Contrôle d’accès : 3 millions de scans par an

Le contrôle d’accès est un point central de la gestion d’événements, le challenge est de faire rentrer un maximum de monde en un minimum de temps, sans couac ! Voici quelques astuces pour réussir ce défi…

Accueillir ses visiteurs

Les organisateurs le savent, le moment d’ouvrir les portes est toujours un moment de doute et d’inquiétude. Que l’événement comporte 50 ou 50 000 personnes, il est primordial que tout le monde soit “sur la liste” et identifié à l’entrée. Le participant se sent ainsi reconnu et l’accueil peut même être personnalisé. A partir de quelques dizaines de participants, le contrôle sur liste n’est plus adapté : il faut du temps pour retrouver la personne et il n’est pas possible d’avoir plusieurs listes papier.

Moderniser le contrôle des accès

Pour s’affranchir de ses contraintes, des solutions de contrôle d’accès permettent de recevoir les visiteurs au mieux. L’idéal est d’avoir un appareil capable de reconnaître le billet de chaque participant et d’afficher sa validité. Mieux encore, de telles solutions permettent d’accueillir le public de manière personnalisée en affichant diverses informations le concernant, qu’il aura préalablement remplies. Ce type d’appareil est généralement associé à un logiciel d’inscription ou de billetterie en ligne qui permet de vendre des billets qui seront automatiquement synchronisés avec l’appareil de contrôle des accès.
Une des clés de Weezevent : le WeezAccess Pro

Le contrôle d’accès avec Weezevent s’effectue avec un WeezAccess Pro (WAP), un Apple iPod Touch 4ème génération équipé du Linea-pro 4 MSR 2D, un lecteur laser à haute performance, ainsi que d’un étui et d’une coque de protection à laquelle se trouve attaché un tour de cou. Une technologie développée en interne qui permet aux organisateurs de contrôler les accès à leurs évènements en temps réel. Le WAP est synchronisé avec le compte de l’événement, ce qui permet de n’oublier aucun participant. Pour les événements de petite taille, l’application WeezAccess, disponible pour iOS et Android fonctionne sur un simple smartphone. En revanche un appareil WeezAccess Pro permet en moyenne de scanner deux fois plus d’individus par heure, environ 800.
Weezevent possède une capacité technique importante permettant de synchroniser vos données toutes les 5 secondes. Au Festival des Vieilles Charrues, le pic a été de 12 000 scans en 15 minutes.

3 millions de scans en un an

Les 3 dernières années furent une période où Weezevent a fait d’importants progrès dans ce domaine, surtout depuis 2014. A l’époque, nous avions recensé un total de 700 000 participants scannés par Weezevent. L’année dernière, ils furent plus de 3 millions. Le début de cette année 2017 signe un véritable record avec déjà 2 076 000 personnes scannées par Weezevent, soit la ville de Paris intra-muros !
Ceci a été rendu possible par les équipes techniques de Weezevent qui ont travaillé pour créer des outils conçus pour fonctionner ensemble, du terminal de contrôle au coeur du système en passant par l’interface organisateur.