterrein

Bezoekers kunnen veilig en snel binnenkomen door hun armbanden op elk apparaat te tikken. Onze scanners zorgen voor een snelle en efficiënte verwerking, zodat de wachttijden kort blijven en iedereen van het festival kan genieten zonder onnodige vertragingen.

Cashless oplossingen: soepel verloop van betalingen

Het beheren van cashless betalingen op zo’n groot festival brengt unieke uitdagingen met zich mee, maar wij hebben alles onder controle. Sinds 2015 werken we samen met Dour Festival om een soepele en efficiënte werking te garanderen. Hun cashless systeem werd met succes geïmplementeerd in 2023.

Ons speciale cashless kantoor is 24/7 operationeel en wordt bemand door een cashless manager die toezicht houdt op alle verkooppunten. Met 540 apparaten voor zowel betalingen als voor top-ups zorgen we ervoor dat elke bezoeker eenvoudig en efficiënt aankopen kan doen, wat hun algehele festivalervaring verbetert.

Voor het personeel vereenvoudigt het cashless systeem de werkzaamheden, vermindert het de noodzaak voor contant geld en zorgt het voor een accurate financiële rapportage, wat hun werk gemakkelijker en efficiënter maakt.

Crewmanagement: ondersteuning van vrijwilligers

Dour Festival is sterk afhankelijk van zijn vrijwilligers, wat effectief crewmanagement essentieel maakt. We bieden uitgebreide accrediteringsdiensten, zodat niet alleen elke vrijwilliger, maar ook leveranciers, pers en andere professionals op de juiste manier geaccrediteerd en uitgerust zijn voor hun rol. Met 22 printers ter plaatse kunnen we snel armbanden voor crewleden en anderen produceren, zodat ze zonder vertraging toegang krijgen tot het juiste gebied. Onze aanwezigheid stelt ons in staat om direct in te spelen op accrediteringsbehoeften, zodat dit proces soepel blijft verlopen.

Continue verbetering en samenwerking

Onze langdurige samenwerking met Dour Festival stelt ons in staat om onze diensten jaar na jaar te verfijnen. Door te leren van eerdere ervaringen verbeteren we voortdurend ons aanbod. In 2024 bereikten we nieuwe hoogtes in servicekwaliteit, en waren we gedurende het festival aanwezig en responsief.

Samenvattend is het Dour Festival een voorbeeld van wat mogelijk is wanneer een toegewijd team samenwerkt met een vooruitstrevende technologiepartner. Met onze gecentraliseerde oplossingen voor ticketing, toegang, cashless betalingen en crewmanagement helpen we een onvergetelijke ervaring te creëren voor alle bezoekers.