De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

Lorsqu’on organise un événement, collecter des informations sur les spectacteurs ou les participants est trop souvent relégué au second plan alors que c’est pourtant primordial. Parfois c’est par manque de temps, d’autres fois c’est  l’organisateur qui n’a pas de solution facilitant la collecte de ces données. Mais le plus souvent c’est par ignorance de la valeur de ces informations.

Attention, il ne s’agit pas dans cet article de vous donner les clés pour mieux surveiller et ficher vos clients, mais plutôt de souligner le temps et l’argent que vous pourriez économiser en utilisant de façon intelligente les renseignements fournis par les participants.
Au fait, mais en quoi ces informations sont-elles si précieuses ?
 Vous pouvez les vendre ? Et bien pas du tout, c’est illégal et surtout il faudrait connaître un acheteur…
Non connaître ses clients a de la valeur car cela permet entre autres de mesurer l’efficacité d’une campagne de communication, de mieux cerner sa zone de chalandise, de savoir les préférences et goûts des participants… Bref tout un tas de données très pécieuses pour tout organisateur qui se doit d’être à l’écoute de son public et surtout qui doit comprendre comment il se fait connaître.
3 exemples d’informations stratégiques à demander :
- Comment l’acheteur a‑t-il connu l’événement ? (sous-entendu quel support de communication est le plus performant)
- D’où viennent-ils ? (vos partenaires publics seront friands de savoir que 90% des gens viennent de l’extérieur et réservent une chambre d’hôtel…)
- Quelle option retiennent-ils ? (ici, c’est la logistique qui est en question)
- A vos commentaires pour d’autres idées…
Ne soyez pas trop intrusifs
A ce titre, il est essentiel de jouer avec finesse sur la possibilité de rendre tel ou tel champs du formulaire facultatif ou obligatoire. En effet, des champs obligatoires risquent de rebuter certains et donc de faire chuter vos inscriptions. En revanche, des champs facultatifs moins intrusifs ne feront pas chuter votre taux d’inscription et vous permettront tout de même de collecter de précieuses informations. Bien évidemment certaines informations doivent être obligatoires parfois, on peut ainsi aisément imaginer un événement pour lequel l’organisateur souhaite avoir un numéro de portable afin de prévenir en cas d’annulation…
Billets nominatifs ou non ?
Par facilité l’organisation de l’événement peut vouloir simplifier et raccourcir le process d’achat en ne demandant pas le nom et le prénom de chaque participant. En revanche, dans certains cas (obligation légale ou autre) il est nécessaire que chaque inscription soit nominative notamment pour le contrôle des accès le jour de l’événement (avec des billets et tickets nominatifs).
Retrouver ces informations en un clic
Pour exploiter la richesse de ces données, il faut pouvoir les retrouver facilement et les traiter aisément pour sortir des statistiques par exemple. Ainsi il faut s’assurer que votre solution permet dans ce cas d’exporter en format csv la liste complète des inscrits avec les données renseignées afin de pouvoir les traiter sur excel notamment. Sans quoi ces données n’auraient pas de valeur.
La force du mailing
Dernier argument pour finir de vous convaincre, il est essentiel de CAPITALISER sur vos inscrits. En effet, ce sera autant d’efforts et d’argents en moins à dépenser pour toucher de potentielles personnes lors de votre prochain événement. “Vous étiez là en 2010, découvrez notre nouvel événement !”
Weezevent.com vous permet de gérer tous ces cas
En effet, notre service d’inscription et de paiement en ligne permet à l’organisateur de définir quelles informations il souhaite collecter, lesquelles d’entre elles sont obligatoires ou facultatives. Il peut aussi définir si les formulaires sont nominatifs et enfin formuler des questions personnalisées libres (la réponse est libre) ou fermées (l’inscrit sélectionne une réponse pré-définie). Bien entendu, toutes ces infos sont disponibles dans l’interface et en un clic pour une utilisation sur excel.
Alors n’hésitez pas à tester cette option et à nous faire votre retour.
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