De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

Lorsqu’on organise un événement, collecter des infor­ma­tions sur les spectac­teurs ou les parti­ci­pants est trop souvent relégué au second plan alors que c’est pourtant primordial. Parfois c’est par manque de temps, d’autres fois c’est  l’orga­ni­sateur qui n’a pas de solution facilitant la collecte de ces données. Mais le plus souvent c’est par ignorance de la valeur de ces infor­ma­tions.

Attention, il ne s’agit pas dans cet article de vous donner les clés pour mieux surveiller et ficher vos clients, mais plutôt de souligner le temps et l’argent que vous pourriez écono­miser en utilisant de façon intel­li­gente les rensei­gne­ments fournis par les parti­ci­pants.
Au fait, mais en quoi ces infor­ma­tions sont-elles si précieuses ?
 Vous pouvez les vendre ? Et bien pas du tout, c’est illégal et surtout il faudrait connaître un acheteur…
Non connaître ses clients a de la valeur car cela permet entre autres de mesurer l’effi­cacité d’une campagne de commu­ni­cation, de mieux cerner sa zone de chalandise, de savoir les préfé­rences et goûts des parti­ci­pants… Bref tout un tas de données très pécieuses pour tout organi­sateur qui se doit d’être à l’écoute de son public et surtout qui doit comprendre comment il se fait connaître.
3 exemples d’infor­ma­tions straté­giques à demander :
- Comment l’acheteur a‑t-il connu l’évé­nement ? (sous-entendu quel support de commu­ni­cation est le plus performant)
- D’où viennent-ils ? (vos parte­naires publics seront friands de savoir que 90% des gens viennent de l’exté­rieur et réservent une chambre d’hôtel…)
- Quelle option retiennent-ils ? (ici, c’est la logis­tique qui est en question)
- A vos commen­taires pour d’autres idées…
Ne soyez pas trop intrusifs
A ce titre, il est essentiel de jouer avec finesse sur la possi­bilité de rendre tel ou tel champs du formu­laire facul­tatif ou obliga­toire. En effet, des champs obliga­toires risquent de rebuter certains et donc de faire chuter vos inscrip­tions. En revanche, des champs facul­tatifs moins intrusifs ne feront pas chuter votre taux d’ins­cription et vous permet­tront tout de même de collecter de précieuses infor­ma­tions. Bien évidemment certaines infor­ma­tions doivent être obliga­toires parfois, on peut ainsi aisément imaginer un événement pour lequel l’orga­ni­sateur souhaite avoir un numéro de portable afin de prévenir en cas d’annu­lation…
Billets nominatifs ou non ?
Par facilité l’orga­ni­sation de l’évé­nement peut vouloir simplifier et raccourcir le process d’achat en ne demandant pas le nom et le prénom de chaque parti­cipant. En revanche, dans certains cas (obligation légale ou autre) il est néces­saire que chaque inscription soit nominative notamment pour le contrôle des accès le jour de l’évé­nement (avec des billets et tickets nominatifs).
Retrouver ces infor­ma­tions en un clic
Pour exploiter la richesse de ces données, il faut pouvoir les retrouver facilement et les traiter aisément pour sortir des statis­tiques par exemple. Ainsi il faut s’assurer que votre solution permet dans ce cas d’exporter en format csv la liste complète des inscrits avec les données rensei­gnées afin de pouvoir les traiter sur excel notamment. Sans quoi ces données n’auraient pas de valeur.
La force du mailing
Dernier argument pour finir de vous convaincre, il est essentiel de CAPITALISER sur vos inscrits. En effet, ce sera autant d’efforts et d’argents en moins à dépenser pour toucher de poten­tielles personnes lors de votre prochain événement. « Vous étiez là en 2010, découvrez notre nouvel événement ! »
Weezevent.com vous permet de gérer tous ces cas
En effet, notre service d’ins­cription et de paiement en ligne permet à l’orga­ni­sateur de définir quelles infor­ma­tions il souhaite collecter, lesquelles d’entre elles sont obliga­toires ou facul­ta­tives. Il peut aussi définir si les formu­laires sont nominatifs et enfin formuler des questions person­na­lisées libres (la réponse est libre) ou fermées (l’inscrit sélec­tionne une réponse pré-définie). Bien entendu, toutes ces infos sont dispo­nibles dans l’interface et en un clic pour une utili­sation sur excel.
Alors n’hésitez pas à tester cette option et à nous faire votre retour.
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