Het maken van een registratieformulier is een van de eerste stappen in het proces van het organiseren van een evenement. Dit formulier stelt je in staat om de deelnemers aan het evenement te registreren en informatie te verzamelen die je helpt om je organisatie te perfectioneren.
Het is daarom essentieel in het organisatieproces van je evenement en vereist bijzondere aandacht van jouw kant. Het succes van je evenement hangt deels af van de kwaliteit van je online registratieformulier. We hebben hier enkele waardevolle tips samengesteld om je te helpen het perfecte online registratieformulier te maken en zo het organiseren van je evenement tot een succes te maken.
Samenvatting
1. Kies een oplossing voor online registratie
Een online formuliermaker is het eerste hulpmiddel dat je nodig hebt bij de voorbereiding van een evenement. Het helpt je niet alleen om de velden en informatie van je online formulieren te maken en te beheren, maar ook om tickets te verkopen en registraties voor je evenement te beheren. De gekozen software moet je in staat stellen om je registratieformulieren te maken op basis van je behoeften en de bijzonderheden van je evenement. Alle informatie die je in dit kader verzamelt, mag alleen door jou worden gebruikt. De veiligheid van het gekozen platform is dus van groot belang!
Zorg er bovendien voor dat het aanmaken van het formulier eenvoudig en snel is, zonder dat er een IT-expert aan te pas hoeft te komen. Deze online registratietool moet bovendien alle functies bevatten die je nodig hebt om je ideale online registratieformulier te maken — aangepast aan de bijzonderheden van je evenement — en om alle deelnemers aan je evenement te beheren.
2. Personaliseer je formulier
Een succesvol registratieformulier is een gepersonaliseerd formulier. Houd altijd rekening met het type deelnemer dat geïnteresseerd is in je evenement om je formulier zo goed mogelijk te personaliseren. Je vraagt niet om dezelfde informatie als je een festival organiseert als wanneer je een workshop of conferentie voorbereidt. Stel je in de plaats van de deelnemers en bedenk welke informatie zij bereid zouden zijn te delen met een organisatie waarin ze meer of minder vertrouwen hebben.
De verwachte antwoorden kunnen verschillen. Kies een oplossing die al deze opties biedt: tekstveld, tekstvak, dropdownmenu, bestand uploaden, datum, selectievakje, land. Kies ook voor een oplossing waarmee je aangepaste velden kunt maken.
“Wij wilden ook weten wie welke tickets/pakketten koopt; en eenvoudige formulieren maken met aangepaste velden. Voor ons was dat essentieel.”
De personalisatie van het formulier gaat ook over de grafische uitstraling. Het georganiseerde evenement moet zichtbaar zijn in het formulier. Gebruik niet te veel kleuren en afbeeldingen, om niet onprofessioneel over te komen en het visuele aspect te verpesten. De veiligste optie is het spelen met kleuren — in de achtergrond, op de knoppen of in de teksten.
3. Verzamel de belangrijkste gegevens en richt je op het essentiële
Wanneer je begint met het organiseren van een evenement, is het verzamelen van zoveel mogelijk informatie over je deelnemers cruciaal voor je voorbereiding. Het idee om veel gegevens in je registratieformulier te vragen is nog aantrekkelijker als je niet van plan bent om bij dat ene evenement te blijven. Toch moet je die verleiding weerstaan! De verzamelde informatie moet relevant en geschikt zijn. Overweeg wat je echt moet weten om het evenement succesvol te organiseren.
De gestelde vragen moeten kort en duidelijk zijn. Vermeld indien nodig dat bepaalde antwoorden verplicht zijn. Voeg indien nodig een opmerking toe onder het betreffende veld. Categoriseer de velden op basis van hun relatie met de deelnemer; dit is een handige aanpak.
De tentoonstelling Tokyosaï koos bijvoorbeeld voor een beknopt formulier met alleen essentiële informatie, zonder belangrijke details zoals het gebruik van het telefoonnummer of de optie om een factuur te ontvangen te vergeten.
4. Maak toegang tot het registratieformulier eenvoudig
De eenvoud van het registratieproces hangt voornamelijk af van de functies van de gekozen online registratietool. Deze moet je in staat stellen om gemakkelijk registratie-links te delen met genodigden. Deel deze via e-mail, in een nieuwsbrief, op je website en via sociale media… welk kanaal je ook kiest, deelnemers moeten eenvoudig toegang hebben tot het registratieformulier van het evenement.
Om hen nog gemakkelijker van dienst te zijn, kun je enkele velden in het registratieformulier vooraf invullen met de informatie die je al over hen hebt. Deze informatie kan betrekking hebben op hun identiteit, hun werklocatie, enz. Dit maakt het registratieproces aanzienlijk eenvoudiger en moedigt meer deelnemers aan om zich in te schrijven!
5. Versnel het registratieproces
Of het nu je eerste evenement is of het zoveelste op een lange lijst, er moet altijd bijzondere aandacht worden besteed aan een snelle registratie voor de deelnemers. Er zijn verschillende acties die mensen ertoe kunnen aanzetten om sneller te registreren voor je evenement of club.
De eerste actie is het in realtime aangeven van het totale aantal beschikbare plaatsen. Deze techniek laat zien dat het evenement populair en gewild is bij veel mensen. Hoe minder plaatsen beschikbaar, hoe sneller mensen zich inschrijven. Het enthousiasme voor registratie wordt hierdoor groter en het inschrijven volgt vaak snel.
Een snelle registratie omvat ook de tijd die iemand nodig heeft om zijn registratie af te ronden. Geef tijdens de stappen aan hoeveel rubrieken of pagina’s nog ingevuld moeten worden. Dit geeft de persoon die het formulier invult een indicatie van hoeveel tijd het nog zal kosten om zijn registratie af te ronden. Je kunt ook duidelijk vermelden hoeveel tijd het invullen van het formulier ongeveer in beslag neemt.
6. Voeg antwoordopties toe
Een online registratieformulier moet eenvoudig zijn, maar ook interactief. Voeg daarom antwoordopties toe aan je formulier. Deze opties maken het makkelijker om antwoorden te categoriseren en analyseren.
Bijvoorbeeld: geef deelnemers de mogelijkheid om meerdere antwoorden te kiezen met behulp van selectievakjes of dropdownmenu’s. Als je vragen stelt die afhankelijk zijn van eerdere antwoorden, kun je overwegen logische sprongen te gebruiken: afhankelijk van het antwoord wordt een volgende vraag weergegeven of verborgen.
Stel je organiseert een festival en vraagt welke maaltijden de bezoekers verkiezen (vegetarisch, veganistisch, glutenvrij). Als iemand “glutenvrij” selecteert, kun je automatisch vragen of er sprake is van een allergie of intolerantie. Deze techniek voorkomt dat deelnemers zich overweldigd voelen door onnodige vragen en maakt het formulier toegankelijker.
7. Voeg relevante informatie in
Het registratieformulier heeft als primaire functie om deelnemers in staat te stellen zich in te schrijven voor je evenement. Daarom moet het hen ook nuttige informatie bieden die meer details geeft over de organisatie. De naam van het evenement is het eerste wat zichtbaar moet zijn op je formulier.
De datum en locatie van het evenement zijn eveneens essentiële gegevens die gemakkelijk beschikbaar moeten zijn. Voeg gerust een Google Maps-link toe om de locatie van je evenement aan te geven. Ook kun je een korte samenvatting van het evenement opnemen met enkele praktische details die nuttig zijn voor je deelnemers. Deze kleine maar belangrijke toevoegingen kunnen je toekomstige deelnemers overtuigen om zich aan te melden voor je evenement.
8. Het belang van harmonie tussen je website en het registratieformulier
Wanneer je besluit een registratieformulier voor je evenementen te maken, is het belangrijk dat dit formulier naadloos aansluit op je website. Deze consistentie zorgt voor een vloeiende en professionele gebruikerservaring.
Bij het opzetten van je formulier is het raadzaam om een formulierontwerp te kiezen dat aansluit bij het design en de kleuren van je website. Een visuele overgang zonder onderbrekingen bevordert de navigatie en vermindert de kans dat een bezoeker het proces voortijdig beëindigt.
Bovendien versterkt een consistente visuele identiteit op alle pagina’s niet alleen je merk, maar geeft het deelnemers ook vertrouwen dat ze zich op een betrouwbare en officiële platform bevinden. Moderne online tickettools, zoals die van Weezevent, bieden flexibele opties om formulieren aan te passen en af te stemmen op elk evenement, of het nu gaat om beurzen, conferenties of andere evenementen.
9. Volg registraties op en analyseer prestaties
Nadat je een registratieformulier hebt gemaakt dat overeenkomt met je website en specifieke behoeften, is je werk nog niet klaar. De volgende cruciale stap is het opvolgen van de inschrijvingen.
Deze analyse stelt je in staat je aanpak continu aan te passen en te optimaliseren. Het doel is om altijd de beste ervaring te bieden aan je deelnemers en het maximale aantal registraties voor je evenementen te behalen. Een goede opvolging zorgt er ook voor dat je snel kunt inspelen op de behoeften of vragen van je deelnemers, wat hun vertrouwen en tevredenheid in jouw organisatie versterkt.
Hoe verhoog je je inkomsten uit online registraties?
Elk evenement is een kans om je te onderscheiden, en het maximaliseren van je inkomsten uit online registraties is daarbij essentieel. Of je nu een festival, seminar of toernooi organiseert, de manier waarop je je registratieproces structureert, kan het verschil maken.
Deelnemers zoeken tegenwoordig niet alleen naar een onvergetelijke ervaring, maar ook naar praktische en aantrekkelijke opties. Om aan deze vraag te voldoen en je inkomsten te verhogen, is het belangrijk om innovatieve strategieën te verkennen die van elk evenement een echte inkomstenbron maken.
Hier zijn enkele ideeën om je inkomsten te boosten en van je evenementen een financieel succes te maken:
- Bied registratie ter plaatse aan: Mis geen kansen om extra deelnemers aan te trekken! Zorg voor opties om je ter plaatse te registreren, zoals een fysieke balie of een digitale oplossing. Hiermee bereik je mensen die aanwezig zijn maar zich nog niet hebben ingeschreven.
- Verdien aan online evenementen: Maak gebruik van de groeiende populariteit van virtuele evenementen door betaalde of gratis online registratie-opties aan te bieden. Door je evenement online toegankelijk te maken, bereik je een breder publiek en diversifieer je je inkomstenbronnen.
- Trek nieuwe doelgroepen aan: Overweeg om je aanbod verder uit te breiden dan alleen toegangstickets. Bied merchandise, premium services of exclusieve ervaringen aan. Verstuur gepersonaliseerde uitnodigingen om nieuwe deelnemers aan te moedigen zich in te schrijven en beheer accreditaties voor VIP’s, partners en pers efficiënt. Gebruik ook kortingscodes om de verkoop te stimuleren en een gevoel van urgentie te creëren.
Maak ook gebruik van een online registratieformulier en beheer je reserveringen eenvoudig met Weezevent door hieronder te klikken:
