[ASTUCE] Organisateurs : comment bien contrôler les accès de son événement ?

[ASTUCE] Organisateurs : comment bien contrôler les accès de son événement ?

 

Les enjeux liés au con­trôle des accès

Il fait rarement par­tie de vos pri­or­ités, mais le con­trôle des accès est un point fon­da­men­tal dans l’or­gan­i­sa­tion d’un évène­ment. En effet, il mar­que non seule­ment son lance­ment, mais c’est  surtout le pre­mier con­tact physique que vous avez avec l’a­cheteur. Il est donc impor­tant de réfléchir, en amont, à la solu­tion de con­trôle d’ac­cès qui répon­dra le mieux à vos besoins et aux aléas d’un pub­lic par­fois nerveux, impa­tient et tête en l’air. Manque de per­son­nel, par­tic­i­pant non muni de son bil­let, et stress du grand jour peu­vent alors per­turber le démar­rage de l’évène­ment. À ce moment cru­cial, chaque minute est pré­cieuse et c’est pour cette rai­son qu’il faut bien gér­er le con­trôle des accès sur son évène­ment.

Organ­isa­teurs, devenez maîtres du con­trôle d’ac­cès!

Les ques­tions essen­tielles pour bien con­trôler les accès de son évène­ment avec Weezevent

Que vous organ­isiez un con­cert, un fes­ti­val, une con­férence, une soirée, un gala, un spec­ta­cle, un salon, une exhi­bi­tion, une con­férence, ou un work­shop, le con­trôle des accès doit s’adapter à de nom­breux critères.

Tout d’abord, quelle est la nature de l’évène­ment ? Com­bi­en de per­son­nes atten­dez-vous ? Où l’évène­ment aura-t-il lieu ? L’évène­ment dure-t-il un jour ? une semaine ? Allez-vous autoris­er les sor­ties pro­vi­soires ?
Quels sont les moyens disponibles sur place ? Aurez-vous accès à inter­net ? La con­nex­ion est-elle fiable ? Avez-vous des tables à votre dis­po­si­tion ? Pou­vez-vous branch­er un ordi­na­teur ?
Quelle est votre organ­i­sa­tion sur place ? Y a‑t-il une seule entrée ou plusieurs points d’ac­cès? L’en­trée est-elle la même pour tous (spec­ta­teurs, parte­naires, presse, VIP, bénév­oles) ? Avez-vous des hôt­esses d’ac­cueil ? Lorsque vous employez des hôt­esses d’ac­cueil, pensez à organ­is­er une ses­sion de for­ma­tion quant à la ges­tion du con­trôle d’ac­cès. Cela peut paraître sim­ple, mais les choses sont dif­férentes lorsque 200 per­son­nes arrivent en même temps et patien­tent nerveuse­ment.
Quel est votre objec­tif lors du con­trôle d’ac­cès ? Préférez-vous con­trôler les bil­lets rapi­de­ment ? Éviter la fraude quitte à ralen­tir les entrées? Con­trôler les iden­tités de cha­cun ?
Quel pub­lic atten­dez-vous ? Un pub­lic jeune et friand de nou­velles tech­nolo­gies ? Un pub­lic plutôt clas­sique qui achètera ses places en guichet ? Un pub­lic éco­lo qui ne veut pas imprimer ?

Les dif­férentes solu­tions de con­trôle d’ac­cès pro­posées par Weezevent

Les répons­es aux ques­tions précé­dentes seront impor­tantes pour met­tre en place LA solu­tion de con­trôle la plus appro­priée à votre évène­ment :

1 — Le list­ing papi­er

Il s’u­tilise très facile­ment pour des petites man­i­fes­ta­tions (jauge inférieure à 200 per­son­nes). Il s’im­prime en un clic et les inscrits appa­rais­sent par ordre alphabé­tique. Vous n’avez plus qu’à cocher la case leur cor­re­spon­dant pour un con­trôle sim­pli­fié des admis­sions.

2 — Appli­ca­tion pour smart­phone

Vous pou­vez égale­ment suiv­re les ventes et con­trôler la valid­ité des bil­lets en scan­nant les codes bar­res avec les appli­ca­tions gra­tu­ites pour smart­phones Iphone ou Android. Cette solu­tion est adap­tée pour une petite jauge et per­met de con­trôler via une Con­nex­ion Wifi ou 3G les bil­lets, plusieurs con­trôleurs peu­vent donc opér­er en par­al­lèle. Cette solu­tion est par­ti­c­ulière­ment util­isée lors d’évène­ments pro­fes­sion­nels notam­ment en rap­port avec les nou­velles tech­nolo­gies.

3 — Le logi­ciel Weezeven­try (en cours de rem­place­ment…)

Weezevent met à votre dis­po­si­tion son logi­ciel gra­tu­it Weezen­try pour un con­trôle rapi­de, sûr et sim­ple. Il vous per­met, à l’aide de douchettes, de scan­ner les codes bar­res uniques sur chaque bil­let, de suiv­re leur valid­ité, de réac­tiv­er des bil­lets déjà com­postés (très utile pour les sor­ties tem­po­raires ou les pass val­ables plusieurs jours), etc.

4 — Lecteurs autonomes

Enfin, les lecteurs autonomes sont par­faits pour les con­trôles en extérieur, pour leur grande autonomie et leur sim­plic­ité d’usage. Ce sont ceux util­isés sur les grands événe­ments comme le Cham­pi­onnat du Monde de Motocross…

Enfin, sachez que toutes les solu­tions de con­trôle d’ac­cès Weezevent sont com­pat­i­bles avec les réseaux de dis­tri­b­u­tion Ticket­Net, France­Bil­let, Dig­i­tick, et vous aideront à la fois à con­trôler les accès, flu­id­i­fi­er l’ac­cueil, et éviter la fraude.

Vous organ­isez un évène­ment et souhaitez con­trôler les bil­lets en toute sim­plic­ité? Cliquez ici pour en savoir plus sur les dif­férentes solu­tions de con­trôles et trou­ver celle qui cor­re­spond le mieux à votre évène­ment.

Votre con­tact dédié pour plus d’in­for­ma­tions : Nor­dine GHERIBI — 01 84 16 55 67

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