Assurez vos événements professionnels pour la rentrée !

Assurez vos événements professionnels pour la rentrée !

La rentrée est souvent le moment pour l’organisation de séminaires qu’ils soient commer­ciaux ou internes, pour intégrer et fédérer les équipes. L’organisation de ces événe­ments est rarement la seule mission de la personne en charge, beaucoup de choses à penser et dans un temps toujours trop court. Voici quelques pistes de travail pour assurer votre événement et l’organiser de façon optimale :

S’assurer des invitations

Premières étapes d’organisation d’événements : planifier la date, le format et savoir combien de personnes sont attendues !

Invitez avec soin, si c’est en interne cela peut être de façon infor­melle par emailing et via les commu­ni­ca­tions internes de l’entreprise (intranet, messa­gerie, …).
Si c’est plutôt un événement commercial dans le but de toucher des prospects et parte­naires, person­na­lisez vos invita­tions et pensez à un envoi tôt et une relance. Par exemple un Save the Date et une relance plusieurs semaines avant – avec le retour de vacances les mails s’empilent. Préciser nom et prénom et ajouter une touche originale ou person­nelle peut faire la diffé­rence pour l’invité et sa perception de l’événement.
Piquez la curiosité également avec ce qui est prévu (théma­tique, animation, invités spéciaux …).

Pour votre plate­forme d’inscription (rapide, on ne veut pas non plus perdre les parti­ci­pants avec trop de questions) afin d’en savoir plus sur vos invités : leur entre­prise, leur position, depuis combien de temps y sont-ils, leurs dispo­ni­bi­lités, si vous avez plusieurs propo­si­tions de dates, les activités et workshop qui pourraient les intéresser … Afin de connaître au mieux les attentes et vous donner des éléments pour l’organisation et la commu­ni­cation de votre événement par la suite !

Par exemple, si vous avez déjà prévu des sessions, ateliers ou débats, il est possible de créer une plate­forme d’inscription avec des séances afin de pouvoir moduler si néces­saire le nombre d’ateliers pour cause de grosse affluence ou à l’inverse réduire les temps et revoir le format.

 

Planifier la journée

Le format de votre événement dépend forcément de son objectif, il ne peut durer qu’une demi-journée ou une soirée comme deux jours. Ces éléments vous permet­tront de définir le lieux, l’horaire, les presta­taires néces­saires à votre événement.

Vos invités ne se connaissent pas ? C’est l’occasion d’inciter à la rencontre, aux échanges. Pensez à créer des espaces de networking et anima­tions pour favoriser l’interaction et fédérer les équipes. Une appli­cation ou un jeu inter­actif peuvent être de bons outils pour gamifier votre événement, permettre de mieux connaître l’entreprise et de challenger les équipes.

Pour vos prospects, présentez votre offre et vos produits de façon inattendue que ce soit via une animation, des espaces inter­actifs. Il est intéressant de lier 2 types de présen­ta­tions, quelque chose d’original et un second temps plus conven­tionnel pour ceux qui souhaitent avoir une présen­tation et intro­duction plutôt en format keynote et afin de faire passer toutes les infor­ma­tions que vous souhaitez donner.

Des présen­ta­tions et inter­ven­tions sont à prévoir ? Restez simple à l’oral et favorisez l’échange, évitez les power­point trop formels, pleins de nouvelles solutions existent désormais pour faire vivre vos réunion, partager et interagir à plusieurs dans les 4 coins du monde sans avoir à lier power­point et skype en mode confé­rence !

Profitez des réseaux sociaux pour vous exposer et inciter aux partages, vos colla­bo­ra­teurs et parti­ci­pants seront vos meilleurs ambas­sa­deurs. A travers des anima­tions vous créer de l’engagement, c’est essentiel.

Ne minimiser pas les temps de pause, que ce soit petit-déjeuner, déjeuner ou cocktail et buffet en soirée. Ce sont ces moments qui vous permettent de créer une touche person­na­lisée et un moment convivial avec la présence de foodtruck, de traiteurs, de stands originaux, de musique. C’est le moment de l’événement où l’expérience des parti­ci­pants se joue. Pensez à prendre le temps de trouvez les presta­taires adéquats, de les briefer et de prévoir toutes la logis­tiques autour : comment s’installent-ils par rapport à l’espace ? Quels sont leurs horaires ?

Faire le bilan

A la fin de l’événement, il est intéressant de faire un retour d’expérience également accom­pagné d’un remer­ciement : quels ont étaient les moments et anima­tions appréciés ? quelles amélio­ra­tions sont à faire ? Souhaitent-ils une nouvelle édition l’année suivante ?

L’importance des insights/données n’est plus à mentionner, nous en parlions récemment. Les données et infor­ma­tions récoltées sont essen­tielles pour faire le bilan de votre événement et définir les amélio­ra­tions pour vos prochains événe­ments. Elles vous permet­tront également de re-contacter les prospects intéressés, de diffé­rencier vos messages selon les théma­tiques qui les ont intéressées (quel stand sont-ils allés voir ? quelle inter­vention ? ont-ils participé au networking ?).
Vous pouvez récupérer ces info via les formu­laires remplis en amont lors de l’inscription mais aussi pendant les événe­ments en demandant un feedback.

Intégrez un système cashless peut être une bonne solution également les puces RFID vous permet­tront de trackers les stands sur lesquels une activation RFID est proposé ou des achats sont possibles. C’est également une innovation intéres­sante à mettre en place pour vos parti­ci­pants.

 

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