Organiser un forum des métiers ou un forum d’entreprise est une occasion précieuse de mettre en relation entreprises, professionnels et candidats (étudiants, chercheurs d’emploi, salariés). Cet événement favorise l’échange, le networking et le partage d’expériences. Pour garantir son succès, il est crucial de bien structurer son organisation et d’anticiper chaque étape.
Voici les principales étapes pour concevoir un forum efficace et impactant.
Sommaire
1. Définissez les objectifs du forum
Avant de commencer l’organisation, il est important de clarifier les objectifs. S’agit-il d’accompagner des élèves en quête d’orientation, de promouvoir un secteur professionnel ou d’aider à l’embauche et au recrutement ? Cette définition influencera directement le format et la stratégie de communication. Les objectifs de votre forum peuvent inclure :
- Faciliter l’insertion professionnelle : Présenter des opportunités d’emplois et aider à mieux comprendre le marché du travail et les différentes filières
- Valoriser l’image des entreprises : Permettre aux employeurs de renforcer leur attractivité auprès des talents et futurs stagiaires
- Favoriser les échanges et le networking : Créer un cadre structuré pour des rencontres entre recruteurs, enseignants et candidats
- Proposer des contenus éducatifs : Offrir des conférences et ateliers sur les carrières, les compétences recherchées et les meilleures stratégies pour se positionner sur le marché de l’emploi
2. Choisissez le format et la date adaptés
Le format du forum doit correspondre aux attentes du public. Un événement en présentiel facilite les interactions directes et immersives, tandis qu’un forum en ligne permet d’élargir l’audience et de simplifier la planification des rencontres entre élèves et recruteurs. Un format hybride peut combiner les deux approches pour maximiser l’effet que vous recherchez.
Quant au choix de la date, il est essentiel d’éviter les périodes de forte activité académique ou de vacances. Assurez-vous également qu’elle ne coïncide pas avec d’autres événements similaires afin d’optimiser la participation et la satisfaction des participants.
3. Sélectionnez un lieu ou une solution digitale
Si le forum se déroule en présentiel, privilégiez un espace central, accessible et suffisamment équipé pour accueillir les participants, stands et conférences. L’agencement doit être pensé pour favoriser les interactions et rendre les déplacements fluides.
Pour un forum en ligne, il est essentiel de choisir une plateforme fluide et interactive, offrant des outils comme le chat en direct, les webinaires et la gestion des rendez-vous professionnels pour créer une connexion efficace entre les acteurs présents. Il faut néanmoins posséder un réseau WiFi de bonne qualité pour éviter les problèmes de connexion qui pourraient nuire à la satisfaction des participants.
4. Mobilisez les entreprises et les intervenants
L’implication des entreprises et experts est un facteur clé du succès de votre forum. Pour attirer les bons partenaires, mettez en avant les bénéfices de leur participation : visibilité accrue, opportunités d’embauche et interactions directes avec les élèves et les jeunes talents. Nous vous proposons quelques stratégies pour engager les acteurs de votre forum.
- Ciblez des acteurs pertinents : Grandes entreprises, start-ups, organismes de formation et établissements scolaires
- Proposez des formats variés : Conférences, démonstrations métiers, sessions de coaching et témoignages d’enseignants
- Anticipez leur participation : Contactez-les en amont et accompagnez-les dans la préparation avec une fiche explicative sur les attentes de l’événement
5. Élaborez un programme attractif
Un bon programme capte l’attention et maintient l’intérêt des participants en proposant un équilibre entre informations pratiques, études de cas et moments d’échange interactifs. Il doit être structuré de manière dynamique pour maintenir l’engagement des participants. Les activités peuvent être nombreuses. Voici quelques exemples:
- Conférences et tables rondes : Décryptage des tendances du marché et des filières porteuses.
- Ateliers interactifs : CV, préparation aux entretiens, conseils en orientation
- Espaces de networking : Facilitation des connexions entre élèves et recruteurs
- Pitchs d’entreprises : Présentation des valeurs et opportunités d’embauche
6. Élaborez un programme attractif
Un bon programme capte l’attention et maintient l’intérêt des participants en proposant un équilibre entre informations pratiques, études de cas et moments d’échange interactifs. Il doit être structuré de manière dynamique pour maintenir l’engagement des participants. Les activités peuvent être nombreuses. Voici quelques exemples:
- Conférences et tables rondes : Décryptage des tendances du marché et des filières porteuses.
- Ateliers interactifs : CV, préparation aux entretiens, conseils en orientation
- Espaces de networking : Facilitation des connexions entre élèves et recruteurs
- Pitchs d’entreprises : Présentation des valeurs et opportunités d’embauche
7. Communiquez efficacement sur l’événement
Une communication bien ciblée est essentielle pour attirer des participants et partenaires. Utilisez une combinaison de supports pour maximiser la visibilité et susciter l’intérêt avant, pendant et après l’événement. Pour cela, voici quelques Outils de communication :
- Site web dédié : Informations pratiques, programme et inscriptions
- Réseaux sociaux : Annonces, interviews d’intervenants, teasers vidéo
- Emailing : Relances et invitations personnalisées
8. Assurez une expérience fluide pour les participants
Le jour J, tout doit être mis en œuvre pour garantir une expérience agréable et fluide aux visiteurs. Un bon encadrement permet d’éviter les points de friction et d’assurer une navigation intuitive dans l’espace. Pour ce faire, on vous donne nos bonnes pratiques à adopter :
- Signalétique claire : Indiquer les différents espaces et conférences
- Accueil chaleureux : Équipe disponible pour orienter et répondre aux questions
- Assistance technique : Aide rapide en cas de souci numérique ou logistique
En suivant ce guide pratique, vous pouvez organiser un tournoi de fléchettes sans ne rien oublier. Que vous soyez un particulier ou une association, la clé du succès réside dans l’anticipation.
Weezevent propose aux organisateurs de forums des métiers une solution complète incluant un contrôle d’accès sécurisé, une billetterie en ligne intuitive pour gérer les inscriptions et des outils CRM avancés pour optimiser l’expérience des participants.
