Ein eigenes Konzert zu veranstalten ist für jeden machbar – ob für einen guten Zweck, zur Förderung einer Band, zur Finanzierung eines Vereins oder einfach aus Leidenschaft für Live-Musik. Damit alles reibungslos läuft, brauchen Sie eine klare Struktur und gute Vorbereitung. Hier sind die 7 wichtigsten Schritte, um Ihr Konzert erfolgreich zu planen.
Zusammenfassung
1. Zielgruppe und Budget definieren
Bevor Sie ein Konzert organisieren, müssen Sie Ihre Zielgruppe kennen. Welches Publikum wollen Sie ansprechen? Das Alter beeinflusst wichtige Entscheidungen: Alkoholausschank, Endzeitpunkt, Genehmigungen.
Definieren Sie eine realistische Besucherzahl, ab der sich Künstlergagen, Raummiete, Gastronomie und alle weiteren Ausgaben rechnen. Ein solider Budgetplan ist die Grundlage – er dient als Leitfaden für die gesamte Organisation, setzt wichtige Grenzen und hilft bei der Analyse nach dem Event.
Denken Sie auch an Sponsoring und Partnerschaften: Unternehmen oder lokale Partner können finanzielle oder materielle Unterstützung bieten – im Gegenzug für Sichtbarkeit und Werbung bei Ihrem Event.
Weezevent begleitet Konzert- und Tourveranstalter jeder Grösse. Erfahren Sie, wie Weezevent bei AC/DC und beim Lollapalooza Berlin eingesetzt wurde.
2. Die richtige Location finden
Die Location muss zum Musikstil, zur erwarteten Besucherzahl und zu den technischen Anforderungen passen. Informieren Sie sich über Konzertsale, Clubs, Mehrzweckhallen oder öffentliche Räume in Ihrer Region.
Klären Sie mit dem Betreiber:
- Gibt es barrierefreien Zugang auf dem Gelände?
- Raucherbereiche, Parkplätze?
- Ist Alkoholausschank möglich (Lizenz vorhanden)?
- Ist Sicherheitspersonal inklusive?
- Verfügt die Location über eigene Ton- und Lichttechnik?
- Müssen Sie Barpersonal mitbringen?
Prüfen Sie auch im Veranstaltungskalender, ob am gleichen Datum kein anderes grosses Event in der Region stattfindet.
3. Rechtliche Anforderungen klären
Je nach Grösse und Art Ihres Konzerts gelten unterschiedliche Vorschriften. Klären Sie frühzeitig die wichtigsten Eckpunkte für Veranstaltungen ab:
- Genehmigungen: Prüfen Sie, ob für Ihren Veranstaltungsort eine Bewilligung nötig ist. Bei grösseren Events (in der Schweiz ab ca. 1’000 Besucher/innen) sind Meldungen an die Gemeinde oder Polizei erforderlich.
- Sicherheit und Sanitätsdienst: Bei kleineren Konzerten genügt eine Notfallliste und ein Erste-Hilfe-Set. Bei grösseren Events benötigen Sie professionelle Sanitätsdienste und ein Sicherheitsteam – Faustregel ist meistens: eine Sicherheitskraft pro 100 Besucher/innen.
- Versicherung: Eine Haftpflichtversicherung ist Pflicht. Klären Sie mit Ihrem Versicherer, ob Auf- und Abbau sowie eine Annullierungsversicherung abgedeckt sind.
- Verträge und Honorare: Künstler, Dienstleister und Personal müssen vertraglich abgesichert sein. Unterscheiden Sie zwischen Engagementvertrag (direkt mit Künstler/innen) und Abtretungsvertrag (bei Buchung über einen Tourveranstalter).
- Urheberrechte (SUISA): Melden Sie Ihr Konzert rechtzeitig bei der SUISA an (in der Schweiz) bzw. bei der GEMA (in Deutschland). Nach dem Event müssen Sie die gespielte Setlist und die Einnahmen melden.
4. Künstler, Musik und Dienstleister koordinieren
Sobald Location und Formalitäten geklärt sind, geht es an die Programmierung – der Kern Ihres Konzerts.
Künstler/innen: Wie viele Acts sollen auftreten? Dreht sich der Abend um einen Headliner mit Vorprogramm, oder wollen Sie mehrere Bands präsentieren? Fordern Sie frühzeitig den Rider von Musikern an (technische Anforderungen und Wünsche) und kümmern Sie sich um Transport und Unterkunft.
Ton und Licht: Falls die Location keine eigene Technik hat, buchen Sie einen professionellen Ton- und Lichttechniker.
Sicherheit: Wählen Sie ein Sicherheitsteam, das zum Charakter Ihres Events passt. Ein unpassender Sicherheitsdienst kann die Stimmung ruinieren.
Catering: Planen Sie Verpflegung für Publikum und Crew. Lokale Foodtrucks oder Caterer halten die Kosten im Rahmen und stärken die regionale Verankerung.
Ticketing und Zugangskontrolle: Richten Sie eine Online-Ticketing-Lösung ein, um Tickets selbst zu verkaufen, verschiedene Preiskategorien anzubieten und ggf. Merchandising über Zusatzverkauf (Cross-Selling) zu integrieren.
5. Ticketverkauf einrichten
Ein durchdachtes Ticketing ist entscheidend für den Erfolg Ihres Konzerts. Legen Sie Preise fest, bestimmen Sie den Verkaufsstart und wählen Sie die richtigen Kanäle.
- Online-Ticketing: Mit einer Ticketing-Plattform verkaufen Sie Tickets direkt über Ihre Website oder über eine eigene Veranstaltungsseite. Die Daten gehören Ihnen – ein wichtiger Vorteil gegenüber reinen Distributoren.
- Vor-Ort-Verkauf: Ergänzen Sie den Online-Verkauf mit einer Abendkasse oder physischen Verkaufsstellen.
- Cross-Selling: Verkaufen Sie Merchandising, Parktickets oder VIP-Upgrades direkt im Kaufprozess.
- Preisstufen: Nutzen Sie Early-Bird-Tarife, um frühzeitige Verkäufe zu fördern. Lesen Sie mehr über Ticketing und Konversion.
- Sitzplätze: Bei Konzerten mit fester Bestuhlung — etwa in Theatern, Kulturhäusern oder Konzertsälen — bietet sich eine nummerierte Sitzplatzwahl an. Teilnehmende wählen ihren Platz direkt bei der Buchung, und Sie vermeiden Stress und Gedränge am Einlass.
- Cashless: Bei grösseren Konzerten lohnt sich ein Cashless-Zahlungssystem an der Bar und an Essensständen. Weniger Bargeldhandling, kürzere Wartezeiten und ein höherer Umsatz pro Besucher/in. Einen umfassenden Überblick bietet unser Cashless-Guide für Veranstalter.
6. Kommunikation und Promotion
Die Kommunikation begleitet das gesamte Projekt – vor, während und nach dem Konzert. Nutzen Sie verschiedene Kanäle, um Ihre Zielgruppe zu erreichen:
- Veranstaltungsseite: Erstellen Sie eine eigene Event-Seite mit allen Infos, dem Ticketlink und visuellen Elementen, die die Atmosphäre Ihres Konzerts vermitteln.
- Social Media: Posten Sie regelmässig – Künstlervorstellungen je nach Bekanntheitsgrad, Proben-Einblicke hinter die Kulissen, Venue-Fotos, Highlights. Binden Sie die Künstler/innen ein, damit diese Ihre Inhalte teilen. Erstellen Sie ein Facebook-Event und integrieren Sie Ihr Ticketing direkt.
- Newsletter: Informieren Sie Ihre Kontakte 3 Monate vor dem Konzert per Newsletter. Senden Sie eine Erinnerung kurz vor dem Event – inklusive Promo-Code für einen Extra-Anreiz.
- Presse: Erstellen Sie eine Medienmitteilung mit Fotos, Videos, Künstler-Infos und Ticketlink. Kontaktieren Sie Musikmedien, die zu Ihrem Genre passen. Bieten Sie Interviews mit den Künstler/innen an.
- Plakate und Flyer: Je nach Budget kann eine lokale Plakatkampagne sinnvoll sein. Verteilen Sie Material dort, wo Ihre Zielgruppe unterwegs ist.
- Während des Konzerts: Streamen Sie Ausschnitte live auf Social Media. Erinnern Sie an Uhrzeiten und praktische Infos.
7. Nach dem Konzert: Nachbereitung
Nach dem Konzert ist vor dem nächsten Event. Nehmen Sie sich Zeit für eine gründliche Nachbereitung:
- Aufräumen und Abrechnen: Bauen Sie alles zeitnah ab, machen Sie die Abrechnung und melden Sie Setlist und Einnahmen an die SUISA/GEMA.
- Team würdigen: Organisieren Sie ein kleines Get-together für Crew, Freiwillige und ggf. Künstler/innen. Gute Beziehungen zahlen sich bei zukünftigen Konzerten aus.
- Feedback einholen: Bedanken Sie sich bei Ihrem Publikum und senden Sie Zufriedenheitsumfragen – zum Beispiel über die integrierten CRM-Tools von Weezevent.
- Kommunikation fortsetzen: Teilen Sie Fotos und Videos auf Social Media. Gehen Sie offen mit Kritik um – nichts schadet mehr als ein Veranstalter, der Probleme oder Bedürfnisse ignoriert. Transparenz stärkt das Vertrauen für zukünftige Events.
- Presserückblick: Sammeln Sie alle Medienbeiträge in einem Presse-Clipping – wertvoll für künftige Sponsorengespräche.
Weezevent bietet Konzertveranstaltern Online-Ticketing, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM- und Marketing-Tools – für eine reibungslose Organisation und ein grossartiges Live-Erlebnis.
FAQ
Wie organisiere ich ein Konzert zum ersten Mal?
Definieren Sie Zielgruppe, Budget und Musikstil. Suchen Sie eine passende Location, klären Sie Genehmigungen, buchen Sie Künstler/innen und richten Sie frühzeitig ein Ticketing ein. Eine klare Planung ist der Schlüssel.
Wie finde ich die richtige Location für ein Konzert?
Die Location muss zum Musikstil, zur Besucherzahl und zu den technischen Anforderungen passen. Prüfen Sie Ausstattung, Erreichbarkeit, Lizenzfragen und ob Sicherheitsdienst inklusive ist oder zur Verfügung steht.
Welche Genehmigungen brauche ich für ein Konzert?
Das hängt von Grösse und Ort ab. In der Schweiz sind ab ca. 1’000 Besucher/innen Meldungen an die Gemeinde nötig. Ausserdem: SUISA-Anmeldung, Haftpflichtversicherung und ggf. Schankerlaubnis für Getränke.
Wie viel Sicherheitspersonal brauche ich?
Als Faustregel: eine Sicherheitskraft pro 100 Besucher/innen. Bei grösseren Events kommen professionelle Sanitätsdienste hinzu.
Wie verkaufe ich Tickets für mein Konzert?
Nutzen Sie eine Online-Ticketing-Lösung für den Vorverkauf und ergänzen Sie mit Abendkasse. Early-Bird-Preise und Cross-Selling Lösungen (Merchandising, VIP-Upgrades) steigern Umsatz und Teilnehmererlebnis.
Wie bewerbe ich mein Konzert effektiv?
Kombinieren Sie Social Media, eine eigene Event-Seite, Newsletter, Pressearbeit und ggf. lokale Plakatkampagnen. Binden Sie die Künstler/innen aktiv in die Kommunikation ein.
Wie manage ich Einladungen und Akkreditierungen?
Für VIPs, Partner und Presse nutzen Sie eine zentrale Akkreditierungsplattform mit eigenen Badges und definierten Zutrittsrechten.
Was muss ich nach dem Konzert tun?
Die Liste ist lang: Abrechnung, SUISA/GEMA-Meldung, Feedback einholen, Team danken, Social-Media-Content teilen und Presse-Clipping erstellen. Die Nachbereitung legt den Grundstein für zukünftige Konzerte.
