World Football Summit

Die wichtigste Veranstaltung der Fußballbranche setzt auf die umfassendste Technologie.

Der World Football Summit versammelt an zwei Tagen im Teatro Goya in Madrid die einflussreichsten Fachleute der internationalen Fußballbranche, um über die wichtigsten Themen des Sektors zu diskutieren. Und vor allem gibt es viele Networking-Möglichkeiten und Geschäftschancen. Weezevent stellt die Technologie bereit, damit alles reibungslos abläuft.

Eine Plattform zur Verwaltung sämtlicher Anmeldungen zu jeder Zeit. Und zur Sammlung wertvoller Daten!

Die große Vielfalt der Zielgruppen erfordert eine angepasste Verwaltung für jede von ihnen, und zwar auf die effizienteste Weise: allgemeines Publikum, Firmenvertreter, VIPs, Studenten, Presse, Redner… WeezTicket ermöglichte die Anmeldung aller Teilnehmer, kostenlos oder kostenpflichtig, unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Merkmale durch die Erstellung spezieller Tarife und Formulare für jede Kategorie. Auf diese Weise können das Publikum des Events analysiert und segmentiert werden.

Zusätzlich ermöglicht die Option, Promo-Codes und Einladungen zu erstellen und die gewährten Rabatte nachzuverfolgen, der Organisation des World Football Summit eine gründliche Preisanalyse.

Für Spätbucher konnten die Online-Anmeldungen während der Veranstaltung offen gehalten werden, zudem gab es die Möglichkeit für Upgrades für diejenigen, die ihre Kategorie wechseln wollten. All dies ohne die Sorge, Bargeld am physischen Registrierungspunkt zu verwalten, da die Teilnehmer diese Transaktionen online selbst durchführen konnten. Einfach, schnell, sicher und sofort aktualisiert!

Integration mit der Event-App

Die Integration von Weezevent mit Swapcard, der Networking-App der Veranstaltung, ermöglichte es den Teilnehmern, alles, was sie benötigen, direkt in der App zu finden. So konnte ihr Ticket nicht versehentlich in einem der tausend E-Mails verloren gehen, und die Kontrolle der Tickets am Eingang wurde vollständig digital und umweltfreundlicher. Außerdem förderte es die Nutzung der App unter den Teilnehmern, die sie mindestens für den Zugang zu ihrem Ticket verwenden mussten.

Wie läuft der Prozess ab?

Nach der Online-Anmeldung erhält der Teilnehmer eine Bestätigungs-E-Mail, aber noch kein Ticket. Dieses findet er direkt in der Event-App, sobald er diese herunterlädt und sich einloggt. Am Veranstaltungstag reicht es, wenn der Teilnehmer den QR-Code seines Tickets direkt in der App auf seinem Smartphone zeigt. Dieser wird dann mit einem der professionellen WeezAccess Pro-Leser gescannt, um das Ticket zu validieren.

Personalisierte Akkreditierungen in Echtzeit

Bei der Ankunft der Teilnehmer an der Veranstaltung erfolgt die Ausgabe der Akkreditierungen. Der Teilnehmer zeigt sein Ticket in der Event-App und der QR-Code wird mit einem professionellen WeezAccess Pro-Leser gescannt, der ein Signal an einen Thermodrucker sendet, um das personalisierte Etikett des Teilnehmers zu drucken: Name, Firma und QR-Code des Tickets. Dieses Etikett wird auf die personalisierte Akkreditierung mit dem Event-Design geklebt – und fertig! In weniger als 30 Sekunden erhält der Teilnehmer seine personalisierte Akkreditierung, die zudem eine doppelte Funktion hat, wie weiter unten beschrieben!

Das Verhalten der Teilnehmer während der Veranstaltung verstehen

Da jeder Teilnehmer den QR-Code seines Tickets an der Akkreditierung trägt, dient diese nicht nur zur Identifikation gegenüber anderen Teilnehmern – durch Anzeige von Name und Firma und der Suche nach dem Gesprächspartner in der Networking-App – sondern auch als bequemste Methode zur Kontrolle des Zugangs zu den verschiedenen Bereichen der Veranstaltung.

Die Akkreditierung wird zum Eintrittsticket des Teilnehmers, das am allgemeinen Eingang sowohl beim Betreten als auch beim Verlassen validiert wird. Sie wird ebenfalls gescannt, um Zugang zu eingeschränkten Bereichen wie der Corporate Zone (so kann überprüft werden, ob der Teilnehmer Zutritt hat) oder zum Veranstaltungsort der Industry Awards im berühmten Florida Retiro zu gewähren.

Alle diese Zugangs-Daten werden erfasst, sodass der Veranstalter später die Bewegungen der Teilnehmer während der Veranstaltung analysieren und bei zukünftigen Ausgaben Anpassungen vornehmen kann (wie die Umgestaltung von Räumen, Zugängen, Catering usw.).