Weezevent sur le terrain : la saison des festivals


Période de pointe

C’est entre mai et juillet que l’activité des festivals est à son plus haut. En ce moment même, 11 000 événements ont recours à notre solution de billetterie et de cashless. Il est important pour Weezevent de pouvoir s’adapter à chaque situation.
Pour utiliser au mieux notre technologie lorsqu’elle est déployée sur des événements accueillant beaucoup de monde, des techniciens peuvent être envoyés sur place. En fonction de la jauge, l’organisateur décide avec nous combien de personnes sont nécessaires sur site. Cela peut aller d’un technicien pour les petits événements à plusieurs dizaines pour les événements les plus gros.
Bien sûr, la plupart des petits événements se déroulent sans technicien sur place, notre système de billetterie étant conçu pour fonctionner en self-service !

Du côté de Weezevent, les membres du staff choisissent des prestations adaptées à leur spécialité et compétences afin d’être le plus efficace possible sur l’événement.

L’accompagnement de techniciens sur place s’effectue en 3 phases distinctes :

La première est la période pré-événement. A ce moment là, l’équipe se focalise sur la relation client. Une personne dédiée accompagne l'organisateur dans ses décisions pour être sûr que son projet de paiement dématérialisé pour son événement concorde avec ses envies. Elle conseille le client sur ses besoins en matériel, bracelets de paiement et en techniciens sur place et aide le client à mettre en place son projet. Cela inclut par exemple une assistance pour configurer le logiciel de paiement cashless (back-office) et former si besoin l’organisateur à utiliser le matériel de contrôle d’accès, de vente ou de cashless. Enfin, l’équipe support et logistique configure et expédie le matériel à l’organisateur.

La deuxième étape est le déploiement. Des membres du staff sont envoyés sur le terrain et travaillent en collaboration avec les organisateurs. Les équipes s’occupent de déployer le système cashless (aux entrées, dans les points de vente…). Pendant l’événement, Les techniciens veillent au bon fonctionnement de notre technologie : charge des batteries, connexion au réseau, adaptation aux différentes contraintes, questions de l’organisateur…

L’étape finale est celle post festival. Elle implique dans un premier temps le repli du matériel. Ensuite, un débriefing a lieu entre le staff de Weezevent et les organisateurs, les statistiques des ventes et de fréquentation sont générées et transmises aux organisateurs avec nos recommandations afin qu’ils puissent les exploiter pour optimiser leurs événements futurs.

Cette année, Weezevent accompagne un grand nombre d’organisateurs. Les Nuits Sonores en mai, le Download Festival, Solidays et We Love Green en juin, Main Square, les Eurockéennes et les Vieilles Charrues en juillet. Très bientôt nous serons là pour accompagner Lollapalooza et les Plages Electroniques.