Assurez vos événements professionnels pour la rentrée !

Assurez vos événements professionnels pour la rentrée !

La ren­trée est sou­vent le moment pour l’organisation de sémi­naires qu’ils soient com­mer­ciaux ou internes, pour inté­grer et fédé­rer les équipes. L’organisation de ces évé­ne­ments est rare­ment la seule mis­sion de la per­sonne en charge, beau­coup de choses à pen­ser et dans un temps tou­jours trop court. Voi­ci quelques pistes de tra­vail pour assu­rer votre évé­ne­ment et l’organiser de façon opti­male :

S’assurer des invitations

Pre­mières étapes d’organisation d’événements : pla­ni­fier la date, le for­mat et savoir com­bien de per­sonnes sont atten­dues !

Invi­tez avec soin, si c’est en interne cela peut être de façon infor­melle par emai­ling et via les com­mu­ni­ca­tions internes de l’entreprise (intra­net, mes­sa­ge­rie, …).
Si c’est plu­tôt un évé­ne­ment com­mer­cial dans le but de tou­cher des pros­pects et par­te­naires, per­son­na­li­sez vos invi­ta­tions et pen­sez à un envoi tôt et une relance. Par exemple un Save the Date et une relance plu­sieurs semaines avant – avec le retour de vacances les mails s’empilent. Pré­ci­ser nom et pré­nom et ajou­ter une touche ori­gi­nale ou per­son­nelle peut faire la dif­fé­rence pour l’invité et sa per­cep­tion de l’événement.
Piquez la curio­si­té éga­le­ment avec ce qui est pré­vu (thé­ma­tique, ani­ma­tion, invi­tés spé­ciaux …).

Pour votre pla­te­forme d’inscription (rapide, on ne veut pas non plus perdre les par­ti­ci­pants avec trop de ques­tions) afin d’en savoir plus sur vos invi­tés : leur entre­prise, leur posi­tion, depuis com­bien de temps y sont-ils, leurs dis­po­ni­bi­li­tés, si vous avez plu­sieurs pro­po­si­tions de dates, les acti­vi­tés et work­shop qui pour­raient les inté­res­ser … Afin de connaître au mieux les attentes et vous don­ner des élé­ments pour l’organisation et la com­mu­ni­ca­tion de votre évé­ne­ment par la suite !

Par exemple, si vous avez déjà pré­vu des ses­sions, ate­liers ou débats, il est pos­sible de créer une pla­te­forme d’inscription avec des séances afin de pou­voir modu­ler si néces­saire le nombre d’ateliers pour cause de grosse affluence ou à l’inverse réduire les temps et revoir le for­mat.

 

Planifier la journée

Le for­mat de votre évé­ne­ment dépend for­cé­ment de son objec­tif, il ne peut durer qu’une demi-jour­née ou une soi­rée comme deux jours. Ces élé­ments vous per­met­tront de défi­nir le lieux, l’horaire, les pres­ta­taires néces­saires à votre évé­ne­ment.

Vos invi­tés ne se connaissent pas ? C’est l’occasion d’inciter à la ren­contre, aux échanges. Pen­sez à créer des espaces de net­wor­king et ani­ma­tions pour favo­ri­ser l’interaction et fédé­rer les équipes. Une appli­ca­tion ou un jeu inter­ac­tif peuvent être de bons outils pour gami­fier votre évé­ne­ment, per­mettre de mieux connaître l’entreprise et de chal­len­ger les équipes.

Pour vos pros­pects, pré­sen­tez votre offre et vos pro­duits de façon inat­ten­due que ce soit via une ani­ma­tion, des espaces inter­ac­tifs. Il est inté­res­sant de lier 2 types de pré­sen­ta­tions, quelque chose d’original et un second temps plus conven­tion­nel pour ceux qui sou­haitent avoir une pré­sen­ta­tion et intro­duc­tion plu­tôt en for­mat key­note et afin de faire pas­ser toutes les infor­ma­tions que vous sou­hai­tez don­ner.

Des pré­sen­ta­tions et inter­ven­tions sont à pré­voir ? Res­tez simple à l’oral et favo­ri­sez l’échange, évi­tez les power­point trop for­mels, pleins de nou­velles solu­tions existent désor­mais pour faire vivre vos réunion, par­ta­ger et inter­agir à plu­sieurs dans les 4 coins du monde sans avoir à lier power­point et skype en mode confé­rence !

Pro­fi­tez des réseaux sociaux pour vous expo­ser et inci­ter aux par­tages, vos col­la­bo­ra­teurs et par­ti­ci­pants seront vos meilleurs ambas­sa­deurs. A tra­vers des ani­ma­tions vous créer de l’engagement, c’est essen­tiel.

Ne mini­mi­ser pas les temps de pause, que ce soit petit-déjeu­ner, déjeu­ner ou cock­tail et buf­fet en soi­rée. Ce sont ces moments qui vous per­mettent de créer une touche per­son­na­li­sée et un moment convi­vial avec la pré­sence de food­truck, de trai­teurs, de stands ori­gi­naux, de musique. C’est le moment de l’événement où l’expérience des par­ti­ci­pants se joue. Pen­sez à prendre le temps de trou­vez les pres­ta­taires adé­quats, de les brie­fer et de pré­voir toutes la logis­tiques autour : com­ment s’installent-ils par rap­port à l’espace ? Quels sont leurs horaires ?

Faire le bilan

A la fin de l’événement, il est inté­res­sant de faire un retour d’expérience éga­le­ment accom­pa­gné d’un remer­cie­ment : quels ont étaient les moments et ani­ma­tions appré­ciés ? quelles amé­lio­ra­tions sont à faire ? Sou­haitent-ils une nou­velle édi­tion l’année sui­vante ?

L’importance des insights/données n’est plus à men­tion­ner, nous en par­lions récem­ment. Les don­nées et infor­ma­tions récol­tées sont essen­tielles pour faire le bilan de votre évé­ne­ment et défi­nir les amé­lio­ra­tions pour vos pro­chains évé­ne­ments. Elles vous per­met­tront éga­le­ment de re-contac­ter les pros­pects inté­res­sés, de dif­fé­ren­cier vos mes­sages selon les thé­ma­tiques qui les ont inté­res­sées (quel stand sont-ils allés voir ? quelle inter­ven­tion ? ont-ils par­ti­ci­pé au net­wor­king ?).
Vous pou­vez récu­pé­rer ces info via les for­mu­laires rem­plis en amont lors de l’inscription mais aus­si pen­dant les évé­ne­ments en deman­dant un feed­back.

Inté­grez un sys­tème cash­less peut être une bonne solu­tion éga­le­ment les puces RFID vous per­met­tront de tra­ckers les stands sur les­quels une acti­va­tion RFID est pro­po­sé ou des achats sont pos­sibles. C’est éga­le­ment une inno­va­tion inté­res­sante à mettre en place pour vos par­ti­ci­pants.

 

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