Vrijwilligers vinden kan relatief complex en tijdrovend zijn in het proces van teambeheer voor een evenement.
Toch is bijna 1 op de 4 Belgen lid van een vereniging en zegt hij daar op actieve en maandelijkse basis aan deel te nemen. Of je nu je vereniging wilt oprichten of laten groeien, het is essentieel om de juiste vrijwilligers te vinden en ervoor te zorgen dat ze in lijn zijn met jouw waarden, goed kunnen samenwerken met andere vrijwilligers, op het juiste moment beschikbaar zijn en een duidelijke rol hebben.
Om je te helpen bij het vinden van de juiste vrijwilligers voor jouw vereniging, zijn hier enkele belangrijke punten om niet te vergeten.
Samenvatting
1. Specificeer de behoeften van jouw vereniging
De doelstellingen en het profiel van de vrijwilliger moeten aansluiten bij die van jouw vereniging. Het is essentieel om de volgende factoren in overweging te nemen bij het definiëren hiervan:
- Bepaal de specifieke activiteiten waarvoor vrijwilligers nodig zijn (bijvoorbeeld het voorbereiden van de zaal, animatie, beheer van de website, hulp bij boekhouding, distributiediensten, enz.).
- Bespreek je behoeften en activiteiten met de verantwoordelijken.
- Bepaal het aantal benodigde vrijwilligers voor elke tak van de vereniging, evenals hun verwachte vrijwilligersuren.
- Informeer bij de verschillende afdelingen van de vereniging om de ontbrekende personeelsbehoeften te definiëren.
2. Schrijf een gedetailleerde vrijwilligersfiche
Een functiebeschrijving helpt bij het identificeren van de behoeften van de vereniging en het nauwkeurig definiëren van de verwachte rol van de vrijwilliger.
Het is belangrijk om de verwachtingen, vereiste kwaliteiten en kennis die inherent zijn aan de rol te benadrukken. Vermeld de volgende elementen in de vrijwilligersfiche:
- De functietitel die de vrijwilliger zal innemen.
- De verschillende taken en verplichtingen die de vrijwilliger moet vervullen.
- De locatie waar het vrijwilligerswerk zal plaatsvinden.
- De vereisten voor de uitvoering van de vrijwilligersactiviteit.
- De frequentie en duur van het vrijwilligerswerk: is het een korte, middellange of lange termijn verbintenis?
- De voordelen van het vrijwilligerswerk (uitnodigingen voor bepaalde evenementen, gezamenlijke maaltijden, enz.).
3. Laat je fiche intern valideren
Voordat je je fiche publiceert, maak gebruik van de ervaring van je huidige vrijwilligers en vraag hen om deze te herlezen, zodat ze hun mening kunnen geven over de vereisten en vaardigheden die ze daadwerkelijk moesten verwerven om bij jouw vereniging te komen. Dit stelt je ook in staat om een extern perspectief te krijgen en ervoor te zorgen dat je geen enkel aspect van de rol mist.
4. Ontmoet de vrijwilliger vóór de aanstelling
Als je het ideale profiel voor jouw vereniging hebt gevonden, vergeet dan niet om de persoon vooraf te ontmoeten en nodig haar uit om op locatie te komen. Een vrijwilligersgesprek is geen sollicitatiegesprek, maar het is desalniettemin onmisbaar om ervoor te zorgen dat de persoon goed aansluit bij de waarden en de sfeer van jouw vereniging. Geef hen de motivatie om zich bij jou aan te sluiten en laat ze andere leden ontmoeten om hun integratie te beginnen.
5. Welke profielen moet je prioriteit geven bij het werven van vrijwilligers?
Bepaalde profielen zijn te prefereren, afhankelijk van de behoeften van de vereniging, de taken van de vrijwilliger en de omgeving waarin deze worden uitgevoerd:
- Studenten of jonge werkenden, die vaak het meest beschikbaar zijn en leergierig zijn.
- Personen die een carrièreswitch maken en zich willen inzetten voor de vereniging.
- Werknemers die hun vrije tijd nuttig willen besteden.
- Gepensioneerden die veel tijd beschikbaar hebben.
- Bedrijven, gezinnen en scholen die allemaal kunnen bijdragen aan vrijwilligerswerk voor specifieke evenementen.
6. Besteed tijd aan de integratie van vrijwilligers
Zorg ervoor dat de vrijwilliger zich welkom voelt en neem de tijd om jouw vereniging in detail aan hen voor te stellen en al hun vragen te beantwoorden. Dit stelt hen ook in staat om hun nieuwe rol onder goede omstandigheden te beginnen, met alle benodigde informatie.
Organiseer een welkomstborrel of een speciale avond met alle leden van de vereniging om de komst van je nieuwe vrijwilliger te vieren en hen te integreren. Een goede sfeer is een van de essentiële criteria voor elk team van vrijwilligers!
7. Gebruik speciale software
Om het beheer van en de zoektocht naar vrijwilligers te vergemakkelijken, kan het gebruik van een vrijwilligersbeheer oplossing, zoals WeezCrew, je helpen tijd te besparen en beter georganiseerd te zijn. CRM-systemen stellen je in staat om eenvoudig alle gegevens van jouw vereniging en evenementen te verbinden.
8. Breng echte waardering voor je vrijwilligers
Bedank de vrijwilligers voor hun tijd en inzet door hen een passende erkenning te geven, met kleine attenties zoals gratis maaltijden, concertkaartjes, cadeaus voor de feestdagen…
Tip: Maak gebruik van de functie voor het toekennen van voordelen in WeezCrew om de gratis toegangen eenvoudig en snel aan je vrijwilligers toe te wijzen.
9. Gebruik sociale media
Sociale media kunnen een uitstekende manier zijn om je boodschap te verspreiden en vrijwilligers te vinden.
Plaats updates over vrijwilligersmogelijkheden en deel inspirerende verhalen over huidige vrijwilligers en hun impact op de vereniging, evenals voorbeelden van de verschillende evenementen en projecten die zijn georganiseerd.
10. Creëer een bewustwordingscampagne
Creëer een bewustwordingscampagne om jouw vereniging en de vrijwilligersmogelijkheden te promoten. Gebruik diverse media, naast sociale media, zoals kranten, de website van jouw stad of dorp, radio’s en aankondigingsborden om je boodschap te verspreiden.
11. Organiseer vrijwilligersactiviteiten
Organiseer vrijwilligersactiviteiten, zoals schoonmaakdagen in parken of dagen voor gemeenschapsdienst, om mensen die in hetzelfde dorp of dezelfde stad wonen de kans te geven om kennis te maken met vrijwilligerswerk en de directe impact van hun werk te zien, alles in een goede sfeer.
12. Bied online vrijwilligersmogelijkheden aan
Vergeet niet dat veel vrijwilligers in staat zijn en graag online vrijwilligerswerk willen doen, door te helpen met vertalingen, onderzoek, gegevensinvoer, sitebeheer, enzovoort. Bied online vrijwilligersmogelijkheden aan om vrijwilligers aan te trekken die niet fysiek kunnen helpen vanwege geografische beperkingen of andere redenen.
Wetten en regels die jouw relatie met vrijwilligers regelen
Als vereniging is het essentieel om het juridische kader dat jouw relatie met vrijwilligers regelt goed te begrijpen. Deze wetten en regelgeving zijn niet alleen bedoeld om jouw vrijwilligers te beschermen, maar ook om een solide basis te leggen voor een ethische en verantwoordelijke burgerbetrokkenheid. Hier is een overzicht van de belangrijkste wetten en regels die je verbinden aan jouw vrijwilligers:
- Wet van 1 juli 1901: Deze wet legt het juridische kader voor verenigingen vast, garandeert het recht om een vereniging op te richten en definieert de werking ervan.
- Arbeidsrecht: Het is cruciaal om duidelijk te onderscheiden tussen vrijwilligers en werknemers. Vrijwilligers hebben niet dezelfde rechten als werknemers, maar ze moeten wel beschermd worden op het gebied van arbeidsveiligheid.
- Burgerlijke aansprakelijkheid: Je moet de burgerlijke aansprakelijkheid van jouw vrijwilligers garanderen in geval van schade aan derden tijdens hun activiteiten. Zorg ervoor dat je een passende verzekering afsluit.
- Recht op informatie: Jouw vrijwilligers hebben recht op informatie over de vereniging, haar doelstellingen en het beheer van haar financiële middelen. Dit bevordert transparantie en versterkt het vertrouwen.
- Bescherming van persoonsgegevens: Het is van groot belang om de regels van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) na te leven. Jouw vrijwilligers moeten geïnformeerd worden over het verzamelen en het gebruik van hun persoonlijke gegevens en toestemming geven.
- Betrokkenheid van vrijwilligers: Om een gezonde relatie te waarborgen, is het belangrijk om duidelijke voorwaarden vast te stellen met betrekking tot de rol en verantwoordelijkheden van jouw vrijwilligers, vaak geformaliseerd door handboeken of overeenkomsten.
- Regels voor minderjarigen: Als je minderjarigen ontvangt, vergeet dan niet om toestemming van de ouders te verkrijgen voor degenen onder de 16 jaar en om beschermende maatregelen te treffen om hun veiligheid te waarborgen.
Om het beheer van vrijwilligers voor jouw evenement soepel te laten verlopen, vertrouw je op WeezCrew, de meest complete oplossing op de markt.
