Die Ankündigung Ihres Events ist genauso wichtig wie die Planung selbst. Ein uninformiertes Publikum ist ein Publikum, das nicht kommt. Egal wie gut Ihre Veranstaltung organisiert ist – ohne gezielte Kommunikation erreichen Sie Ihre Zielgruppe nicht.
Von E-Mail-Marketing über Social Media bis hin zu Pressearbeit: In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihr Event wirkungsvoll bewerben. Für einen umfassenden Überblick über die gesamte Eventplanung lesen Sie unseren Leitfaden zum Event planen.
Zusammenfassung
1. Event-Marketing: Warum eine gezielte Ankündigung entscheidend ist
Es ist verlockend anzunehmen, dass ein gutes Event sich von selbst herumspricht. In der Praxis ist das selten der Fall. Die zentrale Frage ist: Wie erreichen Sie Menschen, die sich für Ihr Event interessieren würden, aber noch nichts davon wissen?
Durch gezielte Eventmarketing-Massnahmen stellen Sie sicher, dass:
- Ihre Zielgruppe rechtzeitig informiert ist
- Neue Besucher/innen auf Sie aufmerksam werden
- Anmeldungen und Ticketverkäufe frühzeitig starten
- Ihr Event am Veranstaltungstag gut besucht ist
2. Kommunikationsstrategie festlegen
Bevor Sie mit der Promotion beginnen, klären Sie drei Punkte:
- Ziele: Was wollen Sie erreichen? Bekanntheit steigern (Reichweite), Anmeldungen generieren, Stammbesucher/innen binden?
- Zielgruppe: B2B oder B2C? Intern oder extern? Welche Interessen und Erwartungen hat Ihr Publikum?
- Botschaft: Warum sollte jemand zu Ihrem Event kommen? Was ist der konkrete Mehrwert für die Teilnehmenden?
Listen Sie alle verfügbaren Kanäle auf (eigene, bezahlte, verdiente Medien), weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und erstellen Sie einen Zeitplan.
Ein gutes Praxisbeispiel für strukturierte Eventkommunikation finden Sie in unserem Interview: Wie strukturiert man die Kommunikation für ein Event? Im Gespräch mit Bro Rider X.
3. Event-Website und Anmeldung aufsetzen
Bevor Sie Ihr Event bewerben, muss die Infrastruktur stehen. Erstellen Sie eine eigene Veranstaltungsseite mit folgenden Elementen:
- Klarer Titel, Datum, Uhrzeit und Ort
- Wertversprechen: Warum dieses Event?
- Programm mit Sessions, Referent/innen, Ablauf
- Anmeldeformular oder Ticketshop
- Preise und Ticketkategorien
- Logos von Partnern und Sponsoren als Social Proof
Richten Sie Ihr Online-Ticketing ein, bevor Sie die Ankündigung starten – so können Interessierte sofort buchen.
4. Event auf Social Media bewerben
Timing: Die beste Zeit für eine Ankündigung auf Social Media liegt um ca. 11 Uhr vormittags, damit der Post während der Mittagspause sichtbar ist. Ideal: Montag bis Donnerstag. Vermeiden Sie Tage, an denen andere grosse Events die Aufmerksamkeit dominieren.
Formate: Nutzen Sie eine Mischung aus:
- Kurze Textposts (90–140 Zeichen) für Ankündigungen
- Bilder und Videos (Reels, Stories) für Reichweite
- Karussell-Posts für Programmübersichten oder Speaker-Vorstellungen
- Behind-the-Scenes-Content für Authentizität
Hashtag: Erstellen Sie einen eigenen Event-Hashtag und verwenden Sie ihn konsequent. Teilnehmende werden ihn vor, während und nach dem Event nutzen, um ihre Erfahrungen zu teilen.
Influencer/innen: Laden Sie Influencer/innen mit einer relevanten Community ein. Klären Sie frühzeitig: Dauer der Anwesenheit, erwartete Posts, Budget. Je spezifischer Ihre Anforderungen, desto eher ist eine Vergütung nötig.
Redaktionsplan: Planen Sie 2–3 Posts pro Woche in den Wochen vor dem Event. Variieren Sie die Inhalte: Teaser, Speaker-Highlight, Countdown, Community-Fragen.
5. E-Mail-Marketing und Newsletter
E-Mail bleibt einer der stärksten Kanäle für Eventmarketing. Planen Sie eine Sequenz:
- T-6 bis T-4 Wochen: „Save the Date“ – Teaser mit Datum, Ort und Kernbotschaft.
- T-4 bis T-3 Wochen: Ankündigung – Anmeldungen öffnen (idealerweise mit Early-Bird-Preisen).
- T-2 bis T-1 Wochen: Erinnerungen – neue Speaker, Programmupdates, verbleibende Plätze.
- T-3 Tage: Letzte Chance – Dringlichkeit und Social Proof („Schon X Anmeldungen!“).
Mit den CRM- und Marketing-Tools von Weezevent versenden Sie personalisierte E-Mails direkt an Ihre Kontaktliste und Teilnehmenden.
Nutzen Sie für persönlichere Formate auch die Möglichkeit, personalisierte Online-Einladungen zu versenden.
6. Presse und Medienarbeit
Je nach Art Ihres Events kann Pressearbeit die Reichweite deutlich erhöhen:
- B2B-Events: Pressemitteilung mit Fakten, Zahlen und Studienergebnissen. Fachartikel in Branchenmedien.
- B2C-Events: Menschlicher Blickwinkel – Erlebnisse, Geschichten, Testimonials. Lokale Medien und Kulturredaktionen.
Tipps für eine effektive Pressemitteilung:
- Klare Betreffzeile mit dem Wichtigsten
- Wer, Was, Wann, Wo, Warum im ersten Absatz
- Zitate von Organisator/innen oder bekannten Referent/innen
- Bildmaterial und Link zur Veranstaltungsseite
- Versand ca. 3 Wochen vor dem Event
7. Event-Kommunikation am Eventtag
- Teilen Sie praktische Infos: Anfahrt, Einlass, Programmänderungen
- Posten Sie Live-Updates, Stories und Impressionen auf Social Media
- Nutzen Sie Ihren Event-Hashtag aktiv
- Halten Sie eine E-Mail-Adresse und einen Social-Media-Kanal für Fragen bereit
- Falls die Anmeldung noch offen ist: Erinnern Sie an den Ticketlink
8. Nach dem Event: Follow-up
- Dankes-E-Mail mit Fotos und Highlights
- Zufriedenheitsumfrage (NPS, Feedback)
- Teilen von Präsentationen oder Replays
- Ankündigung des nächsten Events
- Pressemitteilung mit Ergebnissen
9. Tipps nach Zielgruppe
- B2B: Fachliche Inhalte, Case Studies, Networking betonen
- B2C: Storytelling, FOMO, Gewinnspiele
- Interne Events: Zusammenhalt, einfache Anmeldung
Weezevent unterstützt Sie bei der Bewerbung und Organisation Ihres Events: Online-Ticketing, Zugangskontrolle, Cashless Payments und CRM- und Marketing-Tools.
