Burning Mountain

Ende Juni verwandelt das Burning Mountain Festival eine abgelegene Ecke der Schweizer Alpen in eine zeitlose Oase aus Trance-Musik, Kunstinstallationen und immersiven Erlebnissen. Während vier Tagen kommen mehrere tausend Teilnehmende zusammen, um ein einzigartiges Erlebnis aus Bergen und Musik zu geniessen.

In dieser aussergewöhnlichen Umgebung stellt die Organisation der Logistik eine besondere Herausforderung dar. Vom schwierigen Zugang zum Gelände über die ständige Witterungseinwirkung bis hin zu den grossen Besucherströmen ab dem ersten Moment – jedes Detail zählt. Um die Veranstalter zu unterstützen, hat Weezevent ein System aus Ticketing, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM bereitgestellt, das während des gesamten Festivals für einen reibungslosen und zuverlässigen Ablauf sorgt.

Kombination von Ticketing und Cashless Payment für ein reibungsloses und individuell angepasstes Kauferlebnis

Bereits beim Start des Ticketverkaufs wollte das Organisationsteam den Verkauf klar strukturieren und gleichzeitig das Kauferlebnis aufwerten. Ziel war es, den Teilnehmenden bereits während des Buchungsprozesses mehr als nur ein Ticket anzubieten.

Dank WeezTicket konnten verschiedene Preisphasen wie Early Bird und Standard-Tarife geplant werden, unterstützt von einer dynamischen Warteschlange, die einen grossen Ansturm an gleichzeitigen Verbindungen reibungslos bewältigen konnte.

Im selben Bestellvorgang wurden Zusatzprodukte wie Camping-Pakete und Reinigungsservices intuitiv angeboten – ohne jegliche Komplexität für die Nutzenden. In Verbindung mit WeezPay ermöglichte das System eine einheitliche Übersicht über die Verkäufe, vereinfachte die logistische Vorbereitung und sorgte für einen klaren und reibungslosen Ablauf für die Teilnehmenden – vom Kauf bis zum Eintritt vor Ort.

Zugangskontrolle für ein aussergewöhnliches Gelände und Steuerung der dazugehörigen Services

Beim Burning Mountain Festival ist das Campinggelände vollständig in das Festivalareal integriert, ohne physische Abgrenzung. Gleichzeitig wurden mehrere Zugangskontrollzonen eingerichtet. Die Teilnehmenden gelangen über verschiedene Punkte auf das Gelände – Parkplatz, Van-Bereich, Haupteingang – und können zusätzliche Optionen wie vorgebuchte Schlaf-Pakete vor Ort abholen. Die Veranstalter benötigten daher ein System, das den Zugang präzise steuert und die fehlerfreie Ausgabe der gebuchten Services sicherstellt.

In diesem Zusammenhang kam WeezAccess zum Einsatz, um eine mehrstufige Zugangskontrolle mit vernetzten NFC-Lesegeräten zu gewährleisten. Jeder Scan eines RFID-Armbands prüfte in Echtzeit sowohl die Zugangsberechtigung als auch die zugehörigen Services – vom einfachen Zutritt zum Van-Bereich bis zur Ausgabe reservierter Ausrüstung. Dank einer detaillierten Back-Office-Konfiguration durch die Projektleitung und einem lokalen Netzwerk, das auf die Bedingungen vor Ort abgestimmt war, war alles bereits vor der Ankunft der Teilnehmenden einsatzbereit: keine Listen zum Importieren, keine manuelle Kontrolle. Der Informationsfluss funktionierte, der Zugang war geordnet, und jede Person erhielt genau das, was sie gebucht hatte.

Förderung von Preloading und Belohnung verantwortungsbewussten Verhaltens

In dieser abgelegenen Umgebung, in der die Netzverbindungen unzuverlässig sein konnten, mussten die Veranstalter von Burning Mountain ihre Logistik besonders sorgfältig planen. Es war entscheidend, die Teilnehmenden zu ermutigen, ihre Cashless-Konten bereits vor der Anreise aufzuladen, um Warteschlangen an den Cashless-Banken zu vermeiden. Gleichzeitig wollten die Organisatoren die Festivalbesucher aktiv in einen verantwortungsbewussten Umgang mit Abfall einbinden – ohne externe Dienstleister einzusetzen.

Drei Tage vor dem Event führte eine gezielte E-Mail-Kampagne über WeezPay zu einer Vervierfachung der vorab aufgeladenen Beträge im Vergleich zu 2023. Zudem wurde eine ökologische Massnahme eingeführt: Ein CHF 10 Reinigungs-Depot, das im Ticketpreis enthalten war, wurde auf das Cashless-Konto gutgeschrieben, sobald der eigene Abfallsack zurückgebracht wurde. Durch die Kombination von Vorauszahlungen und Anreizen für verantwortungsbewusstes Verhalten schufen die Veranstalter die Basis für eine optimierte Logistik und ein nachhaltigeres Festival.

Schnelle Information der Teilnehmenden bei unvorhergesehenen logistischen Ereignissen

Das Wetter zwang die Veranstalter dazu, die Öffnung des Festivals am Donnerstag – dem Hauptanreisetag – um mehrere Stunden zu verschieben. In diesem Moment war es entscheidend, die tausenden Teilnehmenden, die bereits unterwegs waren, schnell und effizient zu informieren – in einem Umfeld mit eingeschränkter Netzabdeckung und ohne ein zuvor getestetes Kommunikationssystem.

Dank der direkten Verbindung zwischen WeezTarget und WeezTicket konnten die Veranstalter innerhalb weniger Minuten eine gezielte Informationskampagne an alle Teilnehmenden versenden – ganz ohne manuellen Datenexport oder -import. Diese nahtlose Verknüpfung von Ticketing und CRM ermöglichte ein Höchstmass an Reaktionsfähigkeit und sorgte dafür, dass wichtige Informationen zur verzögerten Öffnung und zur Wettersituation umgehend verbreitet wurden. Eine unkomplizierte und schnell aktivierbare Lösung, die wesentlich zur reibungslosen Bewältigung dieser logistischen Ausnahmesituation beigetragen hat.

Schau dir das Video an und erfahre, wie unser Ökosystem beim Burning Mountain Festival zum Einsatz kam.