Webinare gehören zu den wirksamsten Formaten, um Wissen zu teilen, Leads zu generieren und mit einer Zielgruppe in direkten Kontakt zu treten. Ob Produktvorstellung, Fachvortrag oder Online-Kurs: Ein gut geplantes Webinar verbindet Reichweite mit Interaktion, ohne Reisekosten oder Raummiete.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen in 10 Schritten, wie Sie ein Webinar erstellen, organisieren und nachbereiten. Für Tipps zur Eventplanung allgemein lesen Sie unseren Artikel Event planen.
Zusammenfassung
1. Plattform / Webinar-Software wählen
Die Wahl der Plattform ist der erste Schritt. Verbreitete Lösungen: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, LinkedIn, GoToWebinar, WebEx oder WebinarJam. Achten Sie auf:
- Maximale Teilnehmerzahl
- Bildschirmfreigabe und Präsentationsmodus
- Interaktive Funktionen (Umfragen, Chat, Q&A)
- Live-Webinar, Aufzeichnung und Replay-Export
- Mobilzugang (Smartphone, Tablet)
- Kosten und Lizenzmodell
Die Plattform des Online-Events steuert die Präsentation. Für die Anmeldungen und das Teilnehmermanagement nutzen Sie ein separates Tool (siehe Schritt 4).
2. Thema und Zielgruppe definieren
Wählen Sie ein Thema, bei dem Sie echte Expertise haben und das für Ihre Zielgruppe relevant ist. Vermeiden Sie zu breite Themen. Je spezifischer, desto höher die Teilnahmequote.
Fragen Sie sich: Was will meine Zielgruppe lernen? Welche Probleme kann ich lösen? Welchen konkreten Mehrwert nehmen Teilnehmende mit?
Falls Sie bereits eine Community haben: Fragen Sie vorab per Umfrage, welches Thema am meisten interessiert.
3. Zeitpunkt fürs Webinar festlegen
Der Zeitpunkt beeinflusst die Teilnahmequote massgeblich. Berücksichtigen Sie Zeitzonen, Arbeitsrhythmen und Verfügbarkeiten Ihrer Zielgruppe.
Erfahrungswerte:
- Beste Tage: Dienstag, Mittwoch, Donnerstag
- B2B: später Vormittag (10–12 Uhr) oder früher Nachmittag (14–15 Uhr)
- B2C: Abend (19–21 Uhr)
- Vermeiden: Montag früh, Freitag nachmittag, Ferienzeiten
4. Anmeldungen einrichten
Die Anmeldung ist der erste Kontaktpunkt mit Ihren Teilnehmenden. Mit einer Online-Anmeldelösung richten Sie in wenigen Minuten eine Anmeldeseite ein, die Sie in Ihre Website einbetten oder als eigenständige Seite betreiben können.
Was Ihre Anmeldeseite enthalten sollte:
- Titel und Kurzbeschreibung des Webinars
- Datum, Uhrzeit und Dauer
- Vorstellung der Referent/innen
- Klarer Call-to-Action («Jetzt anmelden»)
- Anmeldeformular mit relevanten Feldern (Name, E-Mail, Unternehmen, Interessen)
Für kostenpflichtige Webinare bietet Weezevent sichere Zahlungsoptionen direkt bei der Anmeldung. Für kostenlose Webinare: Rechnen Sie mit ca. 50 % No-Show-Rate und planen Sie entsprechend mehr Anmeldungen ein.
5. Format des Webinars und der Präsentation wählen
Drei gängige Formate:
Einzelpräsentation: Ein/e Referent/in präsentiert. Ideal für Fachvorträge und kleinere Gruppen.
Interview: Ein/e Moderator/in befragt eine/n Expert/in. Dynamisch und abwechslungsreich.
Panel / Podiumsdiskussion: Mehrere Referent/innen diskutieren ein Thema. Ein/e Moderator/in ist unverzichtbar.
Das Format hängt von Zielgruppe, Thema und verfügbaren Sprecher/innen ab. Ein gut vorbereitetes Webinar mit klarem Ablauf wirkt immer professioneller als eine improvisierte Session.
6. Promotion starten
Starten Sie die Promotion mindestens 2–3 Wochen vor dem Webinar:
- Newsletter und E-Mailing an bestehende Kontakte
- Social Media (LinkedIn, Instagram, Facebook) mit Anmeldelink
- Website: Banner, Blogbeitrag oder Landingpage
- Persönliche Einladungen an VIP-Kontakte
Nutzen Sie die CRM- und E-Mailing-Tools von Weezevent, um gezielte Kampagnen zu versenden. Planen und automatisieren Sie Erinnerungs-Mails: 48 Stunden und 1 Stunde vor dem Webinar.
Tipps zur Kommunikation finden Sie in unserem Artikel Event ankündigen.
7. Inhalte vorbereiten und erstellen
Ihre Teilnehmenden brauchen Substanz. Erstellen Sie eine klare Struktur mit visuellen Hilfsmitteln:
- Eine Folie = eine Idee (nicht überladen)
- Bilder, Grafiken, Zahlen statt reinem Text
- Ggf. Live-Demos oder Produktvorstellungen
- Klare Zeitplanung pro Abschnitt
Planen Sie am Ende Zeit für Fragen ein. Behalten Sie die Uhr im Blick. Die ideale Webinar-Dauer liegt bei 30–60 Minuten.
8. Interaktion ansprechend einbauen
Der grösste Vorteil eines Live-Webinars via Webinar-Plattform gegenüber einem aufgezeichneten Video: die Interaktion. Nutzen Sie:
- Umfragen in Echtzeit (zu Beginn oder mittendrin)
- Q&A-Sessions (moderiert oder im Chat)
- Quiz oder Abstimmungen
- Breakout-Räume für Gruppenarbeit
Je interaktiver das Webinar, desto höher die Aufmerksamkeit und die Conversion-Rate.
9. Technik und Tools testen
Führen Sie einen vollständigen Testlauf durch, idealerweise mit einer Kollegin oder einem Kollegen als Test-Teilnehmer/in. Prüfen Sie:
- Internetverbindung (kabelgebunden bevorzugt)
- Mikrofon und Kamera (hochwertig)
- Beleuchtung (natürliches Licht von vorne)
- Bildschirmfreigabe und Folienübergänge
- Hintergrund (aufgeräumt und professionell)
- Umfragen und Q&A-Funktion
10. Nachbereitung und Follow-up effektiv nutzen
Nach Ende des Webinars beginnt die eigentliche Lead-Arbeit:
- Dankes-Mail an alle Teilnehmenden (inkl. Aufzeichnung und Zusammenfassung)
- Aufzeichnung an Angemeldete senden, die nicht teilnehmen konnten
- Feedback-Umfrage versenden
- Leads segmentieren und gezielt nachfassen
- Daten auswerten: Teilnahmequote, Verweildauer, Fragen, Umfrageergebnisse
Die CRM-Tools von Weezevent helfen Ihnen, Teilnehmerdaten zu analysieren und Follow-up-Kampagnen aufzusetzen.
Mit Weezevent verwalten Sie Anmeldungen, versenden Einladungen und analysieren Teilnehmerdaten für Ihr Webinar: Online-Anmeldungen, CRM- und Marketing-Tools und Online-Einladungen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Webinar?
Ein Webinar ist ein interaktives Online-Event, bei dem ein/e oder mehrere Referent/innen einem Publikum live Inhalte präsentieren. Teilnehmende können Fragen stellen und per Chat oder Umfrage interagieren. Webinare eignen sich für Fachvorträge, Produktpräsentationen, Schulungen, ein Seminar, und Lead-Generierung.
Welche Plattform eignet sich für Webinare?
Verbreitete Plattformen / Webinar-Tools sind Zoom, Microsoft Teams, LinkedIn, GoToWebinar, Google Meet und WebinarJam. Für die Anmeldung und das Teilnehmermanagement ergänzen Sie die Plattform mit einer Online-Anmeldelösung.
Wie lange sollte ein Webinar dauern?
30–60 Minuten sind ideal für ein erfolgreiches Webinar. Kürzere Sessions funktionieren für spezialisierte Themen, längere für interaktive Formate mit Q&A. Planen Sie immer Zeit für Fragen am Ende ein.
Kann ich mit Weezevent Anmeldungen für ein Webinar verwalten?
Ja. Über Weezevent erstellen Sie eine Anmeldeseite mit individuellen Formularen, verwalten kostenlose und kostenpflichtige Registrierungen und versenden automatische Bestätigungen und Einladungen.
Sollte ich mein Webinar aufzeichnen?
Ja. Die Aufzeichnung erweitert Ihre Reichweite über den Live-Termin hinaus. Senden Sie den Replay-Link an alle Angemeldeten und nutzen Sie ihn als dauerhaften Content.
Wie generiere ich Leads mit einem Webinar?
Sammeln Sie Daten bei der Anmeldung, bieten Sie werthaltigen Inhalt, setzen Sie klare Call-to-Actions während und nach dem Webinar und fassen Sie per E-Mail gezielt nach. Die Kombination aus Anmeldedaten und Teilnehmerverhalten ergibt qualifizierte Leads.
Wann ist der beste Zeitpunkt für ein Webinar?
Dienstag bis Donnerstag, später Vormittag oder früher Nachmittag für B2B. Abends für B2C. Vermeiden Sie Montag früh und Freitag nachmittag.
