Eine gut organisierte Messe ist eines der wirkungsvollsten Kommunikationsinstrumente für Unternehmen. Sie bringt bestehende Kunden, potenzielle Geschäftspartner und Branchenkolleg/innen an einem Ort zusammen. Ob Fachmesse, Ausstellung oder Branchenevent: Der Erfolg hängt von der Vorbereitung ab.
In diesem Leitfaden finden Sie die 8 Schritte, um eine Messe zu planen und umzusetzen. Überblick über die Eventplanung lesen Sie unseren Artikel Messen planen.
Zusammenfassung
1. Konzeption und Ziele definieren
Bevor Sie eine Messe organisieren, definieren Sie klare Ziele. Typische Zielsetzungen:
- Leadgenerierung (z. B. mindestens 250 qualifizierte Kontakte)
- Markenbekanntheit in einer bestimmten Branche steigern
- Produktlancierung oder Servicevorstellung
- Bestehende Kunden- und Partnerbeziehungen vertiefen
Formulieren Sie die Ziele messbar und teilen Sie sie frühzeitig mit Ihrem Team. Definieren Sie ausserdem Ihre Zielgruppe: Welche Profile sollen eingeladen werden? Entscheidungsträger, Fachpersonen, Marketingverantwortliche?
2. Ort und Datum wählen
Die Location prägt das gesamte Erlebnis. Berücksichtigen Sie:
- Erreichbarkeit (ÖV, Parkplätze, Nähe zu Hotels bei mehrtägigen Messen)
- Kapazität und Flexibilität für verschiedene Messestände
- Barrierefreiheit und Sicherheitsausgänge
- Technische Infrastruktur (Strom, WLAN, AV-Ausstattung, Beleuchtung)
Für kleinere Messen eignen sich Konferenzzentren oder Hotelsäle. Für grössere Fachmessen sind Messehallen oder Kongresszentren die bessere Wahl. In der Schweiz bieten Standorte wie die Messe Basel, die Messe Zürich oder die BERNEXPO erprobte Infrastrukturen.
Beim Datum: Vermeiden Sie Kollisionen mit anderen Branchenevents. Prüfen Sie den Kalender Ihrer Zielgruppe.
3. Budget strukturieren
Ein detailliertes Budget ist die Grundlage jeder Messeplanung. Kalkulieren Sie:
- Location und Betriebskosten
- Externe Dienstleister (Catering, Fotografie, AV, Produktion)
- Standgestaltung, Beschilderung und Druckmaterialien
- Technik für Anmeldung und Zugangskontrolle
- Personalkosten (intern und extern), Messebauer
- Einnahmen aus Tickets, Standgebühren, Sponsoring und Gastronomie
Planen Sie eine Reserve von 10–15 % für Unvorhergesehenes ein. Je früher Sie Budgetlücken erkennen, desto einfacher lassen sie sich schliessen.
4. Messeteam: Sponsoren und Partner gewinnen
Sponsoring ist für die meisten Messen ein zentraler Finanzierungsbaustein. Suchen Sie Partner, die thematisch zu Ihrer Branche passen und bei Ihrem Publikum bekannt sind. Tipps für die Sponsorensuche finden Sie in unserem Leitfaden zur Sponsoring-Anfrage.
Strukturieren Sie die Zusammenarbeit und den Auftritt klar:
- Was erhält der Sponsor? (Sichtbarkeit, Zugang zu Teilnehmerdaten, Standführung, Messestand)
- Was liefert der Sponsor? (Finanzierung, Kommunikationsunterstützung, eigenes Netzwerk)
Für Messen mit mehreren Partnern vereinfacht eine Akkreditierungsplattform die Einladungsverwaltung erheblich: Jeder Partner erhält ein Kontingent an Einladungen, das er eigenständig verteilen kann.
5. Messeteilnahme: Anmeldungen und Ticketing einrichten
Die Anmeldung ist der erste Kontaktpunkt mit Ihren Besuchern. Eine professionelle Online-Ticketing- und Anmeldelösung vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten und gibt Ihnen einen Echtzeit-Überblick über die Anmeldungen.
Was Weezevent für Messen bietet:
- Sitzungsmodus: Ideal für Konferenzen, Workshops oder B2B-Meetings während der Messe. Teilnehmende melden sich gezielt für einzelne Programmpunkte an.
- Personalisierte Formulare: Erfassen Sie vorab relevante Informationen über Besucher und Aussteller: Branche, Unternehmen, spezifische Interessen. So bereiten Sie Ihr Team optimal vor.
- Individuelle Tickets: Passen Sie Design und Inhalt Ihrer Tickets an Ihre Markenidentität an.
- Zusatzoptionen: Bieten Sie direkt bei der Anmeldung VIP-Zugänge, Premium-Workshopsm exklusive Networking-Möglichkeiten, oder andere Produkte und Dienstleistungen an.
- Live-Badgedruck: Beim Scannen des Tickets am Eingang wird automatisch ein personalisierter Badge gedruckt. Ideal für Networking und die Identifikation von Fachbesuchern.
- Einladungen: Für Aussteller, Presse und VIPs versenden Sie personalisierte Online-Einladungen mit individuellem Design.
6. Messeplanung: Programm, Catering und Rahmenprogramm planen
Das Programm entscheidet, ob Ihre Messe in Erinnerung bleibt. Berücksichtigen Sie:
- Keynotes und Podiumsdiskussionen zu branchenrelevanten Themen
- Interaktive Workshops mit konkretem Mehrwert für Teilnehmende
- Feste Networking-Zeitfenster im Programm (nicht dem Zufall überlassen)
- Produktdemos oder Launch-Momente
Catering spielt eine grössere Rolle als oft angenommen. Essen und Trinken schaffen natürliche Gesprächsanlässe. Wählen Sie ein Angebot, das zum Format und zur Zielgruppe passt. Bei mehrtägigen Messen ist Abwechslung wichtig.
Für grössere Messen mit mehreren Gastro-Ständen lohnt sich ein Cashless-Zahlungssystem: schnellere Abwicklung, weniger Warteschlangen und einfachere Abrechnung.
7. Kommunikationsstrategie aufbauen
Beginnen Sie 3–6 Monate vor der Messe mit der Kommunikation. Drei Phasen:
- Vor der Messe: Social Media, Newsletter, LinkedIn-Kampagnen. Heben Sie hervor, was Besucher erwartet (Programm, Speaker, exklusive Inhalte). Versenden Sie personalisierte Einladungen an Bestandskunden und Wunschkontakte.
- Während der Messe: Live-Updates auf Social Media. Ermutigen Sie Teilnehmende, eigene Inhalte zu teilen. Dokumentieren Sie Highlights für die Nachkommunikation.
- Nach der Messe: Follow-up mit gesammelten Leads. Dankes-Mail an Teilnehmende. Teilen Sie Ressourcen, Präsentationen oder nächste Schritte. Die CRM-Tools von Weezevent helfen Ihnen, gezielte Kampagnen aufzusetzen.
Mehr Tipps finden Sie in unserem Artikel: Event ankündigen.
8. Nachbereitung: Bilanz ziehen
Nach der Messe: Auswerten. Ohne Rückblick beginnen die nächste Ausgabe und die Messevorbereitung bei null. Prüfen Sie:
- Wurden die Lead-Ziele erreicht?
- Waren Besucher und Aussteller zufrieden? (Umfrage versenden)
- Wo lief es gut, wo gibt es Verbesserungspotenzial?
- Budget-Soll vs. Budget-Ist: Wo gab es Abweichungen?
Dokumentieren Sie die Erkenntnisse. Sie bilden die Grundlage für die nächste Ausgabe.
Weezevent begleitet Sie bei der Organisation Ihrer Messe: Online-Ticketing und Anmeldungen, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM- und Marketing-Tools.
FAQ
Wie früh sollte ich mit der Planung einer Messe beginnen?
Für mittelgrosse Messen: 6–9 Monate Vorlauf. Für grössere Fachmessen mit komplexer Logistik, mehreren Sponsoren oder speziellen Standortanforderungen: 12 Monate oder mehr. Location und Datum sollten zuerst fixiert werden.
Wie verwalte ich Anmeldungen für eine Messe?
Am effizientesten über ein Online-Anmeldesystem. Damit erstellen Sie eine gebrandete Anmeldeseite, erfassen individuelle Teilnehmerinformationen, versenden Einladungen und Akkreditierungen und verfolgen die Anmeldungen in Echtzeit.
Wie messe ich den Erfolg einer Messe?
Messen Sie den Erfolg anhand der Ziele, die Sie vorab definiert haben: Anzahl qualifizierter Leads, geführte Gespräche, Besucherzahlen im Vergleich zum Ziel, Ergebnisse der Teilnehmerbefragung. Vergleichen Sie ausserdem Budget-Soll und Budget-Ist.
Wie finde ich Sponsoren für eine Messe?
Identifizieren Sie Unternehmen, deren Zielgruppe sich mit Ihrer überschneidet. Erstellen Sie ein konkretes Angebot: Was erhält der Sponsor im Gegenzug (Sichtbarkeit, Zugang zu Teilnehmerdaten, eigener Stand)? Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Sponsoring-Anfrage.
Wie erreiche ich meine Zielgruppe, was für Werbemittel brauche ich?
Definieren Sie Ihre Wunschteilnehmer nach Branche, Funktion und Seniorität. Starten Sie mit personalisierten Einladungen an bestehende Kontakte, nutzen Sie das Netzwerk Ihrer Sponsoren und setzen Sie LinkedIn-Targeting für neue Kontakte ein.
Welches Budget brauche ich für eine Messe?
Das hängt von Location, Grösse, Programm und Ambitionen ab. Die grössten Posten sind Location, Auf- und Abbau (Standbau), Standgestaltung, Marketing und Personal. Kalkulieren Sie auch Einnahmen (Tickets, Standgebühren, Sponsoring) und planen Sie 10–15 % Reserve ein.
Wie organisiere ich eine Messe mit Ausstellern?
Erstellen Sie verschiedene Ausstellerpakete (Standgrösse, Inklusivleistungen, Preis). Nutzen Sie eine Akkreditierungslösung, um jedem Aussteller ein Einladungskontingent zuzuweisen, das er an eigene Kunden verteilen kann.
Eignet sich Weezevent für grosse Fachmessen?
Ja. Weezevent wird von Messen mit über 500’000 Besuchern eingesetzt. Die Lösung skaliert von kleinen Branchenevents bis zu internationalen Fachmessen.
