Een obstakelrun is een soort sportieve hardloopwedstrijd over meerdere kilometers, waarin deelnemers verschillende obstakels moeten overwinnen, vergelijkbaar met een “parcours du combattant.” Deze sport is de laatste jaren steeds populairder geworden en het aantal deelnemers blijft stijgen.
Elk jaar groeit deze sport met meer dan 20% in zowel het aantal verstrekte startnummers als het aantal evenementen. Zo brak de Pith’race in 2022 haar eigen record van deelnemers door van 450 naar 580 deelnemers te gaan.
Zoals bij elk evenement, vereist dit goede organisatie, planning en teamwork. Hier zijn enkele tips voor het organiseren van een obstakelrun.
Samenvatting
1. Eerste stappen bij het organiseren van een obstakelrun
Het organiseren van jouw evenement kan een uitdagende taak lijken. Het opstellen van een goed plan is essentieel voor het succes. Hier zijn de belangrijkste punten die je moet overwegen.
a) Veiligheid
De veiligheid van de hardlopers, vrijwilligers, toeschouwers en fotografen moet de hoogste prioriteit hebben tijdens je evenement.
Wat betreft de veiligheid op het parcours heeft het Ministerie van Sport en de Franse Atletiekfederatie (FFA) duidelijke regels opgesteld.
Het parcours moet worden uitgezet binnen een goed gedefinieerd gebied. De race moet beginnen met een lange rechte weg om de deelnemers bij het eerste obstakel goed te spreiden. Behalve obstakels zonder inherente risico’s (zoals heuvels of greppels), moeten obstakels altijd te omzeilen zijn.
Wat betreft de deelnemers is de competitie verboden voor jongeren onder de 16 jaar. Voor minderjarigen van 16 jaar en ouder is een ouderlijke toestemming en een medisch certificaat vereist.
Elke deelname aan een competitie vereist een verplicht voorleggen van:
- Een Athlé Compétition, Athlé Entreprise, of Athlé running licentie afgegeven door de FFA, of een “Pass’ J’aime Courir” van de FFA, goedgekeurd door een arts, geldig op de dag van het evenement. (Let op: andere licenties van de FFA (Gezondheid, Begeleiding, en Ontdekking) worden niet geaccepteerd).
- Of een geldige sportlicentie, afgegeven door een erkende federatie, met een vermelding dat de persoon geschikt is voor sportwedstrijden in atletiek of hardlopen.
- Of een medisch certificaat van geen bezwaar tegen deelname aan sportwedstrijden of atletiek of hardlopen, daterend van minder dan een jaar voor het evenement, of een kopie hiervan. (Bron: Ministerie van Sport)
Wat betreft de medische vereisten:
- Arts: 1 arts, + 1 arts indien er meer dan 1000 deelnemers zijn.
- Verpleegkundige als er geen arts is, binnen het “verpleegprotocol.”
- Hulpverleners: 2 PSE1 van een erkende organisatie.
- Reddingszwemmer: BNSSA bij elk waterpunt.
- Ambulance: 1, +1 per extra 1000 deelnemers.
- 1 vast post van een verpleegkundige of hulpverlener voor eerste hulp bij de aankomst.
b) Locatie en obstakels
Je moet een geschikte locatie kiezen die de massa kan ontvangen, met een goed doordacht verkeerplan, zowel voor het parcours als voor de registratie-, start- en finishzones, en de toeschouwerszones. Zorg ervoor dat het evenement plaatsvindt op een ruim terrein.
Voor het bepalen van het beste parcours en de obstakels, gebruik het terrein in je voordeel door natuurlijke elementen zoals heuvels of beekjes toe te voegen, waardoor de uitdaging groter wordt, terwijl het parcours leuk en haalbaar blijft.
De obstakels moeten origineel zijn, maar ook veilig. Het bouwen van deze obstakels vereist de expertise van ingenieurs of bekwame timmerlieden. Laat je inspireren door de obstakels van evenementen zoals “The Mud Day”: denk aan modder, muren om overheen te klimmen, balken, kortom, maak er iets leuks van!
2. Logistieke overwegingen voor veiligheid en betrokkenheid
a) Teammanagement
Het beheer en de opleiding van vrijwilligers en personeel is essentieel voor een soepele en veilige ervaring voor alle deelnemers. Het gebruik van een beheersysteem voor je team maakt het mogelijk om, op basis van hun rollen en verantwoordelijkheden, de leden te accrediteren voor verschillende zones, wat zorgt voor een efficiënte en veilige toegang tot je evenement.
Veel organisatoren vertrouwen al op het WeezCrew-platform en spreken over hoe waardevol het is voor het beheer van hun teams. Hier is een voorbeeld van de feedback van de organisator van de legendarische Spartan Race:
“We hebben gekozen om met WeezCrew te werken om dichter bij onze vrijwilligers te staan. De communicatiefuncties zijn echt interessant. We kunnen nu sneller en effectiever communiceren via e-mail, sms en WhatsApp-groepen.
Daarnaast bespaart het plannen van de taken op één platform ons veel tijd. We kunnen de specifieke instructies doorgeven op basis van hun functies of de obstakels die ze moeten controleren.
Deze communicatie is van groot belang vanwege de strikte veiligheidsregels op het parcours. Verantwoordelijken kunnen ook eenvoudig communiceren met hun teams en het recruitmentproces volgen via een gepersonaliseerde toegang. Het is een erg prettige ervaring voor iedereen.”
b) Toegangscontrole
Het gebruik van een toegangssysteem is cruciaal voor het organiseren van je obstakelrun. Dit maakt het makkelijker en veiliger om de toegang te regelen.
Het toegangssysteem WeezAccess is ontworpen om intuïtief en toegankelijk te zijn voor iedereen, zonder voorafgaande training. Elke ticket of badge heeft een unieke QR-code of barcode, waardoor het direct gevalideerd kan worden via een app, browser of professioneel mobiel apparaat.
De realtime-update van het aantal aanwezige personen op je terrein maakt het mogelijk om je toegangscontrole goed te beheren, zodat je altijd het overzicht houdt van je evenement.
3. Vereenvoudigen van inschrijving en beheer
Om het voor jouw atleten en publiek gemakkelijker te maken, is het tegenwoordig noodzakelijk om online ticketverkoop aan te bieden. Zo kun je een formulier maken dat is aangepast aan de verschillende typen deelnemers.
- Voor de hardlopers kun je specifieke informatie vragen zoals naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, contactpersoon voor noodgevallen, medisch certificaat, etc.
- Voor jouw publiek kun je een eenvoudiger formulier aanbieden, bijvoorbeeld alleen met naam en e-mailadres.
Als je evenement veel atleten en toeschouwers verwacht, kun je overwegen een cashless betaalsysteem in te stellen. Of het nu gaat om het kopen van een drankje, maaltijd, souvenir of toegang tot een VIP-zone, alles kan in enkele seconden worden gedaan door simpelweg het bandje of de kaart bij een betaalterminal te presenteren.
Een cashless systeem zoals WeezPay biedt veel voordelen voor evenementen, vooral wat betreft de snelheid en efficiëntie van transacties. Door het gebruik van contant geld te elimineren, biedt het een veilige oplossing, waardoor de risico’s op diefstal en verlies afnemen en de financiële informatie van deelnemers beter beschermd is.
Bovendien biedt het cashless systeem van Weezevent een gemakkelijke manier om de uitgaven bij te houden, wat handig is voor het beheren van de voorraad en het analyseren van consumptietrends. De deelnemers hebben ook meer flexibiliteit, aangezien ze hun account van tevoren of ter plaatse kunnen opladen, rechtstreeks via hun smartphone.
4. Effectieve promotie van je obstakelrun
De communicatie rondom jouw obstakelrun is essentieel. Begin met het ontwikkelen van een sterk merk en zet je in op sociale media om buzz rondom je evenement te creëren.
Wees aanwezig op alle mogelijke kanalen (Instagram, Twitter, Facebook, TikTok, LinkedIn…) om zoveel mogelijk mensen naar je evenement te trekken. Maak gebruik van de verschillende algoritmes van deze netwerken, zoals korte video’s of live streams voor Instagram of TikTok, hashtags, en het taggen van bekende mensen die deelnemen aan je obstakelrun…
Vervolgens kun je gerichte marketing en samenwerkingen gebruiken om een breder publiek te bereiken. Zoek naar sponsors zoals bekende merken in dit vakgebied, bijvoorbeeld CimAlp of Decathlon, die materiaal kunnen leveren, of probeer je evenement te laten vermelden op blogs en websites van organisatoren zoals Obstacle.fr.
Daarna kun je deelnemers aansporen met incentives of kortingen voor degenen die vrienden of familieleden inschrijven, zodat je mond-tot-mondreclame benut om nieuwe deelnemers aan te trekken (van atleet tot atleet of van publiek naar publiek).
Een obstakelrun is ook een uitstekende activiteit voor teambuilding, omdat elke deelnemer moet samenwerken met zijn collega’s om de moeilijkheden van het parcours te overwinnen en zo de teamgeest te versterken. Dit vereist effectieve communicatie, snelle besluitvorming en een goede taakverdeling onder de teamleden. Aarzel niet om je evenement onder bedrijven te promoten om hen aan te moedigen met collega’s deel te nemen.
5. Budget en financiering
a) Budget en financiering
Het organiseren van een obstakelrun vereist een gedetailleerde organisatie, met bijzondere aandacht voor deelname-inschattingen en sponsorovereenkomsten. Maak gebruik van scenario-analyses om het effect van verschillende deelnamecijfers op je budget te begrijpen en voer break-even analyses uit om het aantal deelnemers te bepalen dat nodig is om de kosten te dekken.
b) Noodzaak van aanpassing
Wees voorbereid om je plan aan te passen afhankelijk van veranderingen, zoals het budget, de personeelsbezetting en het weer. Stel je bijvoorbeeld voor dat het regent op de dag van je evenement; zorg dan voor de verkoop of donatie van poncho’s voor de toeschouwers, of voor het beschikbaar stellen van overdekte ruimtes.
Nu beschik je over alle sleutels om de organisatie van je obstakelrun succesvol te maken. De eventmanagementoplossingen van Weezevent helpen je je doelen moeiteloos te bereiken: online ticketverkoop, toegangscontrole, cashless betaalsysteem en een crewmanagement platform worden jouw bondgenoten voor een uniek en succesvol evenement. Heb je advies nodig?
