Schneider Electric Marathon de Paris

4.000 vrijwilligers, 42 km parcours: de Schneider Electric Marathon van Parijs rekent op WeezCrew

Flore Hutchings, verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeheer bij ASO – Amaury Sport Organisation, coördineert elk jaar duizenden vrijwilligers om de 55.000 lopers van de Schneider Electric Marathon van Parijs in goede banen te leiden. Een logistieke uitdaging van formaat, die een feilloze organisatie vereist.

Om alle informatie te centraliseren, de taken efficiënt te verdelen over het 42 km lange parcours en de communicatie tussen coördinatoren en vrijwilligers vlot te laten verlopen, vertrouwt de Marathon van Parijs op de oplossing WeezCrew. Deze tool vergemakkelijkt het beheer van het evenement door optimale organisatie te garanderen en het engagement van de teams op het terrein te versterken.

Foto: A.S.O / Morgan Bove

Vrijwilligersbeheer op XXL-formaat voor de Marathon van Parijs

Voor de Schneider Electric Marathon van Parijs moet Amaury Sport Organisation elk jaar een uitzonderlijk aantal vrijwilligers aansturen: in totaal 4.000, waarvan meer dan 3.000 op de dag van de wedstrijd zelf. De verscheidenheid aan profielen — van individuele deelnemers tot partnerscholen en verenigingen — maakt de organisatie nog complexer, zeker aangezien het grootste deel van de communicatie via coördinatoren verloopt en er geen rechtstreeks contact is tussen de organisatie en elke vrijwilliger. Met WeezCrew kan de organisatie de communicatie centraliseren en de coördinatie vereenvoudigen, wat leidt tot een vlotter en efficiënter beheer.

De gepersonaliseerde velden in de inschrijfformulieren vulden automatisch een gecentraliseerde databank aan, waardoor dynamische overzichten beschikbaar waren. Die maakten het onder meer makkelijker om logistieke behoeften te beheren, zoals de verdeling van t-shirtmaten voor de vrijwilligers.

Zodra de inschrijvingen afgerond waren via het WeezCrew-formulier — beschikbaar op de pagina Deel je passie, die werd gecreëerd om vrijwilligers voor sportevenementen in Parijs te verzamelen — beschikte het team over een gestructureerde vrijwilligerspool. Het enige wat nog restte, was elke persoon aan een specifieke taak toewijzen vóór de wedstrijddag, vergezeld van een opdrachtenfiche met daarin de locatie, het tijdstip en de uit te voeren taken op de grote dag.

Een optimale verdeling van vrijwilligers op het terrein garanderen

Een marathon betekent lange afstand — en dat vraagt om een nauwkeurige verdeling van vrijwilligers op elk strategisch punt langs het parcours. De organisatie beheert 43 verschillende taken, waarvan 30 op de wedstrijddag zelf, en zorgt voor een juiste verdeling van het personeel over de start, de finish en het volledige traject. Het coördineren van de 4.000 vrijwilligers van de Marathon van Parijs gebeurde vroeger via een wirwar van tools: Excel-bestanden, berichtenplatforms, software voor badgebeheer en CRM-systemen. Die versnippering vertraagde het team en bemoeilijkte de opvolging.

Met WeezCrew kan de organisatie de inzet van vrijwilligers vooraf plannen, door de toewijzingen rechtstreeks op het platform te visualiseren. De noden worden per zone vastgelegd, waardoor het team eenvoudig het aantal en het profiel van vrijwilligers kan afstemmen op de situatie ter plaatse. Het resultaat: 400 vrijwilligers bij de start, 800 bij de finish en 1.800 verspreid over het volledige parcours.

Foto: A.S.O / Morgan Bove

Het dashboard van WeezCrew biedt een duidelijk overzicht, met visuele meters en maximumlimieten per zone. Dankzij de ledenlijst kan het team in één oogopslag zien hoeveel vrijwilligers aan elk deel zijn toegewezen — start, parcours of aankomst. Het verzenden van de toewijzingsfiches gebeurt vervolgens met een paar klikken, door simpelweg de juiste missie te selecteren. Voor de taak “medailles uitdelen” aan de aankomstzone bijvoorbeeld, werd een exact aantal vrijwilligers ingepland, volledig afgestemd op de vastgestelde noden. Deze vlotte werking laat toe om in slechts enkele minuten alle informatie en toewijzingsfiches te versturen naar de vrijwilligers die langs het parcours actief zijn.

Dankzij de automatische verzending van de toewijzingen beschikt elke teamverantwoordelijke over de nodige informatie om zijn of haar groep aan te sturen. De instructies worden rechtstreeks via e-mail of sms verzonden vanuit het platform, dat ook alle reacties centraliseert — zonder tussenpersonen of dubbele invoer. Het resultaat: een vlekkeloze organisatie vanaf het eerste moment van de wedstrijddag.

Het engagement en het groepsgevoel van vrijwilligers versterken

Het vernieuwen van de vrijwilligerscommunity is een belangrijk aandachtspunt voor de Schneider Electric Marathon van Parijs, zeker met het oog op de vergrijzing van het huidige vrijwilligersbestand en de nood om editie na editie een sterke inzet te behouden.

Dankzij WeezCrew beschikt de organisatie over tools om de communicatie te personaliseren op basis van taken, groepen of partnerstructuren. In totaal werden 25 campagnes verstuurd naar verschillende segmenten binnen de vrijwilligersgroep.

Een van die grootschalige campagnes was gericht op het bedanken van de vrijwilligers, en bood tegelijk de kans om feedback van lopers te verzamelen — zo ontstond er een directe band tussen deelnemers en vrijwilligers. Zoals Sylvain getuigt: “Bedankt aan de geweldige vrijwilligers bij de bevoorrading, die ons enthousiast aanmoedigden met onze voornamen! Dat deed deugd!”

Via deze mailing kregen de vrijwilligers ook toegang tot een ruime selectie foto’s van wat de organisatie met trots “het vrijwilligersteam” noemt — een krachtig middel om het engagement te versterken, slim benut via de verzendmogelijkheden van WeezCrew. De persoonlijke bedankberichten droegen sterk bij aan het gevoel van verbondenheid van de vrijwilligers met dit grootschalige evenement.