Eine Party zu planen kann herausfordernd sein – besonders wenn Sie Ihre Gäste überraschen und einen unvergesslichen Abend schaffen wollen. Das Thema, der Headliner oder die Gästeliste spielen eine Rolle, aber das wichtigste Element einer gelungenen Party ist oft die Location. Ob Familienfest, Mottoparty, Geburtstagsfeier, Dinnerparty, oder Festival – Sie als Gastgeber setzen den Grundstein für gelungene Atmosphäre und Freude an der Veranstaltung.
Je öfter Sie in derselben Stadt feiern, desto schwieriger wird es, Ihr Publikum zu überraschen. Folgen Sie diesen Schritten und lassen Sie sich am Ende des Artikels von ungewöhnlichen Locations inspirieren.
Zusammenfassung
1. Ziele und Format fürs Event definieren
Bevor Sie starten, definieren Sie die Eckpfeiler Ihrer Party:
- Anlass: Geburtstag, Firmenfest, Clubabend, Community-Event?
- Format: Abendessen, Tanzparty, Themenabend, Gartenparty, Open Air?
- Zielgruppe: Freunde, Mitarbeitende, Kund/innen, breites Publikum?
- Grösse: 30 Gäste, 300 oder 3’000?
Diese Entscheidungen beeinflussen alles Weitere – von der Location über das Budget bis zur Art, wie Sie einladen.
Planen Sie einen grösseren Anlass mit mehreren Formaten oder Programmpunkten? Dann werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden zum Thema Event planen.
2. Datum und Budget für Feste festlegen
Das Datum bestimmt die Teilnahmequote. Vermeiden Sie Feiertage, grosse Ferien oder Kollisionen mit anderen lokalen Events. Für grössere Partys mit Einladungen: planen Sie 6–8 Wochen Vorlauf ein.
Das Budget umfasst typischerweise:
- Location-Miete
- Catering und Getränke – Cocktails können teuer werden!
- DJ, Band oder andere Unterhaltung
- Dekoration
- Sicherheit und Personal – hierfür brauchen Sie einen Zeitplan!
- Eventuell Kaution und Anzahlung für die Location
Denken Sie an eine Reserve von 10–15 % für Unvorhergesehenes. Erstellen Sie außerdem eine Checkliste für alle Kostenelemente.
3. Die richtige Location für den Moment finden
Die Location prägt den Charakter Ihrer Party. Behalten Sie bereits vorher das eventuelle Party-Motto und andere Bedingungen im Kopf – ist das Event z.B. vom Wetter abhängig? Es gibt verschiedene Wege, die passende zu finden.
Google Alerts und Recherche: Richten Sie Google Alerts mit gezielten Stichworten ein, um über Neueröffnungen informiert zu bleiben. Lokale Zeitungen und Magazine sind eine wertvolle Quelle für Location-Tipps in Ihrer Stadt.
Location-Plattformen: Seiten wie Eventlokale, Eventspots oder StageMe listen Locations nach Datum, Personenzahl und Art. Manche Bars stellen Räume gegen Mindestumsatz gratis zur Verfügung, Saal-Mieten sind meist kostenpflichtig.
Spaziergänge und Beobachtung: Klingt simpel, funktioniert aber: Gehen Sie durch Ihre Stadt mit offenem Blick. Manchmal liegt die perfekte Location direkt vor Ihrer Nase – eine alte Lagerhalle, ein ungenutztes Dach, ein Innenhof.
Mund-zu-Mund: Die älteste Methode, oft die effektivste. Erzählen Sie in Ihrem Netzwerk von Ihrem Projekt. Jemand kennt jemanden, der einen aussergewöhnlichen Ort kennt.
4. Behördliche Anforderungen klären
Wenn Sie über Location-Plattformen buchen, rechnen Sie mit Kaution und Anzahlung. Diese Kosten gehören früh ins Budget.
Open-Air-Partys: Für Partys in öffentlichen Räumen (Park, Strand, Platz) benötigen Sie eine Bewilligung der Gemeinde – sowohl für die Nutzung des Raums als auch für den Alkoholausschank. Prüfen Sie zusätzlich:
- Lärmschutzauflagen (oft 22 Uhr)
- Haftpflichtversicherung
- Sicherheitskonzept bei grösseren Events
- SUISA-Anmeldung, falls Sie Musik öffentlich abspielen
5. Einladungen und Anmeldungen verwalten
Für kleinere private Feiern reicht WhatsApp. Für grössere Partys, Firmenfeste oder öffentliche Events lohnt sich ein professionelles Online-Einladungssystem. Die Vorteile:
- Zentrale Verwaltung aller Anmeldungen
- Automatische Erinnerungen und Updates
- Personalisierte Einladungen mit Ihrem Branding
- Kontrolle über die Gästezahl in Echtzeit
Für öffentliche Partys mit Ticketverkauf nutzen Sie eine Online-Ticketing-Lösung, die den gesamten Verkaufsprozess abbildet – von Early-Bird-Preisen über VIP-Tickets bis zur Einlasskontrolle.
Für Firmenfeste und Corporate-Events ist eine zentrale Eventlösung besonders hilfreich: Sie sammeln Teilnehmerdaten, verwalten Dienstleister zentral und behalten den Überblick über die Kosten.
6. Zahlungen vor Ort
Bei grösseren Partys mit Bar und Verpflegung lohnt sich ein Cashless-Zahlungssystem. Gäste zahlen mit einer vorgeladenen Karte oder einem Wristband – das reduziert Wartezeiten, vereinfacht die Abrechnung und steigert den Umsatz pro Gast.
7. Kommunikation und Promotion
Je nachdem, wie öffentlich Ihre Party ist, nutzen Sie verschiedene Kanäle:
- Private Party: WhatsApp-Gruppe, persönliche Einladung, Facebook-Event.
- Firmenfest: Interne E-Mails, Intranet, eine eigene Veranstaltungsseite mit allen Details.
- Öffentliche Party oder Club-Event: Instagram, Facebook, lokale Medien, Plakate. Arbeiten Sie mit Influencer/innen oder Lokalmedien, wenn die Zielgruppe passt. Der Club- und Party-Bereich von Weezevent bietet spezifische Lösungen für diese Formate.
8. Inspiration: Ungewöhnliche Locations
Wollen Sie mit einer aussergewöhnlichen Location auffallen? Hier ein paar Inspirationen – von der verlassenen Industriehalle bis zum Museum.
Party in einer Schule oder einem Gymnasium
Leere Schulräume in den Sommerferien oder an Wochenenden können eine spektakuläre Kulisse bilden. Mehrere Klassenzimmer als unterschiedliche „Zonen“, die Aula als Tanzfläche – ein Konzept, das immer öfter umgesetzt wird.
Clubbing auf dem Wasser
Partyschiffe auf dem Zürichsee, dem Bodensee oder dem Rhein bieten eine besondere Stimmung. Viele Anbieter vermieten Boote inklusive Gastronomie und Technik für private oder öffentliche Events.
Dachterrassen und ehemalige Industriegebäude
Alte Fabrikgelände, Lagerhallen und Dachterrassen haben sich in vielen Schweizer Städten zu Eventlocations entwickelt. Sie bieten Charakter und Raum für kreative Gestaltung.
Party im Museum
Einige Museen öffnen ausserhalb der Öffnungszeiten für private Events. Die Kombination aus Kunst und Feier schafft eine einzigartige Atmosphäre. Die Anfrage lohnt sich – auch bei lokalen Kulturhäusern.
Weinkeller, Scheunen und Berghhütten
Besonders in ländlichen Regionen der Schweiz gibt es aussergewöhnliche Locations: historische Weinkeller im Wallis, Scheunen im Emmental, Berggasthöfe mit grosszügigen Räumen. Für Firmenfeste oder Hochzeiten ideal.
Für eine gelungene Party bietet Weezevent Online-Ticketing und Anmeldungen, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM- und Marketing-Tools – für eine reibungslose Organisation und unvergessliche Abende.
