De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

De l’intérêt pour l’organisateur de bien connaître les inscrits à ses événements

Lorsqu’on orga­nise un évé­ne­ment, col­lec­ter des infor­ma­tions sur les spec­tac­teurs ou les par­ti­ci­pants est trop sou­vent relé­gué au second plan alors que c’est pour­tant pri­mor­dial. Par­fois c’est par manque de temps, d’autres fois c’est  l’organisateur qui n’a pas de solu­tion faci­li­tant la col­lecte de ces don­nées. Mais le plus sou­vent c’est par igno­rance de la valeur de ces infor­ma­tions.

Atten­tion, il ne s’agit pas dans cet article de vous don­ner les clés pour mieux sur­veiller et ficher vos clients, mais plu­tôt de sou­li­gner le temps et l’argent que vous pour­riez éco­no­mi­ser en uti­li­sant de façon intel­li­gente les ren­sei­gne­ments four­nis par les par­ti­ci­pants.
Au fait, mais en quoi ces infor­ma­tions sont-elles si pré­cieuses ?
 Vous pou­vez les vendre ? Et bien pas du tout, c’est illé­gal et sur­tout il fau­drait connaître un ache­teur…
Non connaître ses clients a de la valeur car cela per­met entre autres de mesu­rer l’efficacité d’une cam­pagne de com­mu­ni­ca­tion, de mieux cer­ner sa zone de cha­lan­dise, de savoir les pré­fé­rences et goûts des par­ti­ci­pants… Bref tout un tas de don­nées très pécieuses pour tout orga­ni­sa­teur qui se doit d’être à l’écoute de son public et sur­tout qui doit com­prendre com­ment il se fait connaître.
3 exemples d’informations stra­té­giques à deman­der :
- Com­ment l’acheteur a-t-il connu l’événement ? (sous-enten­du quel sup­port de com­mu­ni­ca­tion est le plus per­for­mant)
- D’où viennent-ils ? (vos par­te­naires publics seront friands de savoir que 90% des gens viennent de l’extérieur et réservent une chambre d’hôtel…)
- Quelle option retiennent-ils ? (ici, c’est la logis­tique qui est en ques­tion)
- A vos com­men­taires pour d’autres idées…
Ne soyez pas trop intru­sifs
A ce titre, il est essen­tiel de jouer avec finesse sur la pos­si­bi­li­té de rendre tel ou tel champs du for­mu­laire facul­ta­tif ou obli­ga­toire. En effet, des champs obli­ga­toires risquent de rebu­ter cer­tains et donc de faire chu­ter vos ins­crip­tions. En revanche, des champs facul­ta­tifs moins intru­sifs ne feront pas chu­ter votre taux d’inscription et vous per­met­tront tout de même de col­lec­ter de pré­cieuses infor­ma­tions. Bien évi­dem­ment cer­taines infor­ma­tions doivent être obli­ga­toires par­fois, on peut ain­si aisé­ment ima­gi­ner un évé­ne­ment pour lequel l’organisateur sou­haite avoir un numé­ro de por­table afin de pré­ve­nir en cas d’annulation…
Billets nomi­na­tifs ou non ?
Par faci­li­té l’organisation de l’événement peut vou­loir sim­pli­fier et rac­cour­cir le pro­cess d’achat en ne deman­dant pas le nom et le pré­nom de chaque par­ti­ci­pant. En revanche, dans cer­tains cas (obli­ga­tion légale ou autre) il est néces­saire que chaque ins­crip­tion soit nomi­na­tive notam­ment pour le contrôle des accès le jour de l’événement (avec des billets et tickets nomi­na­tifs).
Retrou­ver ces infor­ma­tions en un clic
Pour exploi­ter la richesse de ces don­nées, il faut pou­voir les retrou­ver faci­le­ment et les trai­ter aisé­ment pour sor­tir des sta­tis­tiques par exemple. Ain­si il faut s’assurer que votre solu­tion per­met dans ce cas d’exporter en for­mat csv la liste com­plète des ins­crits avec les don­nées ren­sei­gnées afin de pou­voir les trai­ter sur excel notam­ment. Sans quoi ces don­nées n’auraient pas de valeur.
La force du mai­ling
Der­nier argu­ment pour finir de vous convaincre, il est essen­tiel de CAPITALISER sur vos ins­crits. En effet, ce sera autant d’efforts et d’argents en moins à dépen­ser pour tou­cher de poten­tielles per­sonnes lors de votre pro­chain évé­ne­ment. « Vous étiez là en 2010, décou­vrez notre nou­vel évé­ne­ment ! »
Weezevent.com vous per­met de gérer tous ces cas
En effet, notre ser­vice d’inscription et de paie­ment en ligne per­met à l’organisateur de défi­nir quelles infor­ma­tions il sou­haite col­lec­ter, les­quelles d’entre elles sont obli­ga­toires ou facul­ta­tives. Il peut aus­si défi­nir si les for­mu­laires sont nomi­na­tifs et enfin for­mu­ler des ques­tions per­son­na­li­sées libres (la réponse est libre) ou fer­mées (l’inscrit sélec­tionne une réponse pré-défi­nie). Bien enten­du, toutes ces infos sont dis­po­nibles dans l’interface et en un clic pour une uti­li­sa­tion sur excel.
Alors n’hésitez pas à tes­ter cette option et à nous faire votre retour.
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