Sommige ticketverkopen zijn eigenlijk geen verkoop. Als er vijf of tien keer meer vraag is dan er tickets zijn, is je evenement al zo goed als uitverkocht nog voor je ticketshop opengaat. De verkoopstart is dan vooral een snelle verdeling van wat er beschikbaar is. Alle belangrijke keuzes maakte je al weken eerder: hoeveel tickets je vrijgeeft, hoeveel data of sessies je opent, waar je de prijsklassen legt, en hoeveel je apart houdt voor leden, partners en VIP’s. En dat allemaal zonder dat je zeker weet hoeveel mensen echt zullen komen opdagen. Door je tickets te verloten krijg je wél de info die je nodig hebt om meer uit evenementen met veel vraag te halen.
Hoe een verkoop met veel vraag er vandaag uitziet
Bij Weezevent doen we dit al jaren. De enige Franse show van AC/DC na acht jaar afwezigheid was in vijftig minuten uitverkocht. Op het hoogtepunt verkochten we honderd tickets per seconde, met 200.000 mensen tegelijk online, verdeeld over 450 servers. Hellfest, Ye of de lancering van de PlayStation 5: allemaal hetzelfde verhaal.
De virtuele wachtrij maakt dat mogelijk en springt aan zodra de vraag een drempel bereikt die jij zelf instelt. De wachtrij vangt potentiële kopers op in een gecontroleerde wachtruimte en laat ze in groepjes door naar de shop. Zo bescherm je zowel je infrastructuur als de koopervaring. Jij bepaalt wanneer de wachtrij opent, hoeveel mensen tegelijk mogen doorstromen, hoeveel er tegelijk wachten en wat ze te zien krijgen tijdens die wachttijd.
Wat een wachtrij je niet kan vertellen
Een wachtrij laat je de vraag live zien binnenkomen. Je ziet 200.000 mensen verbinden, je ziet hoe snel de shop leegloopt, en binnen een paar minuten weet je dat je het evenement meerdere keren had kunnen uitverkopen. Dat is geweldig nieuws, maar er zit ook een keerzijde aan.
Potentiële kopers die de shop niet hebben gehaald, laten geen enkel spoor na. Je houdt niets over: geen contactgegevens, geen idee hoe vaak ze geprobeerd hebben om binnen te geraken. Je weet ook niet welke datum, welk tijdslot of welke zitplaats ze eigenlijk wilden, en of ze tevreden geweest zouden zijn met een andere datum nadat hun eerste keuze weg was.
Het grote aantal mensen in de wachtrij bewijst dat er vraag was, maar zegt niks over wie ze waren, waar ze vandaan kwamen of waarmee ze alternatief akkoord zouden gegaan zijn. En net dát is info die je had kunnen gebruiken om de keuzes van weken eerder bij te sturen. Om die info wél in handen te krijgen, kan je een verloting opzetten. Die zet je vraag om in aanvragen op naam, nog voor je je ergens op vastlegt.
Hoe een ticketverloting werkt
Bij een ticketverloting melden fans zich aan via een formulier tijdens een registratieperiode. Zodra die periode sluit, halen we dubbele en verdachte inzendingen eruit en trekken we de winnaars.
Hoe je met het geld omgaat, bepaal je zelf. Leg dat wel vast voor de registratie opengaat. Er zijn twee opties:
1. Reserveer het bedrag tijdens de registratie
Je kan het volledige orderbedrag al tijdens de registratie reserveren. Deelnemers kiezen hun tickets precies zoals in een gewoon winkelmandje: categorie, prijsklasse en aantal, en laten een kaartafdruk achter. Er wordt niets afgeschreven tenzij ze geloot worden. Wie een ticket toegewezen krijgt, betaalt automatisch en ontvangt zijn tickets. Wie niet gekozen wordt, krijgt een bericht en betaalt niets.
Dit is de meest heldere manier van werken, want je hebt geen extra stap nodig om winnaars om te zetten in kopers. De fan weet precies wat hij heeft aangevraagd en wat het kost. De enige vraag die openblijft, is of hij erbij is. Nadeel: een kaartafdruk achterlaten is een grotere stap dan je e-mailadres invullen, dus een deel van de mensen met minder uitgesproken interesse haakt af.
2. Betaling later ontvangen
De tweede optie is om het formulier luchtig te houden en de betaling pas later te vragen. Wie geloot wordt, krijgt een code en een beperkte tijd om te kopen. Omdat aanmelden niets kost, schrijven er meestal veel meer mensen in. Daardoor krijg je een beter beeld van hoe groot de interesse écht is en bouw je een langere lijst op. De keerzijde: je verliest onvermijdelijk een deel van de mensen die je uitlootte, dus heb je een reservelijst nodig om die uitval op te vangen.
Wat het je oplevert
De omvang en vorm van de vraag
Registraties vertellen je exact wie wil komen, waar ze wonen, welke data of sessies hen passen en welke prijsklassen ze oké vonden. En dat allemaal nog voor je je ergens op vastlegt. Zo heb je ruimte om nog te beslissen: een tweede datum openen, een extra blok tickets vrijgeven, of de verdeling tussen leden, presale en algemene verkoop herbekijken. Zulke keuzes maak je veel makkelijker vooraf, met de cijfers op tafel, dan achteraf.
Geen piek om op te vangen
Geen stormloop meer waarbij iedereen op hetzelfde moment vooraan in de rij wil staan. In de plaats daarvan loopt de registratie gespreid over een paar dagen. Je trekt de verloting wanneer het jou past en je verwerkt de betalingen volgens je eigen planning. Dit is de minst stressvolle manier om een evenement uit te verkopen: geen piekbelasting, geen wachtruimte en geen fans die blijven refreshen om te zien of hun betaling is doorgekomen.
Filteren
De screening doe je tussen de sluiting van de registratie en de trekking. Dat is het enige moment in het proces waarop je iemand kan weigeren zonder dat iemand er iets bij verliest. We halen dubbele identiteiten, wegwerp-e-mailadressen, bekende doorverkoop-accounts en bot-patronen eruit nog voor de tickets worden toegewezen. Japan heeft doorverkoop boven de nominale waarde in 2019 illegaal gemaakt, en het verlotingssysteem vormt nu de ruggengraat van hoe dat afgedwongen wordt.
Een formulier dat jij opbouwt, ingevuld door iedereen die wilde komen
Het registratieformulier is van jou. Je vraagt gewoon de info uit die jij nodig hebt: welke data of sessies hen passen, voor hoeveel plaatsen, vanwaar ze komen, of ze voor het eerst komen of terugkeren, welke toegankelijkheidsvereisten ze hebben, welk podium of welke wedstrijd ze willen zien. Waar een gewone verkoop je alleen info geeft over mensen die effectief hebben gekocht, geeft een verloting je info over iederéén die interesse had om te komen. Dat is een veel grotere groep mensen die zich uit zichzelf heeft aangemeld, en net dat zijn de mensen die je kan bereiken als je bijvoorbeeld een tweede datum wil opengooien.
Wie het al doet
De comebacktour van Radiohead in 2025 liep volledig via registratie. Fans schreven zich in voor elke stad op de tour, en alleen wie een unlock-code kreeg, kon een ticket kopen. Olivia Rodrigo lootte voor haar GUTS World Tour willekeurig toegangscodes uit, en zelfs na twintig extra data waren er nog steeds meer inschrijvingen dan tickets. Oasis zette een verloting op uitnodiging op om fans die de reünie-verkoop hadden gemist een tweede kans te geven voor twee extra shows in Wembley Stadium.
Buiten de muziekwereld werden lotingen voor boekingsslots ingezet voor Parijs 2024, Eurovisie 2025 en de Olympische Winterspelen van Milaan-Cortina. Voor Los Angeles 2028 is het plan hetzelfde. In Japan is dit model gewoon hoe tickets verkocht worden: eerst een fanclub-loterij, dan een algemene loterij, en wat overblijft gaat in een gewone first-come-verkoop.
Een ticketverloting organiseren
Een verloting kost meer werk dan een gewone piekverkoop, maar het is werk dat je kan plannen.
Voor de meeste evenementen loopt de registratie drie tot zeven dagen. Een langer venster levert zelden meer inschrijvingen op, en geeft geautomatiseerde aanmeldingen alleen maar meer tijd om zich op te stapelen. Alles wat je bij de toewijzing wil gebruiken, moet in het formulier staan. Leg je criteria dus vast voor je de registratie opent, en publiceer ze meteen samen met de registratie. Mensen aanvaarden een trekking die ze vooraf begrepen veel makkelijker dan een die achteraf wordt uitgelegd.
Het opschonen van de inschrijvingen gebeurt tussen de sluiting en de trekking. De trekking zelf kan willekeurig of gewogen zijn. Wat daarna gebeurt, hangt af van je betaaloptie: ofwel worden de kaarten meteen afgerekend, ofwel gaan er codes de deur uit met een aankoopvenster van 24 tot 48 uur. Trek in beide gevallen meteen ook een reservelijst, zodat je geweigerde kaarten en niet-opgenomen codes kan opvangen.
De stap die de meeste teams onderschatten, is de communicatie naar wie níet is uitgeloot. Die mensen hebben jou verteld wie ze zijn en wat ze wilden, en gaven jou toestemming om hen te contacteren. Hen laten weten wat er nu volgt (hun geld terugstorten, extra data aankondigen, of een ander evenement) is het goedkoopste publiekswerk dat je dit jaar zal doen.
Verder gaan dan willekeurige toewijzing
Een volledig willekeurige trekking is simpel en makkelijk uit te leggen, maar gelijke kansen zijn niet altijd het eerlijkste antwoord. Geografie is een klassieke reden om bij te sturen. Voor de thuisshow van Sam Fender in Newcastle werd de verloting gewogen zodat fans uit het noordoosten van Engeland eerst aan bod kwamen. Een keuze die de meeste fans goed konden begrijpen. Hetzelfde geldt voor loyaliteit. Spotify herkent bijvoorbeeld zijn meest actieve luisteraars via Reserved Access. Je eigen gegevens zijn vaak nog waardevoller, zeker als je aanwezigheid, lidmaatschap, uitgaven en betrokkenheid al in je CRM bijhoudt.
Welke criteria je ook kiest: zet ze in een aparte FAQ zodra de registratie opengaat. Fans zijn veel minder begripvol voor een gewogen verloting als ze pas ná de trekking ontdekken dat die gewogen was.
Wat je ticketingplatform moet ondersteunen
Let op vier zaken:
- Eén persoon moet gelijk zijn aan één inzending. Dat vraagt tickets op naam en controles op accounts en betaalmethodes.
- Jij moet het formulier zelf kunnen opbouwen. De trekking kan immers alleen gebruiken wat jij hebt verzameld.
- De trekking moet regels volgen die jij zelf bepaalt, niet gewoon een lijst door elkaar schudden.
- Je moet daarna grip houden op het ticket zelf, via tickets op naam, overdrachtslimieten en officiële doorverkoop tegen nominale waarde op je eigen platform. Duplicaten, bots en scalpers uit een verloting filteren heeft weinig zin als ze de tickets de volgende dag alsnog in handen krijgen.
Weezevent doet alle vier, naast de virtuele wachtrij, in één systeem. De wachtrij beschermt de verkoop. De verloting zorgt dat je er geen nodig hebt.
Heb je binnenkort een verkoop waarvan je nu al weet dat ze overtekend zal zijn? Beslis dan vandaag welke van de twee je inzet. Een verloting heeft namelijk een paar weken voorbereiding nodig, een wachtrij niet.
Praat met het team van Weezevent, dan nemen we het samen door.
Met Weezevent beheer je je evenement makkelijker dankzij online ticketing, toegangscontrole en krachtige CRM-tools. Zo kan jij je concentreren op wat echt telt: onvergetelijke ervaringen leveren, terwijl alles achter de schermen vlot blijft draaien in een sector die niet stilstaat.
