Papstbesuch in Frankreich

Alle Etappen haben eines gemeinsam: Keine funktioniert wie die andere. Die Veranstalter wechseln je nach Stadt, die Kapazitäten schwanken stark, jeder Standort hat eigene Regeln für die Besucherführung und jedes Badge unterliegt verschärften Sicherheitsvorkehrungen.

Die Komplexität lag vor allem in drei Bereichen:

• Akkreditierungen: 70.000 Personen, die vor jeder Badge-Ausgabe behördlich freigegeben werden mussten, bei gleichzeitigem Andrang in den Ausgabezentren.
• Anmeldungen: mehrere hunderttausend Plätze, verteilt auf die breite Öffentlichkeit und reservierte Kontingente, ohne die Kontrolle über die Kapazitäten zu verlieren.
• Zugangskontrolle: Tickets, die mit der Infrastruktur des Stade de France kompatibel sein mussten, bei angepassten Kontrollregeln an den übrigen Standorten.

Mehrere Tage lang lebten unsere Teams im Rhythmus eines Events von seltener Größenordnung, damit jeder dieser Bereiche ohne Plan B funktionierte.

1. 70.000 Akkreditierungen, abhängig von der Sicherheitsüberprüfung

Ein Volunteer in Lourdes, ein/e beim Vatikan akkreditierte/r Journalist/in oder ein Mitglied der liturgischen Dienste: Alle drei machen unterschiedliche Angaben, durchlaufen andere Abläufe und haben andere Zugangsrechte. Bei 70.000 zu akkreditierenden Personen besteht die Herausforderung darin, die Verwaltung zu zentralisieren und dabei getrennte Bereiche für jede Zielgruppe und jeden Veranstalter beizubehalten.

In WeezCrew haben wir 19 Projekte eingerichtet. Die Veranstalter sehen nur die Profile ihrer eigenen Events, nutzen aber ein gemeinsames System, um Daten zu erfassen, Freigaben zu verfolgen und Akkreditierungen zu erstellen.

Die Sicherheitsüberprüfung steuert alles. Wir haben ein Formular für jede Personengruppe erstellt (Volunteers, Staff, Produktion, Medien und Liturgie), um je nach Rolle, Standort und Ablauf genau die Informationen zu erfassen, die die Behörden benötigen. Nach der Prüfung wird der Status jedes Profils in WeezCrew aktualisiert. Nur freigegebene Profile erhalten ihren personalisierten Abholschein mit QR-Code, der für die Abholung des Badges erforderlich ist.

Anschließend müssen die Ausgabezentren die Nachfragespitzen abfangen. Mehrere zehntausend Badges werden innerhalb weniger Tage ausgegeben, ohne dass das Tempo sinkt. Um diese Mengen zu bewältigen, wurden sechs Zentren mit 40 eigenen Stationen ausgestattet, jeweils mit Computer, Drucker und mobilem Scanner.

Die akkreditierte Person zeigt ihren Abholschein vor, der Scan des QR-Codes öffnet direkt ihr Profil in WeezCrew, und das Personal kann den Druck des personalisierten, reißfesten Badges im A6-Format starten.

Jede Station ist als Kit aufgebaut, damit sie sich leicht transportieren und neu aufstellen lässt. Steigt der Andrang in einem Zentrum, können unsere Teams schnell einen Teil der Ausrüstung von einem anderen Standort verlagern und so die Druckkapazität erhöhen.

Einige Badges wurden auch vorab vorbereitet. Über 200 Akkreditierungen für die Medien wurden in unseren Pariser Büros gedruckt und anschließend an den Vatikan geschickt.

Nach der Ausgabe der Akkreditierung können sich nicht alle Profile gleich bewegen. Die Rechte hängen von Stadt, Standort, Funktion und dem Bereich ab, zu dem die Person Zugang benötigt.

Diese Informationen sind direkt mit den Profilen in WeezCrew verknüpft und werden anschließend auf der Akkreditierung abgebildet. Der Veranstalter kann Standardrechte je nach Profiltyp festlegen und sie bei Bedarf individuell anpassen. So kann ein Badge zum Beispiel für Einsätze in Paris und Lourdes gelten und gleichzeitig den Zugang zu bestimmten Bereichen in jeder Stadt einschränken.

Dieselbe Logik gilt für die Ausstattung. In Paris ist den Volunteers eine Ausstattung im Profil zugeordnet, etwa ein T-Shirt und eine Kappe, mit der bereits bei der Anmeldung erfassten Größe. Die Ausgabe des Kits wird in einer gemeinsamen Liste der Pariser Zentren erfasst: Wurde die Ausstattung bereits ausgegeben, erscheint ein erneuter Scan rot und blockiert eine erneute Ausgabe. Gleiches gilt für die Badges: Jede Abholung wird erfasst, um die genaue Zahl der pro Zentrum ausgegebenen Akkreditierungen zu kennen und Doppelungen zu vermeiden.

2. Offen für alle, mit gesicherten reservierten Plätzen

Je nach Programmpunkt mussten mehrere hunderttausend Plätze nach unterschiedlichen Regeln verteilt werden. Einige standen der breiten Öffentlichkeit offen, andere waren Diözesen oder Gruppen vorbehalten. Dabei galt immer: jederzeit wissen, was vergeben, noch verfügbar oder tatsächlich zu erwarten ist.

WeezTicket ermöglichte es, diese unterschiedlichen Abläufe in einem System zusammenzuführen.

Die öffentliche Anmeldung muss Spitzen abfangen. Die Teilnehmenden melden sich direkt über eine eigens für den Besuch erstellte Website an. Beim Start der Anmeldungen für das Stade de France regelte eine virtuelle Warteschlange den Zugang zum Ticketshop. So ließ sich die Nachfrage auffangen, ohne den Anmeldeprozess zu beeinträchtigen.

Die Kontingente müssen garantiert bleiben, ohne die Kapazität festzuschreiben. Ein Teil der Plätze war über zwei Mechanismen für Diözesen und andere Gruppen reserviert: Mitgliedercodes mit festgelegter Nutzungszahl, mit denen sich alle anmelden konnten, ohne das zugeteilte Kontingent zu überschreiten, und eine Partnerplattform, auf der die Verantwortlichen ihre Gäste hinzufügen konnten, einzeln oder per Import. Anschließend ließen sich die vergebenen Plätze in Echtzeit verfolgen, ebenso die verbleibenden Plätze und ihre Verteilung nach Zonen.

In Metz konnten nicht genutzte Kontingente nach Ablauf der Frist wieder für die breite Öffentlichkeit freigegeben werden.

Die Ticketverteilung bereitet bereits die Besucherströme am Veranstaltungstag vor. Im Stade de France wurden die 80.000 Sitzplätze modelliert, um allen Teilnehmenden einen Platz zuzuweisen. Dank der Angaben im Anmeldeformular ließen sich außerdem Personen aus derselben Diözese oder Gruppe so weit wie möglich zusammen platzieren.

Auf der Place de la Concorde wurden die Teilnehmenden auf mehrere Blöcke und Zonen von A bis F verteilt, mit einer Unterscheidung zwischen Nord und Süd. Jedes Ticket ist einem bestimmten Bereich zugeordnet. So lassen sich die Teilnehmenden bei der Ankunft direkt zum passenden Eingang leiten und die Besucherströme besser über das gesamte Gelände verteilen.

Ein reservierter Platz darf kein leerer Platz werden. Im Stade de France, wo jede Person einen nummerierten Platz hatte, erhöht die kostenlose Anmeldung das Risiko, dass Angemeldete am Veranstaltungstag nicht erscheinen. Um die Lücke zwischen theoretischer Kapazität und tatsächlich erwarteten Teilnehmenden zu verkleinern, lassen sich in einem Kundenbereich die eigenen Daten ändern, die Teilnahme absagen, um den Platz wieder freizugeben, oder ein personalisiertes Ticket direkt an eine Begleitperson übertragen, damit der Einlass reibungsloser läuft.

3. Eine Zugangskontrolle, die sich dem Standort anpasst

Das Stade de France, Lourdes und Metz haben weder dieselbe Infrastruktur noch dieselben Regeln für die Besucherführung. Die Zugangskontrolle muss sich daher in bestehende Systeme einfügen, wo diese vorhanden sind, und gleichzeitig flexibel genug bleiben, um anderswo sehr unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.

Im Stade de France muss die Lösung hinter der bestehenden Infrastruktur zurücktreten. Die nötigen Daten werden direkt an das System des Stadions übermittelt, damit dessen Geräte die Weezevent-Tickets erkennen und die Teilnehmenden zu den richtigen Toren geleitet werden.

Der Austausch funktioniert in beide Richtungen. Sobald der Einlass von den Geräten des Stadions bestätigt ist, wird die Information an unsere Lösung für die Zugangskontrolle zurückgesendet, um die Eintritte in Echtzeit zu aktualisieren. So behält der Veranstalter sein Ticketing und die Besucherzahlen in unserer Umgebung, ohne vor Ort ein zweites System einzusetzen.

Anderswo ändern sich die Regeln mit den Abläufen. In Lourdes erlauben manche Akkreditierungen mehrere Durchgänge zwischen verschiedenen Bereichen, etwa der Wiese oder der Grotte. Die Kontrolle muss also mehrere Ein- und Ausgänge akzeptieren, sofern das Profil über die entsprechenden Rechte verfügt.

In Metz geben bestimmte Einladungen Zugang zu speziellen Bereichen. Bei der Kontrolle innerhalb des Geländes erscheint direkt auf dem Gerät eine Anweisung, welches Armband das Personal ausgeben soll. Die Teams erkennen berechtigte Personen anschließend auf einen Blick, ohne das Ticket bei jeder Kontrolle erneut zu scannen.

Eine Variable lässt sich im Voraus nicht festlegen: das tatsächliche Ankunftstempo. Dashboards für jeden Programmpunkt zeigen die Auslastung, die Zahl der aktiven Geräte und den Durchsatz an jedem Tor. Auch die Veranstalter können diese Daten in ihrer Einsatzzentrale verfolgen.

So können die Teams die Zahl der noch erwarteten Teilnehmenden mit dem Tempo an jedem Eingang vergleichen und die Aufstellung schnell anpassen, wenn ein Tor nicht mehr ausreichend dimensioniert ist.

Das Ergebnis: unterschiedliche Abläufe, gemeinsame Kontrolle

Drei unterschiedliche Konzepte, mit demselben Anspruch an Kontinuität von einem Standort zum nächsten. Die Teams behielten während des gesamten Besuchs die Kontrolle über Akkreditierungen, Kapazitäten und Zugänge und passten den Betrieb an jede Konfiguration an.

Kein einheitliches Modell für alle Standorte, sondern ein System, das robust genug ist, um die Last zu tragen, und flexibel genug, um je nach Standort die Logik zu wechseln. Das Feedback der Teams von GL Events, die die öffentlichen Versammlungen während der Apostolischen Reise in Paris umsetzten, bestätigt die Stärke des Konzepts:

„Ein riesiges Dankeschön an das gesamte Weezevent-Team für Ihr Engagement und Ihre Professionalität. Sie waren immer da, um jede Herausforderung dieses Projekts anzunehmen, und können stolz auf das Erreichte sein. Was für eine Leistung und vor allem was für ein Team. Eine sehr schöne erste Zusammenarbeit.“ Delphine Girard, Leiterin Produktion bei Live! by GL Events.

Ob 5.000 oder 100.000 Teilnehmende: Bei jedem Event stellen sich dieselben Fragen zu Akkreditierung, Anmeldung und Zugangskontrolle. Was sich ändert, ist die Größenordnung, nicht der Bedarf, die Kontrolle zu behalten.