Weezevent sur le terrain : la saison des festivals

Weezevent sur le terrain : la saison des festivals


Période de pointe

C’est entre mai et juillet que l’activité des festivals est à son plus haut. En ce moment même, 11 000 événe­ments ont recours à notre solution de billet­terie et de cashless. Il est important pour Weezevent de pouvoir s’adapter à chaque situation.
Pour utiliser au mieux notre techno­logie lorsqu’elle est déployée sur des événe­ments accueillant beaucoup de monde, des techni­ciens peuvent être envoyés sur place. En fonction de la jauge, l’organisateur décide avec nous combien de personnes sont néces­saires sur site. Cela peut aller d’un technicien pour les petits événe­ments à plusieurs dizaines pour les événe­ments les plus gros.
Bien sûr, la plupart des petits événe­ments se déroulent sans technicien sur place, notre système de billet­terie étant conçu pour fonctionner en self-service !

Du côté de Weezevent, les membres du staff choisissent des presta­tions adaptées à leur spécialité et compé­tences afin d’être le plus efficace possible sur l’événement.

L’accompagnement de techni­ciens sur place s’effectue en 3 phases distinctes :

La première est la période pré-événement. A ce moment là, l’équipe se focalise sur la relation client. Une personne dédiée accom­pagne l’organisateur dans ses décisions pour être sûr que son projet de paiement dématé­rialisé pour son événement concorde avec ses envies. Elle conseille le client sur ses besoins en matériel, bracelets de paiement et en techni­ciens sur place et aide le client à mettre en place son projet. Cela inclut par exemple une assis­tance pour confi­gurer le logiciel de paiement cashless (back-office) et former si besoin l’organisateur à utiliser le matériel de contrôle d’accès, de vente ou de cashless. Enfin, l’équipe support et logis­tique configure et expédie le matériel à l’organisateur.

La deuxième étape est le déploiement. Des membres du staff sont envoyés sur le terrain et travaillent en colla­bo­ration avec les organi­sa­teurs. Les équipes s’occupent de déployer le système cashless (aux entrées, dans les points de vente…). Pendant l’événement, Les techni­ciens veillent au bon fonction­nement de notre techno­logie : charge des batteries, connexion au réseau, adaptation aux diffé­rentes contraintes, questions de l’organisateur…

L’étape finale est celle post festival. Elle implique dans un premier temps le repli du matériel. Ensuite, un débriefing a lieu entre le staff de Weezevent et les organi­sa­teurs, les statis­tiques des ventes et de fréquen­tation sont générées et trans­mises aux organi­sa­teurs avec nos recom­man­da­tions afin qu’ils puissent les exploiter pour optimiser leurs événe­ments futurs.

Cette année, Weezevent accom­pagne un grand nombre d’organisateurs. Les Nuits Sonores en mai, le Download Festival, Solidays et We Love Green en juin, Main Square, les Eurockéennes et les Vieilles Charrues en juillet. Très bientôt nous serons là pour accom­pagner Lolla­pa­looza et les Plages Electro­niques.

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