Festivals veranderen. Bezoekers willen ervaringen die hen dieper betrekken en verhalen die persoonlijk aanvoelen. Boomtown en CeXFest waren een van de eersten die onderzochten hoe dit in de praktijk kan werken, door echte interacties op locatie te gebruiken om te bepalen hoe mensen zich door hun evenement bewegen.
Om dit te bereiken, hebben organisatoren betrouwbare data nodig die op elk moment wordt vastgelegd. Het cashless ecosysteem van Weezevent maakt dit mogelijk. Wanneer ticketing, toegangscontrole en cashless betalingen binnen één systeem werken, wordt elke scan en tap nauwkeurige gedragsdata. Deze closed loop aanpak, vertrouwd door festivals zoals Tomorrowland, Graspop, Dour en Rock Werchter, geeft teams een duidelijk beeld van hoe het publiek zich gedraagt.
Met de gecombineerde kracht van Kaboodle en Weezevent gebruikten Boomtown en CeXFest deze data om missies, facties, uitdagingen en persoonlijke verhalen te creëren die de ervaring van begin tot eind vormden. Hun werk laat zien hoe technologie nieuwe ideeën kan ontsluiten en momenten kan creëren die een paar jaar geleden nog niet mogelijk waren.
Samenvatting
Hoe Boomtown zijn ervaring bouwde met data
Gamification en sponsor mogelijkheden op het festival
In 2025 breidde Boomtown zijn wereld verder uit met interacties op locatie die werden aangestuurd door het closed loop ecosysteem van Weezevent en Kaboodle. Verborgen scanpunten door de pop-up stad moedigden verkenning aan, terwijl de officiële app reageerde op elke check-in en keuze van de bezoeker.
Merken werden in het verhaal geïntegreerd. In de Red Bull Reactor Zone werden acteurs met mobiele scanners onderdeel van de performance, waardoor een mix van theater en technologie ontstond. Bepaalde activiteiten waren beperkt tot één interactie per persoon, direct gecontroleerd via het systeem.
Voor partners was het voordeel duidelijk. Zij konden unieke engagement meten en zien hoeveel deelnemers later aankopen deden bij nabijgelegen bars, wat hen een nauwkeuriger beeld gaf van de impact.
Toen we Toby Gwazdacz, Commercial Director van Boomtown, interviewden, deelde hij dit perspectief op de creatieve aanpak:
“We are always pushing the boundaries, trying to innovate and move into places no other festival has explored.”
Boomtown Unboxed en het creëren van een persoonlijk festival verhaal
Deze interactieve laag maakte het voor Boomtown mogelijk om iets volledig nieuws te introduceren: Boomtown Unboxed, een gepersonaliseerde digitale terugblik die voor elke bezoeker werd gemaakt. Het project gebruikte alle data die tijdens het weekend via de Weezevent apparaten werd verzameld om een verhaal te bouwen dat werd gevormd door echte interacties.
Toby legt het concept uit:
“We are collecting all the data points, locations, sales and check-ins to build a unique profile for each person. Using AI, we weave that content together to give you your own personal Boomtown story.”
De Boomtown app, geleverd door Amplify, begeleidde bezoekers via korte prompts en koppelde hun activiteit door de hele stad, waardoor elke scan en keuze onderdeel werd van een groter geheel.
“The app meshes all that data together to give you a complete, unique journey.”
Voor Boomtown was dit een stap in nieuw gebied.
“Boomtown Unboxed harnesses the Weez system and all the data a customer builds over their time, from artist likes to purchasing and location data, to create a personalised story. It is a world first and we are stoked for it.”
CeXFest: Gamification als een collectieve uitdaging
Waar Boomtown zich richtte op persoonlijke storytelling, gebruikte CeXFest dezelfde closed loop basis om een gedeelde wereld van competitie en spel te creëren.
Gamification was vanaf het begin in het evenement ingebouwd. Wanneer bezoekers zich registreerden via WeezTicket, beantwoordden zij een reeks vragen die hen automatisch toewijzen aan een factie, geïnspireerd op de fantasy roleplaying stijl van D&D. Deze groepen werden weergegeven op een live leaderboard, wat het hele weekend vriendelijke rivaliteit aanmoedigde.
Acteurs liepen over het terrein met top up apparaten en verrasten deelnemers met Gold Coins en gratis credits wanneer zij spellen wonnen of deelnamen aan uitdagingen. Elke credit werd onmiddellijk toegevoegd aan hun cashless wallet en elke interactie telde mee voor de score van hun factie.
Aan het einde van het festival ontving de winnende groep een gratis happy hour, automatisch toegepast via het cashless systeem. De ervaring voelde eenvoudig voor de deelnemers, maar de logica erachter vertrouwde volledig op de nauwkeurigheid van het ecosysteem van Weezevent, dat ticketingdata koppelt aan toegangsdata en cashless activiteit.
CeXFest bewees dat je geen grootschalige theatrale wereld nodig hebt om gamification te bieden. Je hebt alleen een systeem nodig dat gedrag in real time betrouwbaar vastlegt en het gebruikt om beloningen, uitdagingen en groepsdynamiek aan te sturen.
Hoe experts het volgende hoofdstuk van festivals zien
Tijdens Amsterdam Dance Event schetsten de oprichters van Boomtown en Weezevent hoe de volgende evolutie van festivals zal worden gevormd door echt gedrag dat op locatie wordt vastgelegd. Toegang en cashless activiteit gaan verder dan puur operationeel gebruik. Zij worden creatieve tools die organisatoren in staat stellen ervaringen te bouwen die in real time reageren op hun publiek.
Experts op het panel legden uit dat wanneer ticketing, toegangscontrole en cashless systemen werken binnen een closed loop, organisatoren een compleet en betrouwbaar beeld krijgen van hoe mensen bewegen, interageren en besteden. Dit niveau van inzicht maakt missies, gepersonaliseerde momenten en merkactivaties mogelijk die betekenisvol, meetbaar en makkelijker aan te passen zijn terwijl het evenement zich ontvouwt.
Boomtown en CeXFest hebben al laten zien hoe deze toekomst eruit kan zien. Hun gebruik van closed loop data toont dat festivals ervaringen kunnen creëren die worden gevormd door deelname, collectief spel kunnen stimuleren en partners nauwkeurige engagement inzichten kunnen bieden. Deze projecten geven het begin aan van een bredere verschuiving. Evenementen worden creatiever en intelligenter, gebouwd op een dieper en nauwkeuriger begrip van publiek gedrag.
Voor organisatoren opent dit de weg naar ervaringen die persoonlijker en memorabeler aanvoelen, ontworpen niet alleen door verbeelding maar door de realiteit van wat mensen op locatie doen.
Van gamification tot storytelling benadrukken de ervaringen bij Boomtown en CeXFest een bredere trend: data wordt de drijvende kracht achter evenementervaringen. Door ticketing, cashless betalingen en toegangscontrole te verbinden, geven Weezevent en Kaboodle organisatoren de tools om interacties om te zetten in verhalen. Deze aanpak maakt de weg vrij voor een nieuwe generatie evenementen, creatiever, intelligenter en gebouwd op een dieper begrip van publiek gedrag.
