Ein Event zu planen erfordert sorgfältige Vorbereitung und eine klare Struktur. Budget, Logistik, Projektmanagement, Teamkoordination – es gibt viele Bausteine, die zusammenpassen müssen. In diesem Leitfaden finden Sie alle wichtigen Schritte, um Ihre Veranstaltung von der ersten Idee bis zum erfolgreichen Abschluss zu organisieren.
Zusammenfassung
Warum ein Event organisieren?
Ein professionelles Event zu organisieren ist eine der wirkungsvollsten Kommunikations- und Vertriebsstrategien. Je nach Zielsetzung bieten Veranstaltungen zahlreiche Vorteile:
- Ihr Angebot, Ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren
- Den Teamgeist stärken
- Neue Kunden gewinnen und bestehende Beziehungen vertiefen
- Die Sichtbarkeit und Bekanntheit Ihres Unternehmens steigern
- Ein neues Produkt oder eine Dienstleistung wirkungsvoll einführen
- Geschäftliche Möglichkeiten schaffen
- Einen besonderen Anlass feiern (Firmenjubiläum, erfolgreiche Finanzierungsrunde, Verabschiedung)
Die Organisation eines Events lässt sich allerdings nicht improvisieren. Für ein erfolgreiches Ergebnis brauchen Sie eine präzise Planung. Hier sind die wichtigsten Schritte.
1. Ziele des Events definieren
Der erste Schritt beim Event planen: Definieren Sie klar, was Sie erreichen wollen. Klären Sie den Umfang, die Zielgruppe, die gewünschten Ergebnisse und die Identität Ihres Events.
Es gibt viele Eventformate – kommerziell, kulturell, sportlich oder ein Firmenanlass. Umso wichtiger ist es, sich von anderen Veranstaltungen abzuheben und einen klaren Mehrwert zu bieten. Definierte Ziele helfen Ihnen, Stärken, Schwächen und Ihre USP (Unique Selling Proposition) zu erkennen.
Diese Grundlage gibt Ihnen eine klare Richtung für die gesamte Organisation und ist gleichzeitig die Basis für Gespräche mit potenziellen Partnern, Sponsoren, Presse und Ihrem Team.
Nutzen Sie die SMART-Methode, um Ihre Ziele zu schärfen:
- Spezifisch: Einfach, verständlich und so konkret wie möglich.
- Messbar: Sie können den Fortschritt verfolgen und nach dem Event auswerten.
- Attraktiv: Ambitioniert genug, um das Team zu motivieren, aber realistisch.
- Realistisch: Passend zu Ihren Ressourcen – Zeit, Budget, Personal, Material.
- Terminiert: Mit einer klaren Deadline, ggf. in Zwischenziele unterteilt.
2. Das richtige Datum finden
Nichts ist ärgerlicher, als ein Event zu planen und am Tag selbst festzustellen, dass die Teilnehmerzahl enttäuscht – weil das Datum ungünstig war.
Achten Sie auf folgende Punkte:
- Vermeiden Sie Schulferien, Feiertage und Montage.
- Prüfen Sie den Veranstaltungskalender, um Überschneidungen mit Konkurrenzevents zu vermeiden.
- Bei Abendveranstaltungen: Halten Sie das Format locker. Nach einem langen Arbeitstag will sich niemand den Kopf zerbrechen.
- Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit Ihrer wichtigsten Beteiligten – Dienstleister, Personal, Speaker.
- Wählen Sie ein Datum mit genügend Vorlaufzeit für Einladungen und Vorbereitung.
3. Die passende Location wählen
Sobald das Datum steht, geht es an die Wahl der Location, wahrscheinlich in der Schweiz. Drei Kriterien sind entscheidend:
Der Typ: Gemeindesaal, Kongresszentrum, Ausstellungsfläche? Wählen Sie eine Location mit ausreichend Platz und den nötigen Einrichtungen – Bühne, Küche, Parkplätze, Klimaanlage je nach Jahreszeit.
Die Erreichbarkeit: Der Veranstaltungsort sollte gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder per Auto erreichbar sein. Bei mehrtägigen Events prüfen Sie auch die Nähe zu Hotels.
Die Originalität: Ein ungewöhnlicher Ort bleibt in Erinnerung – eine alte Fabrik, ein Museum, ein Bauernhof. Klären Sie vorab:
- Mietkosten (inkl. Auf-/Abbau)
- maximale Besucherzahl
- Stornierungsbedingungen
- Catering-Vorgaben
- audiovisuelle Möglichkeiten
- Parkmöglichkeiten
4. Die Location vorbereiten
Die visuelle Gestaltung Ihres Events hat grossen Einfluss auf den Eindruck bei Besuchern und Partnern. Sie transportiert das Image und die Werte Ihres Unternehmens.
Gestalten Sie die Räumlichkeiten so, dass sie Ihre Botschaft widerspiegeln. Für Konferenzen, Messen oder Produktlaunches lohnt es sich, mit Dekorateuren und Szenenbildnern zusammenzuarbeiten, die Ihre Vision innerhalb der Gegebenheiten des Ortes umsetzen.
5. Einen Rückwärtsplan erstellen
Ein Rückwärtsplan (Retroplanning) ist beim Event planen unverzichtbar. Listen Sie alle Aufgaben von der ersten Planungsphase bis zum Eventtag auf und aktualisieren Sie den Planund die Checkliste laufend.
Typische Aufgaben:
- Team zusammenstellen
- Partner und Dienstleister suchen
- Kommunikationsmittel entwickeln
- Online-Ticketing einrichten
- Materialien und Ausstattung produzieren
- Speaker oder Künstler buchen
- Sicherheit und rechtliche Anforderungen klären
Die Eventbranche ist bekannt für Überraschungen. Planen Sie immer Alternativen – Plan B, C und D.
6. Budget planen
Erstellen Sie parallel zum Zeitplan einen detaillierten Budgetplan. Dieser gibt Ihnen Überblick über Kosten und erwartete Einnahmen und dient als Grundlage für Gespräche mit Sponsoren und Partnern.
Typische Ausgabenposten:
- Miete der Location
- Personal (Empfang, Hostessen), evtl. sogar ein Eventplaner
- Catering
- Ton-, Licht- und Videotechnik
- Mobiliar (Tische, Stühle, Bildschirme)
- Versicherungen
- Sicherheit
- Notfallplanung
Beachten Sie dabei auch die geltenden MwSt.-Regelungen für Event-Ticketing in der Schweiz.
7. Sponsoren und Partner gewinnen
Sponsoren, Partner und Förderer können Ihr Event finanziell, materiell und personell unterstützen – und gleichzeitig die Sichtbarkeit erhöhen.
Identifizieren Sie Unternehmen oder Organisationen, die von einer Zusammenarbeit profitieren. Denken Sie an gegenseitige Sichtbarkeit, thematische Passung, Möglichkeiten für Auftritte, Stände oder Sampling. Eine gute Partnerschaft ist immer eine Win-win-Situation.
8. Die richtigen Dienstleister für alles finden
Je nach Format und Grösse Ihres Events benötigen Sie unterschiedliche Dienstleister:
- Sicherheit und Zugangskontrolle
- Catering für Team und Gäste
- Ticketing-Plattform, Einladungs- und Akkreditierungsmanagement
- Technik: Ton, Licht, Internet
Erstellen Sie ein Lastenheft mit Ihren Anforderungen und vergleichen Sie Angebote, um die beste Wahl zu treffen.
9. Ticketing einrichten
Ein gutes Ticketing- und Registrierungssystem ist entscheidend für den Erfolg Ihres Events. Richten Sie den Online-Ticketverkauf frühzeitig ein und kombinieren Sie ihn mit gezielter Kommunikation.
Einige Tipps:
- Erstellen Sie Promotioncodes, um frühzeitige Anmeldungen oder das Teilen des Events zu fördern.
- Nutzen Sie zeitliche Preisstufen: Frühbucher zahlen weniger, spätere Tickets kosten mehr. Mehr dazu lesen Sie im Artikel über Ticketing und Konversion.
- Je nach Projekt kann auch der Verkauf vor Ort sinnvoll sein.
Für eine einfache und schnelle Einrichtung Ihres Ticketings erfahren Sie hier mehr über die Lösungen von Weezevent.
10. Aktivitäten und Programm gestalten
Ein attraktives Programm macht den Unterschied. Hier einige Ideen:
- Wettbewerbe wie Quizze oder Tombolas, bei denen Besucher Preise gewinnen können.
- Umfragen, um live Feedback zu sammeln und das Publikum einzubeziehen.
- Foto- oder Videokabinen für Social-Media-Content oder Nachbearbeitung.
- Interaktive Technik wie VR-Brillen oder digitale Whiteboards.
Das gilt für Messen ebenso wie für Freizeit- und Sportevents.
11. Kommunikation und Marketing
Erreichen Sie Ihre Zielgruppe über alle relevanten Kanäle:
- Event-Website: Erstellen Sie eine eigene Seite oder Landingpage mit allen wichtigen Informationen, dem Ticketlink und einem klaren Call-to-Action. Bei Events mit Speakern: Geben Sie ihnen einen prominenten Platz mit Foto und Kurzbiografie.
- Newsletter: Halten Sie Ihr Netzwerk mit regelmässigen Updates auf dem Laufenden. Nutzen Sie ein CRM-Tool, um Ihre Kontakte gezielt anzusprechen.
- Einladungen: Versenden Sie frühzeitig ein Save-the-Date, gefolgt von einer Erinnerung kurz vor Anmeldeschluss und einem letzten Update vor dem Event.
- Social Media: Wählen Sie die Plattformen, die zu Ihrer Zielgruppe passen. Erstellen Sie einen prägnanten Hashtag und posten Sie regelmässig. Vergessen Sie nicht, Logo und Eventlink in jedem Beitrag zu integrieren.
- Influencer und Kooperationen: Suchen Sie nach Persönlichkeiten oder Unternehmen, die Ihr Event über ihre Kanäle bewerben oder am Eventtag mitwirken können.
Wie gute Eventkommunikation in der Praxis aussieht, zeigt das Beispiel von Bro Rider X.
12. Passenden Content erstellen
Guter Content macht Ihr Event erlebbar – schon vor dem eigentlichen Tag. Teilen Sie Highlights, Einblicke hinter die Kulissen und Informationen zu Speakern. Live-Posts auf Social Media halten das Interesse aufrecht und geben Teilnehmern das Gefühl, Teil des Erlebnisses zu sein.
Stellen Sie sicher, dass Programm, Speakerprofile, Zugangsinformationen und praktische Details leicht zugänglich sind.
13. Gamification einsetzen
Machen Sie Ihr Event unterhaltsam und interaktiv. Live-Musik, Akrobaten oder Zauberer sorgen für Abwechslung – besonders beim Abendprogramm. Auch Virtual Reality oder Augmented Reality können Ihrem Event eine besondere Note verleihen.
14. Das Erlebnis am Eventtag
Denken Sie an das Erlebnis Ihrer Gäste. Versenden Sie vorab alle wichtigen praktischen Informationen und sorgen Sie vor Ort für eine einladende Atmosphäre mit Bereichen zum Essen, Netzwerken und Entspannen.
Vergessen Sie nicht die Infrastruktur: Toiletten, Wasserstellen, barrierefreier Zugang, Informationspunkte. Kurze Wartezeiten und eine klare Orientierung tragen massgeblich zu einem positiven Erlebnis bei.
Für grössere Events lohnt sich ein Cashless-Zahlungssystem, um Wartezeiten zu verkürzen und den Ablauf zu beschleunigen. Einen umfassenden Überblick bietet unser Cashless-Guide für Veranstalter.
15. Ihr Team vorbereiten und mobilisieren
Verteilen Sie Aufgaben klar nach Funktionen: Registrierung, Empfang, Technik, Catering, Pressearbeit. Jede Person braucht einen definierten Verantwortungsbereich.
Empfehlungen:
- Erstellen Sie eine klare Aufgabenliste für jedes Teammitglied.
- Bestimmen Sie eine Projektleitung, die den Überblick behält und bei Unvorhergesehenem reagiert.
- Sorgen Sie für ein Kommunikationssystem am Eventtag – Funkgeräte oder eine App wie Slack.
- Nutzen Sie eine Zugangskontrolle, um Besucherströme effizient zu steuern.
- Ziehen Sie Freiwillige über Vereine, Hochschulen oder Universitäten hinzu.
16. Aus Rückmeldungen lernen für zukünftige Eventplanung
Nach dem Event ist vor dem Event. Organisieren Sie zeitnah ein Debriefing mit Ihrem Team und Ihren Partnern, um Ziele und Ergebnisse abzugleichen.
- Verhalten analysieren: Nutzen Sie die verfügbaren Daten, um zu verstehen, welche Zielgruppen am aktivsten waren. So können Sie Ihre Marketing- und Kommunikationsstrategie für künftige Veranstaltungen gezielt anpassen.
- Feedback einholen: Versenden Sie gezielte Umfragen per E-Mail – zum Beispiel über die integrierten CRM-Tools von Weezevent. So erhalten Sie präzise Rückmeldungen und können Ihre Strategie datenbasiert weiterentwickeln.
- Unterlagen sichern: Checklisten, Zeitpläne und Budgetdokumente sind wertvolle Ressourcen für zukünftige Events. Kombinieren Sie diese mit Ihren Analysen, um beim nächsten Mal noch effizienter zu arbeiten.
- Logistik abschliessen: Bedanken Sie sich bei Speakern, Teammitgliedern und Dienstleistern. Stellen Sie sicher, dass alle Zahlungen fristgerecht erfolgen.
Für die Organisation Ihrer Events bietet Weezevent Lösungen für Online-Ticketing, Zugangskontrolle, Cashless Payments und Marketing- und CRM-Tools.
