Réussir un courriel d’invitation à un événement

Réussir un courriel d’invitation à un événement

Campagne e-mailingLe canal courriel est idéal pour envoyer vos invita­tions. Simple, rapide, peu coûteux et avec un retour quasi-immédiat, il est aujourd’hui utilisé par la majorité des organi­sa­teurs d’événements.

Mais comment réaliser effica­cement votre courriel d’invitation ?

Comment être sûr que votre courriel intéressera vos clients poten­tiels et les inciteront à se rendre à votre événement ?

Pour mettre toutes les chances de votre côté, nous vous donnons 9 conseils indis­pen­sables pour réussir un courriel d’invitation à un événement.

1. La base de données clients : facteur clé de succès

Vous avez déjà organisé un événement avec Weezevent ? Utilisez la fonction de notre Back Office : Parti­ci­pants > Gérer les parti­ci­pants > Télécharger pour exporter facilement la liste courriels des parti­ci­pants de vos événe­ments précé­dents. Ils sont une cible très affini­taire sur laquelle vous obtiendrez votre meilleur taux de retour ! Une fois téléchargée, il ne vous reste plus qu’à envoyer le message depuis votre messa­gerie profes­sion­nelle ou d’utiliser une solution d’emailing / courriel (telles que Mailchimp, Mailjet, YMLP…) pour paramétrer votre message.

Conseil : pour enrichir votre base de données entre deux événe­ments, nous vous invitons à recueillir les adresses des personnes qui vous suivent (sur votre blogue, sur votre site) en y commu­ni­quant réguliè­rement des infor­ma­tions en rapport avec votre secteur, votre événement.

2. L’objet doit être simple et attractif

Dès l’objet, l’information principale de votre courriel doit être visible par le desti­na­taire. L’idéal est qu’il intro­duise son contenu. Il doit être simple, attractif et ne doit pas être trop chargé (40 à 50 carac­tères au maximum). De plus, diffé­rentes études ont montré qu’insérer un symbole dans l’objet d’un courriel marketing permet de se démarquer dans la boîte email / courriel surchargée du desti­na­taire et de gagner +15% en taux d’ouverture.

Exemple : « ☺ Weezevent vous invite pour son apéro à Carhaix ! »

3. L’expéditeur doit être facilement identi­fiable

L’expéditeur de votre courriel doit être recon­nais­sable au premier coup d’œil. Il doit permettre au desti­na­taire d’identifier facilement votre entre­prise, votre produit, ou le nom d’un référent.

Exemple : « Weezevent » ou « Geoffrey pour Weezevent »

4. Le corps de votre message doit être sobre et visuel

Le corps de votre message ne doit pas contenir trop de texte. Préférez un visuel (statique ou animé) qui retiendra davantage l’attention de votre desti­na­taire et n’oubliez pas d’inclure le logo de votre entre­prise. Les infor­ma­tions les plus impor­tantes (nom de votre événement, date et lieu) doivent se situer au niveau du header, c’est à dire au début de votre message. Dès la lecture du premier paragraphe ou volet, le desti­na­taire doit pouvoir comprendre votre message.

5. Le fond de votre message doit contenir les infor­ma­tions primor­diales

Dans le corps de votre message, n’oubliez pas d’indiquer brièvement :
– Le concept.
– Les inter­ve­nants : parler de la présence d’une person­nalité peut par exemple influer vos desti­na­taires à se rendre à l’événement.
– Des instruc­tions claires pour s’inscrire.
– Un bouton d’action « Je m’inscris » mis en évidence.

Vous pouvez également y ajouter un lien vers votre site internet, ainsi que des liens vers vos réseaux sociaux (Facebook, Twitter, LinkedIn) sous la forme de boutons.

6. Le « call to action » doit être efficace

Faites au plus simple et réduisez au maximum le nombre d’étapes néces­saires à l’inscription. S’il y a un formu­laire d’inscription à compléter, essayez de limiter le nombre de champs obliga­toires au strict minimum. Pour votre bouton d’inscription, préférez un verbe d’action qui incitera plus fortement vos clients poten­tiels. Si la situation est adaptée, vous pouvez également utiliser une incentive, telle qu’une offre promo­tion­nelle (par exemple, une invitation offerte aux trois premiers inscrits).

7. Le dérou­lement de l’envoi doit être réfléchi

Annoncez l’événement suffi­samment à l’avance pour laisser le temps à vos parti­ci­pants de s’inscrire, et envoyez un rappel en n’oubliant pas d’enlever les inscrits de votre liste. Pensez également à relancer vos inscrits quelques jours avant l’événement par un courriel « Remember the date ».  N’hésitez pas aussi à relancer les non-inscrits par un courriel dont l’objet serait par exemple « Plus que quelques jours pour vous inscrire/pour parti­ciper ».

8. Le message doit être person­nalisé en fonction du desti­na­taire

Pour que votre courriel ait plus d’impact, commencez par rappeler l’historique de votre relation avec le desti­na­taire. Segmentez également le message en fonction de la cible, et person­na­lisez le avec le nom et le prénom du desti­na­taire (par exemple : « Bonjour Madame/Monsieur XXX »). Il est aussi important de person­na­liser chaque invitation.

9. Les parti­ci­pants doivent être solli­cités après l’événement

Une fois votre événement terminé, laissez passer deux ou trois jours avant de remercier vos parti­ci­pants pour leur présence. N’hésitez pas à envoyer un compte-rendu ou un lien vers une vidéo de votre événement, y compris à ceux qui n’y ont pas participé. Cela pourra les inciter à se rendre à votre prochain événement. Envoyez également un question­naire de satis­faction afin d’évaluer les points forts et les points faibles de votre événement, et de tenir compte des remarques pour optimiser le suivant.

A vous de jouer !

L’équipe Weezevent

Vous souhaitez obtenir des conseils sur la création de votre billet­terie ? Jetez un œil à notre article sur les 10 comman­de­ments de la billet­terie !

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