[ASTUCE] Organisateurs : comment bien contrôler les accès de son événement ?

[ASTUCE] Organisateurs : comment bien contrôler les accès de son événement ?

 

Les enjeux liés au contrôle des accès

Il fait rarement partie de vos priorités, mais le contrôle des accès est un point fonda­mental dans l’organisation d’un évènement. En effet, il marque non seulement son lancement, mais c’est  surtout le premier contact physique que vous avez avec l’acheteur. Il est donc important de réfléchir, en amont, à la solution de contrôle d’accès qui répondra le mieux à vos besoins et aux aléas d’un public parfois nerveux, impatient et tête en l’air. Manque de personnel, parti­cipant non muni de son billet, et stress du grand jour peuvent alors perturber le démarrage de l’évènement. À ce moment crucial, chaque minute est précieuse et c’est pour cette raison qu’il faut bien gérer le contrôle des accès sur son évènement.

Organi­sa­teurs, devenez maîtres du contrôle d’accès !

Les questions essen­tielles pour bien contrôler les accès de son évènement avec Weezevent

Que vous organisiez un concert, un festival, une confé­rence, une soirée, un gala, un spectacle, un salon, une exhibition, une confé­rence, ou un workshop, le contrôle des accès doit s’adapter à de nombreux critères.

Tout d’abord, quelle est la nature de l’évènement ? Combien de personnes attendez-vous ? Où l’évènement aura-t-il lieu ? L’évènement dure-t-il un jour ? une semaine ? Allez-vous autoriser les sorties provi­soires ?
Quels sont les moyens dispo­nibles sur place ? Aurez-vous accès à internet ? La connexion est-elle fiable ? Avez-vous des tables à votre dispo­sition ? Pouvez-vous brancher un ordinateur ?
Quelle est votre organi­sation sur place ? Y a-t-il une seule entrée ou plusieurs points d’accès ? L’entrée est-elle la même pour tous (specta­teurs, parte­naires, presse, VIP, bénévoles) ? Avez-vous des hôtesses d’accueil ? Lorsque vous employez des hôtesses d’accueil, pensez à organiser une session de formation quant à la gestion du contrôle d’accès. Cela peut paraître simple, mais les choses sont diffé­rentes lorsque 200 personnes arrivent en même temps et patientent nerveu­sement.
Quel est votre objectif lors du contrôle d’accès ? Préférez-vous contrôler les billets rapidement ? Éviter la fraude quitte à ralentir les entrées ? Contrôler les identités de chacun ?
Quel public attendez-vous ? Un public jeune et friand de nouvelles techno­logies ? Un public plutôt classique qui achètera ses places en guichet ? Un public écolo qui ne veut pas imprimer ?

Les diffé­rentes solutions de contrôle d’accès proposées par Weezevent

Les réponses aux questions précé­dentes seront impor­tantes pour mettre en place LA solution de contrôle la plus appro­priée à votre évènement :

1 – Le listing papier

Il s’utilise très facilement pour des petites manifes­ta­tions (jauge inférieure à 200 personnes). Il s’imprime en un clic et les inscrits apparaissent par ordre alpha­bé­tique. Vous n’avez plus qu’à cocher la case leur corres­pondant pour un contrôle simplifié des admis­sions.

2 – Appli­cation pour smart­phone

Vous pouvez également suivre les ventes et contrôler la validité des billets en scannant les codes barres avec les appli­ca­tions gratuites pour smart­phones Iphone ou Android. Cette solution est adaptée pour une petite jauge et permet de contrôler via une Connexion Wifi ou 3G les billets, plusieurs contrô­leurs peuvent donc opérer en parallèle. Cette solution est parti­cu­liè­rement utilisée lors d’évènements profes­sionnels notamment en rapport avec les nouvelles techno­logies.

3 – Le logiciel Weeze­ventry (en cours de rempla­cement…)

Weezevent met à votre dispo­sition son logiciel gratuit Weezentry pour un contrôle rapide, sûr et simple. Il vous permet, à l’aide de douchettes, de scanner les codes barres uniques sur chaque billet, de suivre leur validité, de réactiver des billets déjà compostés (très utile pour les sorties tempo­raires ou les pass valables plusieurs jours), etc.

4 – Lecteurs autonomes

Enfin, les lecteurs autonomes sont parfaits pour les contrôles en extérieur, pour leur grande autonomie et leur simplicité d’usage. Ce sont ceux utilisés sur les grands événe­ments comme le Championnat du Monde de Motocross…

Enfin, sachez que toutes les solutions de contrôle d’accès Weezevent sont compa­tibles avec les réseaux de distri­bution TicketNet, France­Billet, Digitick, et vous aideront à la fois à contrôler les accès, fluidifier l’accueil, et éviter la fraude.

Vous organisez un évènement et souhaitez contrôler les billets en toute simplicité ? Cliquez ici pour en savoir plus sur les diffé­rentes solutions de contrôles et trouver celle qui correspond le mieux à votre évènement.

Votre contact dédié pour plus d’informations : Nordine GHERIBI – 01 84 16 55 67

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