[ETUDE DE CAS] La configuration du Festival International du Film Fantastique de Gérardmer

[ETUDE DE CAS] La configuration du Festival International du Film Fantastique de Gérardmer

Billetterie festival Gérardmer

Du mercredi 27 au dimanche 31 janvier 2016 a eu lieu le 23ème Festival Inter­na­tional du film fantas­tique de Gérardmer. Evénement reconnu de tous les cinéphiles, plus de 100 repré­sen­ta­tions ont été comptées en seulement 5 jours de festival, réparties sur 4 salles de cinéma. Cet événement d’envergure inter­na­tionale, a nécessité une grosse confi­gu­ration technique pour nos équipes dans l’objectif d’améliorer au plus l’expérience festi­valier.

Le besoin initial du festival

Cette année, le festival s’est appuyé sur ses expériences précé­dentes pour améliorer le confort du festi­valier et sécuriser les réser­va­tions. Les demandes de l’organisateur concer­naient :

  • La digita­li­sation des réser­va­tions : plus de billets en format papier.
  • La centra­li­sation de tous les billets sur un seul et même support.
  • Le contrôle du taux d’occupation des salles pour qu’un parti­cipant ayant réservé un pass soit sur de pouvoir entrer dans la salle (ce qui n’était pas le cas auparavant).

Les réponses de Weezevent

Notre équipe commer­ciale a donc travaillé sur ces diffé­rents aspects pour proposer au Festival la solution la plus « fantas­tique » possible !

  • Badge à carte avec QR Code :

Pour répondre la demande de digita­li­sation des réser­va­tions, nous avons décidé de mettre en place un nouveau support qui intégrerait tous les droits, toutes les places, pour une personne sur un seul et même support. La solution de badge à carte avec QR code intégré est apparue comme le moyen le plus facile pour tous.

Grâce à ce badge, le festi­valier n’a plus le problème d’avoir une dizaine de places sur lui, toutes ses infor­ma­tions, toutes ses places, sont centra­lisées direc­tement dans cette carte.

Badge QR code festival Gérardmer

  • Création d’un numéro de festi­valier :

L’objectif principal de cette année était de créer une plate­forme qui permettait au festi­valier de gérer lui-même ses réser­va­tions. Pour cela, chaque parti­cipant s’est vu attribué, lors de son inscription, un n° de festi­valier (retranscrit sur le badge). Il fallait également distinguer 2 types de festi­va­liers :

  1. Public = Pass public : Pour simplifier les réser­va­tions, le festi­valier devait réserver un pass qui donnait accès à une journée, sachant qu’une journée donnait accès à 5 ou 7 repré­sen­ta­tions.
  2. Profes­sionnels (élus, jury, invités, presse) = Accré­di­ta­tions : Les accré­di­ta­tions se matéria­li­saient également par un n° de festi­valier. La diffé­rence se trouvait essen­tiel­lement dans la file d’attente spéci­fique qui leur était réservée. Un code couleur permettait de distinguer les diffé­rentes accré­di­ta­tions. Pour person­na­liser davantage le badge, une photo y était intégrée.

Enfin, chaque festi­valier pouvait retirer son badge à partir de la semaine précédant le Festival, afin d’éviter toute file d’attente, direc­tement sur le site du festival (un point retrait avait été prévu en amont).

  • Gestion des quotas :

Afin de gérer au mieux le taux d’occupation des salles de cinéma, notre équipe commer­ciale a décidé de mettre en place toute une décli­naison de tarifs pour simplifier le process d’achat du festi­valier. Les tarifs se décli­naient comme suit :

  1. Achat du pass par jour, du pass week-end ou du pass festival
  2. Choix de la salle (création de « catégorie de tarifs »)
  3. Choix de la séance (création de « sous-catégorie de tarifs »)
  4. Choix du tarif (création de « tarifs »)

Ainsi, le festi­valier pouvait choisir très rapidement à quelle(s) séance(s) il souhaitait parti­ciper.

Enfin, il était également prévu, pour combler les quelques places « vides » de dernières minutes, d’avoir un stock de billets papiers pour les personnes n’ayant pas réservé mais souhaitant assister à la séance.

Dévelop­pement technique

La confi­gu­ration de la billet­terie du Festival a permis à notre équipe technique de développer 2 nouvelles options, dispo­nibles aujourd’hui à tous les organi­sa­teurs :

  • Plate­forme membres :

L’idée a été de développer un espace dédié exclu­si­vement aux festi­va­liers qui leur permettait de gérer person­nel­lement toutes leurs réser­va­tions. Nous avons donc mis en place une plate­forme où le parti­cipant allait s’identifier grâce à son n° de festi­valier, renseigné lors de son inscription. Ce numéro lui donnait l’autorisation :

  1. De choisir ses séances direc­tement puisque le widget d’inscription y était intégré suivant le nombre de places dispo­nibles
  2. D’annuler une séance et/ou de changer de séance, en outre de modifier ses commandes

L’espace membre lui générait automa­ti­quement son programme person­nalisé en fonction des séances choisies, en format PDF.

Espace membre festival Gérardmer

  • Contrôle des accès :

Notre système de contrôle d’accès est déjà très développé et s’adapte à tout type de confi­gu­ra­tions. Cependant, la confi­gu­ration du Festival qui se reposait intégra­lement sur des séances matéria­lisées par des catégories et sous-catégories de tarifs, a nécessité un dévelop­pement spéci­fique.

Notre équipe technique a donc développé un système qui a permis de créer des listes de contrôle par catégorie (sachant qu’une catégorie est égale à une séance) et non par événement comme le fait habituel­lement notre système. Ces listes de contrôle étaient alimentées automa­ti­quement par un script qui mettait à jour le nombre d’inscrits par séance.

Notre contrôle d’accès a permis à l’organisateur de faire rentrer, par exemple, 700 personnes en 30 minutes, fouille incluse. Les longues files d’attentes ont donc été bannies !

Finalités

Pour résumer, le Festival inter­na­tional du film fantas­tique a nécessité une confi­gu­ration lourde les semaines précédant l’événement. Néanmoins, une fois l’événement lancé, sa gestion a été très simple et fluide !

Les festi­va­liers étaient très satis­faits d’accéder à un espace membre dédié et de gérer et modifier eux-mêmes leur(s) réservation(s) !

 

Revivez l’année 2015 et ses festivals en images ici : http://blog.weezevent.com/decouvrez-lannee-2015-en-video/

 

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