[ASTUCE] : Comment améliorer l’accueil et le contrôle d’accès de vos participants ?

[ASTUCE] : Comment améliorer l’accueil et le contrôle d’accès de vos participants ?

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Cet arti­cle vise en pri­or­ité les organ­i­sa­tions d’événements de masse, mais il peut bien sûr être utile à tout organ­isa­teur d’événement.

Afin de gér­er rapi­de­ment et effi­cace­ment le flux des vis­i­teurs le jour de votre événe­ment, un espace d’accueil et de con­trôle d’ac­cès doit être mis en place. Il existe plusieurs con­fig­u­ra­tions pos­si­bles, voici un aperçu d’un espace type, à adapter en fonc­tion de chaque lieu et type d’événe­ment. 

1. Vérification des billets

Si le nom­bre de mem­bres dans votre équipe le per­met, il est con­seil­lé d’effectuer un con­trôle visuel des bil­lets avant même de laiss­er les par­tic­i­pants s’en­gager dans l’e­space de con­trôle d’ac­cès, pour éviter tout demi-tour intem­pes­tif.

Dans le cas où une per­son­ne se présen­terait sans bil­let, vous pou­vez la ren­voy­er, selon le cas de fig­ure, à l’espace de vente ou au point accueil 1..

L’e­space de vente

Il peut être déployé à con­di­tion que vous ne soyez pas com­plets. Même si l’événement est sold out, cer­tains organ­isa­teurs déci­dent d’al­louer un faible quo­ta dédié aux ventes sur place. D’une part, cela lim­ite le degré d’insatisfaction des acheteurs de dernière minute ; d’autre part, cela dis­suade la revente de bil­lets au marché noir aux abor­ds de l’événement. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un accès élec­trique, d’un accès inter­net et d’un poste (ordinateur/tablette) con­nec­té. Vous pour­rez trou­ver plus d’informations sur les solu­tions de vente sur place Weezevent ici: https://www.weezevent.com/vendre-des-billets-sur-place.php

Le point accueil

Il per­met de régler tous les prob­lèmes liés de près ou de loin à la bil­let­terie. Vous pou­vez par exem­ple pro­pos­er à vos par­tic­i­pants de venir y récupér­er un dupli­ca­ta de leur bil­let (bil­lets achetés sur Weezevent) ou un laiss­er-pass­er (bil­lets achetés sur un réseau de dis­tri­b­u­tion) sur sim­ple présen­ta­tion d’une pièce d’identité. Pour cela, il vous suf­fit de met­tre en place deux postes (ordinateur/tablette) con­nec­tés via inter­net au back office Weezevent et à une imp­ri­mante de bureau.

Pour plus de sécu­rité en cas de coupure inter­net, des clés 4G sont disponibles en loca­tion chez Weezevent.

2. Files d’attente

La base pour tout bon con­trôle d’ac­cès est une infor­ma­tion com­plète et bien placée, afin d’éviter toute erreur de par­cours des par­tic­i­pants. Nous vous con­seil­lons d’in­staller des pan­neaux de sig­nalé­tique dès l’en­trée des files. Nous vous invi­tons pour cela à décou­vrir le site inter­net d’un de nos parte­naires, spé­cial­isé con­cep­tion en sig­nalé­tique : http://www.avs-communication.com/

Ex : « Pré­parez vos bil­lets », de façon à ce que les par­tic­i­pants présen­tent leurs bil­lets avec le code-barre en évi­dence.

Le cas échéant, en cas de pose de bracelets par exem­ple, ce type d’information vous per­me­t­tra de divis­er effi­cace­ment votre zone d’attente en plusieurs files dis­tinctes.

Ex : « Pass 1 Jour », « Pass 2 Jours »,

Le per­son­nel situé à l’entrée des files peut prof­iter de l’étape de véri­fi­ca­tion des bil­lets pour diriger les par­tic­i­pants vers la file cor­re­spon­dante.

Il est pos­si­ble d’ef­fectuer le con­trôle de la total­ité de vos bil­lets (e‑billets et bil­lets ther­miques con­fon­dus, Weezevent et dis­trib­u­teurs con­fon­dus) grâce aux ter­minaux de con­trôle WeezA­c­cess Pro. Vous pour­rez en tir­er plusieurs avan­tages, comme une for­ma­tion et prise en main plus rapi­de de votre équipe chargée du scan des bil­lets, ain­si que des sta­tis­tiques plus com­plètes, disponibles à tout moment sur votre inter­face Weezevent.

Vous pou­vez trou­ver davan­tage d’informations sur le sys­tème de con­trôle d’accès WeezA­c­cess pro ici: http://support.weezevent.com/weezaccess-pro/
Ce sys­tème de con­trôle d’accès est égale­ment disponible gra­tu­ite­ment sur iPhone grâce à l’application WeezA­c­cess mobile, en télécharge­ment gra­tu­it sur l’Apple Store.
Vous pou­vez trou­ver davan­tage d’informations sur l’application gra­tu­ite WeezA­c­cess mobile ici: http://support.weezevent.com/weezaccess-mobile/

Il est néces­saire de sépar­er les files d’at­tente entre elles grâce à un sys­tème de bar­rières. En instal­lant ces bar­rières en « Z » (comme indiqué sur le sché­ma ci-dessus) on obtient plusieurs avan­tages : tout d’abord, le temps d’at­tente sem­ble moins long pour les per­son­nes par­tic­i­pant à votre événe­ment. Nous con­seil­lons notam­ment la mise en place d’une sig­nalé­tique dédiée à l’information des par­tic­i­pants sur les horaires, la pro­gram­ma­tion et le plan d’accès de votre événe­ment. Plus impor­tant encore, le flux de la foule est plus réguli­er com­paré à un bar­rièrage droit, ce qui per­met d’éviter les mou­ve­ments de foule, et donc de garder un bon niveau de sécu­rité.

3. La fouille – Sécurité

Chaque événe­ment pos­sède ses pro­pres impérat­ifs de sécu­rité. Afin de soulager les éventuelles équipes de sécu­rité présentes sur le site, il est néces­saire d’ef­fectuer une fouille préal­able sur les par­tic­i­pants. Le per­son­nel en charge de la fouille/sécurité devra être com­posé au min­i­mum d’un homme et une femme. Cette zone de fouille/sécurité se situe directe­ment après le bar­rièrage en « Z » et avant la zone de con­trôle des bil­lets. Cela vous per­met notam­ment de met­tre en place un sys­tème de fil­trage pour facile­ment gér­er le nom­bre de par­tic­i­pants accé­dant à l’é­tape suiv­ante. Nous vous con­seil­lons d’in­staller des poubelles dans cette zone, afin de décharg­er les par­tic­i­pants de tout objet jugé dan­gereux.

Les per­son­nes ne répon­dant pas aux critères de sécu­rité peu­vent être ramenées à la zone d’en­trée grâce à une file fer­mée sur le côté, sécurisée par la présence d’autres agents de sécu­rité.

4. Espace consigne

Dans le cas où vous autorisez la récupéra­tion de cer­tains objets inter­dits sur le site à la fin de cet événe­ment, la zone de fouille/sécurité se trou­ve être le point idéal pour installer une con­signe dédiée aux par­tic­i­pants voulant dépos­er cer­tains de leurs objets. Les con­di­tions d’u­til­i­sa­tion de cette con­signe dépen­dent de votre organ­i­sa­tion.

Un respon­s­able fouille/sécurité peut être placé dans cette zone, afin de créer un con­tact entre l’espace fouille et l’espace con­trôle, tout en invi­tant les par­tic­i­pants à se diriger vers l’événement.

5. Espace de contrôle des billets

Il est con­seil­lé d’installer un pan­neau de sig­nalé­tique au niveau de l’e­space con­trôle des bil­lets.

Ex : « Présen­tez vos bil­lets »

En effet, dans la majorité des cas, le temps per­du lors du con­trôle des accès provient du temps néces­saire à la sor­tie et au dépliage des bil­lets. C’est pourquoi il est préférable que vos par­tic­i­pants aient leur bil­let à la main pen­dant toute la durée du con­trôle, code-bar­res vis­i­bles.

Nous vous con­seil­lons de plac­er les bénév­oles procé­dant au con­trôle des bil­lets à l’en­trée de cour­tes files séparées entre elles par un sys­tème de bar­rières droites. Cette mise en place per­met aux par­tic­i­pants de voir rapi­de­ment et facile­ment quels bénév­oles sont disponibles pour con­trôler leurs bil­lets. Si un prob­lème tech­nique fait son appari­tion sur l’une des files, les par­tic­i­pants pour­ront se diriger sur une autre file de con­trôle.

Afin d’éviter toute fraude lors du con­trôle des bil­lets, nous con­seil­lons à votre équipe chargée du scan de se posi­tion­ner dos col­lé à une des deux bar­rières les entourant. Ain­si, aucun par­tic­i­pant ne pour­ra accéder à l’événement sans être dûment con­trôlé. Grâce à cette con­fig­u­ra­tion, il est pos­si­ble de créer deux postes de con­trôle par file, posi­tion­nés de part et d’autre de celle-ci.

En cas de forte afflu­ence, vous pou­vez égale­ment décider de faire reculer votre per­son­nel chargé du scan des bil­lets au sein du bar­rièrage. Cepen­dant, il incombe à votre équipe de sécu­rité – et non à votre per­son­nel chargé du scan – de réguler l’af­flux de vos par­tic­i­pants.

Il est néces­saire de posi­tion­ner la per­son­ne respon­s­able du con­trôle des bil­lets après cette étape. En effet, il peut arriv­er que cer­tains bil­lets soient recon­nus comme non valides. Auquel cas, après con­stat du prob­lème, un mem­bre chargé du scan peut directe­ment deman­der au respon­s­able de la zone de venir recon­duire led­it par­tic­i­pant au point accueil 2. Si besoin, il peut être recon­duit au niveau de la zone d’entrée grâce à la file fer­mée. Le par­tic­i­pant con­cerné peut ensuite régler son prob­lème au point accueil ou directe­ment acheter un nou­veau bil­let.

6. Zone de fin de contrôle

Afin d’éviter tout attroupe­ment inutile des par­tic­i­pants, ce qui pour­rait nuire au bon fonc­tion­nement du con­trôle d’ac­cès, nous con­seil­lons la présence de plusieurs agents de sécu­rité qui auraient pour mis­sion d’inviter les par­tic­i­pants à quit­ter rapi­de­ment la zone de con­trôle.

Mais aus­si :

L’é­tale­ment du flux des par­tic­i­pants pen­dant le con­trôle d’ac­cès dépend aus­si de la manière avec laque­lle vous cadencez le pro­gramme de votre événe­ment. Si vous annon­cez une inter­ven­tion très atten­due pen­dant votre événe­ment, vous observerez un pic de fréquen­ta­tion du con­trôle des accès une demi-heure à une heure avant celle-ci. Afin d’éviter ce type de désagré­ment, nous vous con­seil­lons :

-       L’ou­ver­ture des portes suff­isam­ment tôt (compter une demi-heure à une heure avant le début de votre événe­ment)
—       La pro­gram­ma­tion d’une inter­ven­tion par­ti­c­ulière­ment atten­due en début d’événe­ment

Et surtout :

Tous ces con­seils dépen­dent bien sûr de l’or­gan­i­sa­tion de votre événe­ment et peu­vent être adap­tés en fonc­tion des besoins de cha­cun. Ils ne sauraient se sub­stituer à l’ex­per­tise d’une com­mis­sion de sécu­rité.
N’hésitez pas à nous con­tac­ter au 01 86 65 24 00 pour que l’un de nos con­seillers vous guide !

Nous vous souhaitons un bon événe­ment, avec un con­trôle des accès rapi­de et sécurisé 🙂

A bien­tôt sur Weezevent !

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