[ETUDE DE CAS] La configuration du Festival International du Film Fantastique de Gérardmer

Du mer­cre­di 27 au dimanche 31 jan­vi­er 2016 a eu lieu le 23ème Fes­ti­val Inter­na­tion­al du film fan­tas­tique de Gérard­mer. Evéne­ment recon­nu de tous les cinéphiles, plus de 100 représen­ta­tions ont été comp­tées en seule­ment 5 jours de fes­ti­val, répar­ties sur 4 salles de ciné­ma. Cet événe­ment d’en­ver­gure inter­na­tionale, a néces­sité une grosse con­fig­u­ra­tion tech­nique pour nos équipes dans l’ob­jec­tif d’amélior­er au plus l’ex­péri­ence fes­ti­va­lier.

Le besoin ini­tial du fes­ti­val

Cette année, le fes­ti­val s’est appuyé sur ses expéri­ences précé­dentes pour amélior­er le con­fort du fes­ti­va­lier et sécuris­er les réser­va­tions. Les deman­des de l’or­gan­isa­teur con­cer­naient :

• La dig­i­tal­i­sa­tion des réser­va­tions : plus de bil­lets en for­mat papi­er.
• La cen­tral­i­sa­tion de tous les bil­lets sur un seul et même sup­port.
• Le con­trôle du taux d’oc­cu­pa­tion des salles pour qu’un par­tic­i­pant ayant réservé un pass soit sur de pou­voir entr­er dans la salle (ce qui n’é­tait pas le cas aupar­a­vant).

Les répons­es de Weezevent

Notre équipe com­mer­ciale a donc tra­vail­lé sur ces dif­férents aspects pour pro­pos­er au Fes­ti­val la solu­tion la plus “fan­tas­tique” pos­si­ble !

• Badge à carte avec QR Code :

Pour répon­dre la demande de dig­i­tal­i­sa­tion des réser­va­tions, nous avons décidé de met­tre en place un nou­veau sup­port qui inté­gr­erait tous les droits, toutes les places, pour une per­son­ne sur un seul et même sup­port. La solu­tion de badge à carte avec QR code inté­gré est apparue comme le moyen le plus facile pour tous.

Grâce à ce badge, le fes­ti­va­lier n’a plus le prob­lème d’avoir une dizaine de places sur lui, toutes ses infor­ma­tions, toutes ses places, sont cen­tral­isées directe­ment dans cette carte.

• Créa­tion d’un numéro de fes­ti­va­lier :

L’ob­jec­tif prin­ci­pal de cette année était de créer une plate­forme qui per­me­t­tait au fes­ti­va­lier de gér­er lui-même ses réser­va­tions. Pour cela, chaque par­tic­i­pant s’est vu attribué, lors de son inscrip­tion, un n° de fes­ti­va­lier (retran­scrit sur le badge). Il fal­lait égale­ment dis­tinguer 2 types de fes­ti­va­liers :

1. Pub­lic = Pass pub­lic : Pour sim­pli­fi­er les réser­va­tions, le fes­ti­va­lier devait réserv­er un pass qui don­nait accès à une journée, sachant qu’une journée don­nait accès à 5 ou 7 représen­ta­tions.
2. Pro­fes­sion­nels (élus, jury, invités, presse) = Accrédi­ta­tions : Les accrédi­ta­tions se matéri­al­i­saient égale­ment par un n° de fes­ti­va­lier. La dif­férence se trou­vait essen­tielle­ment dans la file d’at­tente spé­ci­fique qui leur était réservée. Un code couleur per­me­t­tait de dis­tinguer les dif­férentes accrédi­ta­tions. Pour per­son­nalis­er davan­tage le badge, une pho­to y était inté­grée.

Enfin, chaque fes­ti­va­lier pou­vait retir­er son badge à par­tir de la semaine précé­dant le Fes­ti­val, afin d’éviter toute file d’at­tente, directe­ment sur le site du fes­ti­val (un point retrait avait été prévu en amont).

• Ges­tion des quo­tas :

Afin de gér­er au mieux le taux d’oc­cu­pa­tion des salles de ciné­ma, notre équipe com­mer­ciale a décidé de met­tre en place toute une décli­nai­son de tar­ifs pour sim­pli­fi­er le process d’achat du fes­ti­va­lier. Les tar­ifs se décli­naient comme suit :

1. Achat du pass par jour, du pass week-end ou du pass fes­ti­val
2. Choix de la salle (créa­tion de “caté­gorie de tar­ifs”)
3. Choix de la séance (créa­tion de “sous-caté­gorie de tar­ifs”)
4. Choix du tarif (créa­tion de “tar­ifs”)

Ain­si, le fes­ti­va­lier pou­vait choisir très rapi­de­ment à quelle(s) séance(s) il souhaitait par­ticiper.

Enfin, il était égale­ment prévu, pour combler les quelques places « vides » de dernières min­utes, d’avoir un stock de bil­lets papiers pour les per­son­nes n’ayant pas réservé mais souhai­tant assis­ter à la séance.

Développe­ment tech­nique

La con­fig­u­ra­tion de la bil­let­terie du Fes­ti­val a per­mis à notre équipe tech­nique de dévelop­per 2 nou­velles options, disponibles aujour­d’hui à tous les organ­isa­teurs :

• Plate­forme mem­bres :

L’idée a été de dévelop­per un espace dédié exclu­sive­ment aux fes­ti­va­liers qui leur per­me­t­tait de gér­er per­son­nelle­ment toutes leurs réser­va­tions. Nous avons donc mis en place une plate­forme où le par­tic­i­pant allait s’identifier grâce à son n° de fes­ti­va­lier, ren­seigné lors de son inscrip­tion. Ce numéro lui don­nait l’autorisation :

1. De choisir ses séances directe­ment puisque le wid­get d’inscription y était inté­gré suiv­ant le nom­bre de places disponibles
2. D’annuler une séance et/ou de chang­er de séance, en out­re de mod­i­fi­er ses com­man­des

L’espace mem­bre lui générait automa­tique­ment son pro­gramme per­son­nal­isé en fonc­tion des séances choisies, en for­mat PDF.

• Con­trôle des accès :

Notre sys­tème de con­trôle d’accès est déjà très dévelop­pé et s’adapte à tout type de con­fig­u­ra­tions. Cepen­dant, la con­fig­u­ra­tion du Fes­ti­val qui se repo­sait inté­grale­ment sur des séances matéri­al­isées par des caté­gories et sous-caté­gories de tar­ifs, a néces­sité un développe­ment spé­ci­fique.

Notre équipe tech­nique a donc dévelop­pé un sys­tème qui a per­mis de créer des listes de con­trôle par caté­gorie (sachant qu’une caté­gorie est égale à une séance) et non par événe­ment comme le fait habituelle­ment notre sys­tème. Ces listes de con­trôle étaient ali­men­tées automa­tique­ment par un script qui met­tait à jour le nom­bre d’inscrits par séance.

Notre con­trôle d’accès a per­mis à l’organisateur de faire ren­tr­er, par exem­ple, 700 per­son­nes en 30 min­utes, fouille incluse. Les longues files d’attentes ont donc été ban­nies !

Final­ités

Pour résumer, le Fes­ti­val inter­na­tion­al du film fan­tas­tique a néces­sité une con­fig­u­ra­tion lourde les semaines précé­dant l’événement. Néan­moins, une fois l’événement lancé, sa ges­tion a été très sim­ple et flu­ide !

Les fes­ti­va­liers étaient très sat­is­faits d’accéder à un espace mem­bre dédié et de gér­er et mod­i­fi­er eux-mêmes leur(s) réservation(s) !

 

Revivez l’an­née 2015 et ses fes­ti­vals en images ici : http://blog.weezevent.com/decouvrez-lannee-2015-en-video/