Comment diriger une réunion avec succès ?

Con­duire et diriger une réu­nion n’est pas une com­pé­tence don­née à tout le monde, cela demande de la pré­pa­ra­tion ain­si qu’un vrai entraîne­ment. Entre la ges­tion du temps, celle des con­flits poten­tiels tout en faisant pass­er les mes­sages prin­ci­paux et être pro­duc­tif, la pré­pa­ra­tion est clé. Vous devrez égale­ment savoir dynamiser la réu­nion et inter­a­gir avec toutes les par­ties prenantes en lais­sant un temps de parole à chaque per­son­ne. Bref, de nom­breux élé­ments à pren­dre en compte.

Pour vous aider au mieux à iden­ti­fi­er ces derniers et diriger une réu­nion avec brio, voici quelques con­seils et astuces.

1. Étape 1 : La préparation d’une réunion

Déterminer l’objectif de la réunion

Avant de plan­i­fi­er une réu­nion, il est indis­pens­able de déter­min­er avec pré­ci­sion le ou les objec­tifs de cette dernière. Vous devez définir claire­ment le sujet cen­tral et les élé­ments prin­ci­paux à traiter au cours de la réu­nion afin d’avoir en tête les prochaines étapes et les dif­férents leviers d’action. Ces objec­tifs peu­vent inclure la fix­a­tion des prix pour un nou­veau pro­duit ou ser­vice, la stratégie mar­ket­ing à adopter pour une cam­pagne de com­mu­ni­ca­tion sur vos dif­férents réseaux soci­aux, le bud­get à con­sacr­er, les recrute­ments, etc.

Établir un ordre du jour

L’or­dre du jour est un plan détail­lé de ce qui sera abor­dé pen­dant la réu­nion. Il est impor­tant d’établir un ordre du jour pré­cis pour vous aider à rester organ­isé et à vous con­cen­tr­er sur les sujets clés. Envoyez l’or­dre du jour à tous les par­tic­i­pants avant la réu­nion pour qu’ils puis­sent égale­ment se pré­par­er en con­séquence et ain­si débuter cette dernière de manière effi­ciente.

Envoyer les invitations 

Pour chaque réu­nion, vous devez avoir en tête le nom­bre et les per­son­nes clés à inviter. Assurez-vous que les per­son­nes con­cernées par le sujet soient disponibles à l’heure souhaitée. Envoyez égale­ment des invi­ta­tions claires et détail­lées pour rap­pel­er l’ordre du jour défi­ni au préal­able.

2. Étape 2 : Diriger une réunion avec brio

Commencer la réunion à l’heure 

Pour bien com­mencer à l’heure votre réu­nion et prof­iter du temps impar­ti, pré­parez à l’a­vance tout le matériel néces­saire et assurez-vous que tout fonc­tionne. Cela com­prend votre sup­port de présen­ta­tion (Excel, Pow­er­point, le pro­jecteur, etc.). Le mau­vais fonc­tion­nement d’appareil peut retarder votre réu­nion de plusieurs dizaines de min­utes et ain­si faire per­dre du temps à toutes les par­ties prenantes.

Initier la réunion et gérer les échanges

Pen­dant la réu­nion, il est essen­tiel de bien savoir gér­er les dif­férents échanges ain­si que de s’as­sur­er que tout le monde ait l’oc­ca­sion d’exprimer son opin­ion. Encour­agez les par­tic­i­pants à partager leurs idées et à pos­er des ques­tions le cas échéant. Si un point ne sem­ble pas clair, n’hésitez à le répéter pour que l’ensemble des per­son­nes présentes soient au clair sur ce dernier.

Choisir un style d’animation

Pour diriger une réu­nion, chaque per­son­ne a sa pro­pre approche et son pro­pre style d’an­i­ma­tion. S’il n’y a pas de recette mir­a­cle pour diriger une réu­nion, cer­tains pro­fils sont cepen­dant facile­ment iden­ti­fi­ables :

• L’an­i­ma­teur : Les par­tic­i­pants dis­cu­tent ouverte­ment tan­dis que l’an­i­ma­teur exerce un con­trôle rel­a­tive­ment dis­cret sur la réu­nion
• Le coor­di­na­teur : Les pro­tag­o­nistes dis­cu­tent d’un sujet spé­ci­fique, tan­dis que l’an­i­ma­teur tend à mod­ér­er les pro­pos de cha­cun et garder un équili­bre général.
• L’autoritaire : L’animateur prend le dessus sur la réu­nion et ne laisse que très peu la parole aux autres per­son­nes. Ce style bien qu’efficace dans le passé, s’avère être de moins en moins appré­cié dans les entre­pris­es et peut aller à l’encontre d’une bonne ambiance de tra­vail.

La bonne gestion du temps

Comme indiqué précédem­ment, assurez-vous que la réu­nion com­mence et se ter­mine à l’heure prévue et que les points listés dans l’agenda aient bien été traités. Si la réu­nion prend plus de temps que prévu, plan­i­fi­er un sec­ond point le lende­main pour finalis­er celle-ci et ain­si garder tous les sujets en tête.

La gestion des conflits

Si un con­flit ou des avis diver­gents survi­en­nent pen­dant la réu­nion, vous devez impéra­tive­ment garder la main­mise sur le bon déroule­ment de cette dernière. Prenez le temps d’é­couter les deux par­ties et essayez de trou­ver une solu­tion qui con­vi­enne à tout le monde. Si néces­saire, ajoutez le sujet à l’or­dre du jour pour la prochaine réu­nion afin de per­me­t­tre aux par­ties con­cernées de trou­ver une solu­tion en dehors de la réu­nion et de pren­dre le temps d’y réfléchir entre-temps. Savoir bien diriger une réu­nion, c’est égale­ment savoir gér­er les sit­u­a­tions inopinées et de dernière minute comme les con­flits.

3. Étape 3 : La clôture de la réunion

Récapitulation des points importants et des next steps

Avant de clô­tur­er la réu­nion, réca­pit­ulez les déci­sions pris­es et les tâch­es attribuées pour chaque par­tie prenante. Assurez-vous que tout le monde soit bien au clair sur ce qui a été con­venu et sur les prochaines étapes dès la sor­tie de la salle de réu­nion.

Le mail récapitulatif

Pour rapi­de­ment rap­pel­er les enjeux et sujets dis­cutés, envoy­er un compte ren­du écrit (par mail) est sou­vent très utile. Si cer­taines per­son­nes sont préal­able­ment nom­mées pour pren­dre des notes au cours de la réu­nion, deman­dez égale­ment la rédac­tion d’un compte ren­du rap­pelant les next steps dis­cutées. Pensez à bien remerci­er tout le monde, soyez court et con­cis sur les mes­sages prin­ci­paux à garder en tête.

Les solu­tions de Weezevent sont béné­fiques pour l’or­gan­i­sa­tion d’une réu­nion car elles per­me­t­tent de gér­er les inscrip­tions des par­tic­i­pants de manière effi­cace, de col­lecter les paiements le cas échéant, et de faciliter la com­mu­ni­ca­tion avec les par­tic­i­pants grâce à des out­ils de mes­sagerie inté­grés. De plus, les fonc­tion­nal­ités de plan­i­fi­ca­tion et de suivi des présences aident à opti­miser la logis­tique de la réu­nion, offrant ain­si une expéri­ence flu­ide et bien organ­isée pour tous les par­tic­i­pants.

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