Basierend auf Beobachtungen vor Ort und der Zusammenarbeit mit über 400 Festivals, die von Weezevent in ganz Europa begleitet werden, haben wir 10 zentrale Hebel identifiziert, die Veranstalter bereits jetzt einsetzen können, um ihre Leistung und das Erlebnis der Teilnehmenden zu verbessern. Diese Erkenntnisse, vorgestellt von Grégor Einis, Head of development bei Weezevent, während seiner Konferenz auf dem MaMA Festival & Convention, zeigen, wie Akkreditierungsmanagement, Cashless-Systeme und neue Formen der Publikumsbindung zu starken Werkzeugen werden können, um Effizienz zu steigern und das Festivalerlebnis zu bereichern.
summary
1. Den Ticketkauf mit Ratenzahlung erleichtern
Auch wenn Festivals in Frankreich diesen Weg gerade erst erkunden, sind andere europäische Festivals hier bereits einen Schritt weiter: die Ermöglichung der Zahlung in mehreren Raten.
Im Vereinigten Königreich ist diese Praxis inzwischen zur Norm geworden, fast 70 % der Ticketkäufe erfolgen in drei oder mehr Raten. Diese Entwicklung ist nicht nur ein wirtschaftlicher Trend, sondern ein echtes Instrument für mehr Zugänglichkeit und Inklusion.
Hinter dieser Gewohnheit steckt ein breiteres Nachdenken darüber, wie der Zugang zu Kultur erleichtert werden kann. Für ein Festival bedeutet das Angebot von Ratenzahlungen (z. B. für Ticket, Camping oder andere Services), dass das Erlebnis flüssiger wird und gleichzeitig ein breiteres Publikum erreicht werden kann.
Dieser Ansatz, der bereits fest im Vereinigten Königreich, in Deutschland und den Niederlanden verankert ist, könnte sich 2026 zu einem echten Wettbewerbsvorteil für Veranstalter entwickeln.
Möchtest du Ratenzahlung anbieten? Lass uns darüber sprechen!
2. Die Beziehung zu deinem Besucher:innen durch den Käuferbereich stärken
Das Erlebnis endet längst nicht mehr mit dem Ticketkauf. Immer mehr Veranstalter:innen überdenken ihre Beziehung zum Publikum nach dem Verkauf, indem sie einen Käufer:innenbereich integrieren, der direkt über die Bestätigungs-E-Mail zugänglich ist.
Dieser personalisierte Bereich ermöglicht es Festivalbesucher:innen, ihre Tickets herunterzuladen – und vor allem, zusätzliche Services hinzuzufügen. Das Ziel ist doppelt: den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen und die Verbindung zwischen Festival und Publikum schon vor Öffnung der Tore zu vertiefen.
Mit diesem Ansatz einer schrittweisen Erweiterung des Angebots verwandeln Veranstalter eine einfache Transaktion in eine reichhaltigere und individuellere Kauferfahrung, bei der jede Interaktion dazu beiträgt, das Engagement der Teilnehmenden zu stärken und den durchschnittlichen Warenkorbwert zu steigern.
3. Den Weiterverkauf steuern, um nicht gegen das eigene Geschäftsmodell zu handeln
Der regulierte Weiterverkauf ist zu einem zentralen Thema im Festivalökosystem geworden. Zwar hilft er, die Frustration über ausverkaufte Tickets zu vermeiden, doch muss er mit Bedacht gestaltet werden, um sowohl das Publikum als auch die Veranstalter zu schützen.
In Frankreich, beim Hellfest, ist diese Praxis bereits gut etabliert: Der Weiterverkauf wird erst aktiviert, wenn die Pässe einer bestimmten Kategorie ausverkauft sind, und niemals parallel zum regulären Ticketverkauf. Diese Herangehensweise verhindert, dass der Sekundärmarkt mit dem Primärmarkt konkurriert, denn einen Weiterverkauf zu früh zu öffnen, bedeutet, gegen das eigene Geschäftsmodell zu handeln.
Weezevent bietet in diesem Zusammenhang einen ausgewogenen Ansatz bei der Preisentwicklung. Dieses Modell gewährleistet Preiskohärenz, stärkt das Vertrauen des Publikums und bewahrt gleichzeitig die Rentabilität der Festivals. Weit davon entfernt, nur ein zusätzlicher Service zu sein, wird der regulierte Weiterverkauf zu einem echten strategischen Instrument für Marketing und Käufer:innenerlebnismanagement.
4. Tickets und Services in einem einzigen digitalen Pass bündeln
Vom Flugverkehr inspiriert: der Boardingpass hält Einzug in die Festivalwelt. Dieses System bündelt alle Zugangsrechte i.e. der Teilnehmenden, Ticket, Camping und Zusatzleistungen, in einem einzigen QR-Code.
Das Ziel ist einfach: den Zugang zu vereinfachen und das digitale Erlebnis des Publikums zu stärken. Durch das Ersetzen mehrerer Dokumente oder QR-Codes durch einen einzigen digitalen Pass können Veranstalter Warteschlangen verkürzen und Lesefehler minimieren.
Für Festivals bedeutet dieses Format weit mehr als nur Zeitersparnis: Es wird zu einem strategischen Kommunikationsinstrument, mit dem gezielte Nachrichten vor und während des Events verbreitet oder sogar gesponserte Aktivierungen integriert werden können. Der Boardingpass kann zudem direkt in die Festival-App eingebunden werden, was deren Downloads fördert und das Erlebnis der Teilnehmenden noch stärker zentralisiert.
Dieses System erweist sich als Innovation an der Schnittstelle von Technologie und Besuchererlebnis, entwickelt für die Generationen, die daran gewöhnt sind, alles über ihr Smartphone zu steuern.
5. Zugang neu denken, um ein reibungsloseres Erlebnis zu bieten
Lange Zeit als rein logistische Etappe betrachtet, ist die Zugangskontrolle heute zu einem echten Hebel für Erlebnisqualität und operative Effizienz geworden. Bei Weezevent wird diese entscheidende Phase als eigenständiges Projekt betrachtet – sorgfältig vorbereitet mit einer klaren Strategie, passenden Tools und präzisen Leistungsindikatoren.
Jedes Event hat seine eigenen Anforderungen, gestaffelte Öffnungen, verschiedene Kapazitäten, und erfordert daher eine maßgeschneiderte Konfiguration. Immer mehr Veranstalter setzen auf einen datenbasierten Ansatz, bei dem Durchlaufzeiten, Besucher:innenströme und Scan-Anomalien analysiert werden, um die Wege der Festivalbesucher:innen zu optimieren. Das Ausmachen sowie das Verständnis von Fehlern ist dabei genauso entscheidend wie die Steuerung der Besucher:innenströme: Nur so können Veranstalter:innen in Echtzeit Anpassungen vornehmen und Reibungspunkte beseitigen.
Dank Funktionen wie der Anzeige personalisierter Informationen beim Scannen (z. B. Foto der Person, Akkreditierungstyp, spezifische Warnhinweise), der automatischen Aktualisierung der Zugangsliste nach vordefinierten Zeitregeln sowie der zentralen Erfassung von Fehlermeldungen gewinnen die Teams vor Ort an Selbstständigkeit und Reaktionsfähigkeit. Es sind keine manuellen Eingriffe mehr nötig – alles wird kontinuierlich aktualisiert.
Eine gut durchdachte Zugangskontrolle bedeutet kürzere Warteschlangen, mehr Sicherheit und vor allem einen positiven ersten Eindruck für jede teilnehmende Person gleich bei der Ankunft auf dem Gelände.
6. Akkreditierungen im großen Maßstab verwalten
Eine weitere bewährte Praxis: das großflächige Akkreditierungsmanagement. Das Beispiel des Montreux Jazz Festival zeigt eindrucksvoll, was die WeezCrew-Lösung leisten kann, wenn sie in großem Umfang eingesetzt wird.
Mit mehreren tausend Freiwilligen, Dienstleister:innen, Techniker:innen und Partner:innen, die koordiniert werden müssen, ist die Herausforderung enorm. Dank WeezCrew wird jedes Profil automatisch dem richtigen Bereich zugewiesen. Die Verantwortlichen können anschließend jede Anfrage genehmigen, ablehnen oder kommentieren und in Echtzeit die Personalverteilung verfolgen.
Darüber hinaus ermöglicht die Zugangskontrolle das Erfassen von Ein- und Ausgängen, was eine präzise Nachverfolgung der Anwesenheitszeiten erleichtert. Die geleisteten Stunden können automatisch erfasst und an HR-Tools übermittelt werden, und sorgen für ein flüssigeres und zentralisiertes Management.
Über die reine Logistik hinaus trägt dieses Tool auch dazu bei, das Zugehörigkeitsgefühl zu stärken und eine engagierte Freiwilligengemeinschaft rund um das Event aufzubauen.
7. Mehr Komfort für das Publikum mit vernetzten Schließfächern
In den Niederlanden hat das Festival Paaspop über 12.000 vernetzte Schließfächer installiert, eine einfache, aber wirkungsvolle Innovation, die perfekt zeigt, wie Technologie das Festivalerlebnis verbessern und gleichzeitig neue Einnahmequellen schaffen kann.
Diese vor Ort zugänglichen Schließfächer ermöglichen es Besucher:innen, ihre Sachen selbstständig zu deponieren und wieder abzuholen. Keine Warteschlangen, kein Zeitverlust, alles funktioniert im Self-Service, vom Bezahlen bis zum Öffnen des Fachs.
Für Veranstalter hat dieses System einen doppelten Vorteil: Es bietet dem Publikum ein praktisches, komfortables Erlebnis und steigert gleichzeitig die Einnahmen, bei manchen Events werden über 100.000 € allein durch dieses System erzielt. Damit wird der Locker zu einem zentralen Bestandteil des Gesamterlebnisses: mehr Komfort für die Festivalbesucher:innen, mehr Kontrolle und Rentabilität für die Organisator:innen.
8. Mehrwegbecher automatisch verwalten
In Belgien und den Niederlanden ist die Verwendung von Einwegbechern inzwischen gesetzlich verboten, was Veranstalter dazu bringt, die Logistik rund um Mehrwegbecher (Ecocups) neu zu denken. Einige Festivals, wie Tomorrowland, haben einen innovativen Ansatz gewählt, indem sie die Becher direkt mit dem Zahlungssystem der Besucher:innen verbinden.
Konkret ist jeder Becher mit einem NFC-Chip ausgestattet, der beim Kauf eines Getränks aktiviert wird. Nach dem Konsum legen der Teilnehmer:innen den Becher in eine vernetzte Sammelstation, die die Person automatisch erkennt und die sofortige Rückerstattung auslöst. So kann sich der Verkaufsstand auf seine Hauptaufgabe konzentrieren – den Verkauf –, während der gesamte Rückerstattungsprozess vollständig automatisiert abläuft.
Dieses Modell bietet einen doppelten Mehrwert:
- Es entlastet die Bars, indem Verkaufs- und Rückgabestellen klar voneinander getrennt werden.
- Es vereinfacht das Umweltmanagement des Events, mit einem saubereren Gelände und automatischer Sortierung.
Dieses System zeigt, wie Technologie gleichzeitig auf ökologische und operative Herausforderungen reagieren kann und dabei Transparenz und Besucher:innenzufriedenheit verbessert.
Entdecke, wie unsere in Zusammenarbeit mit Auxcis entwickelte Becher-Management-Lösung das Besucher:innenerlebnis und das Stadionmanagement beim Royal Antwerp FC optimiert.
9. Das Cashless-Guthaben nutzen: eine neue Einnahmequelle
In ganz Europa nehmen rund 53,6 Millionen Besucher:innen an etwa 2.300 Festivals teil, 72 % davon nutzen bereits ein Cashless Zahlungssystem, mit einem jährlichen Wachstum von etwa 6,2 % (Industry Research). Am Ende jedes Festivals bleiben häufig nicht genutzte Cashless-Guthaben auf den Konten der Teilnehmer:innen, wie etwa bei Rock en Seine.
Anstatt dieses Geld einfach zurückzuerstatten, nutzen einige Festivals es mittlerweile als Instrument zur Publikumsbindung. Noch vor Beginn der Rückerstattungsphase lädt ein Online-Shop die Besucher:innen ein, ihr Restguthaben zu verwenden, etwa für den Kauf von Merchandise-Artikeln, eine Spende oder sogar den Zugang zum Vorverkauf der nächsten Ausgabe. Ziel ist es nicht, Käufe zu erzwingen, sondern eine letzte Gelegenheit zu bieten, das Festivalerlebnis zu verlängern.
Dieser Ansatz verwandelt einen administrativen Prozess in einen Moment der Interaktion. Das Ergebnis: mehr Umsatz, und ein stärkeres Engagement der treuesten Besucher:innen.
10. Den ökologischen Fußabdruck mit recycelbaren Karten reduzieren
Im Einklang mit seinem Nachhaltigkeitsengagement hat Weezevent die Verwendung von 100 % recycelbaren Cashless-Karten eingeführt. Diese Karten werden aus wiederverwendbaren Materialien und Silbertinte hergestellt und können umweltfreundlich im Recyclingmüll entsorgt werden.
Diese Entwicklung, die bereits bei mehreren Veranstaltungen in Frankreich und der Schweiz umgesetzt wurde, ist Teil eines umfassenderen Ansatzes zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks der Branche, bei gleichbleibend hohen technologischen Standards. Eine einfache, aber bedeutungsvolle Innovation, die zeigt, dass Ökologie und Leistung Hand in Hand gehen können.
Vom Käufer:innenbereich bis zu intelligenten Bechern, all diese erfolgreichen europäischen Ansätze basieren auf derselben Überzeugung: Die Zukunft der Festivals liegt in Daten und Erlebnis. Weezevent ist Teil dieser Entwicklung und unterstützt Veranstalter:innen dabei, effizientere und nachhaltigere Modelle zu schaffen.
Häufig gestellte Fragen
F: Welche Vorteile hat die Ratenzahlung für Festivals?
Ratenzahlung macht Veranstaltungen zugänglicher und öffnet sie für ein breiteres Publikum. Wenn Besucher:innen ihre Ausgaben aufteilen können, erreichen Festivals Menschen, die sich sonst aus finanziellen Gründen kein Ticket hätten leisten können. Zudem ist es eine wirksame Methode, um abgebrochene Bestellungen zu reduzieren.
F: Wie stärkt ein Käufer:innenbereich die Beziehung zum Publikum?
Der Käufer:innenbereich ermöglicht es Besucher:innen, ihre Tickets einfach herunterzuladen und mit wenigen Klicks Zusatzleistungen wie Camping, Parkplätze oder Merchandising hinzuzufügen. Direkt über die Bestätigungs-E-Mail zugänglich, wird er zu einer zentralen Schnittstelle zwischen dem Event und seinem Publikum.
F: Warum sollte der Weiterverkauf von Tickets reguliert werden?
Um Probleme wie Schwarzmarkt und Nichterscheinen zu vermeiden, bietet ein regulierter Weiterverkauf eine ausgewogene Lösung: Er gibt dem Publikum eine zweite Chance, Tickets zu erwerben, schützt Käufer:innen und ermöglicht Veranstalter:innen die finanzielle Kontrolle zu behalten. Er hilft, Preise zu stabilisieren, Spekulation zu verhindern und sicherzustellen, dass Tickets nur über offizielle und sichere Kanäle zirkulieren.
Der Sekundärmarkt darf jedoch nie niedrigere Preise anbieten als die Hauptverkaufsstelle. Unser Tipp: Aktivieren Sie den Weiterverkauf einer Ticketkategorie erst, wenn diese ausverkauft ist. Das gewährleistet Preisstabilität, stärkt die Transparenz und erhält das Vertrauen des Publikums.
F: Wie optimieren Festivals heute die Zugangskontrolle?
Mit dem Ziel, den Einlass zu beschleunigen und Warteschlangen zu reduzieren, setzen immer mehr Festivals auf einen datengestützten Ansatz, der zahlreiche Vorteile bietet. Durch die Analyse von Einlasszeiten, Besucherströmen, Scanfehlern und Engpässen erhalten Veranstalter:innen wertvolle Erkenntnisse zur Optimierung des Zutritts auf dem Veranstaltungsgelände.
Zu den Innovationen zählt der Boardingpass, inspiriert von der Luftfahrt: Er vereint Ticket und Zugangsrechte in einem einzigen QR-Code. Dadurch wird der Festivalbesuch vereinfacht, und die Lösung kann in die Festival-App integriert werden, um Kommunikation und Partner:innenaktionen zu zentralisieren.
WeezAccess geht noch weiter, indem es detaillierte Teilnehme:innenrinformationen anzeigt: Beim Scannen eines QR-Codes sehen Mitarbeiter:innen das Foto, den vollständigen Namen, den Akkreditierungstyp oder eventuelle Hinweise. Das erleichtert die Kontrolle vor Ort, reduziert Fehler und beschleunigt den Einlass, ein klarer Gewinn für Sicherheit und Besucherfreundlichkeit.
F: Wie lässt sich das Akkreditierungsmanagement in großem Umfang effizient gestalten?
Mit WeezCrew wird das Management umfangreicher Akkreditierungen deutlich einfacher. Jedes Profil wird automatisch der richtigen Abteilung zugewiesen. Verantwortliche können Anfragen genehmigen oder ablehnen und die Teamverteilung in Echtzeit auf einer interaktiven Karte verfolgen. In Kombination mit der Zugangskontrolle können Ein- und Ausgänge nachverfolgt und Arbeitszeiten automatisch mit HR-Tools synchronisiert werden.
F: Warum werden vernetzte Schließfächer auf Festivals immer beliebter?
Vernetzte Schließfächer erfreuen sich zunehmender Beliebtheit, da sie ein einfaches Bedürfnis erfüllen: mehr Komfort und Unabhängigkeit für Besucher:innen, während sie gleichzeitig zusätzliche Einnahmen für Veranstalter:innen generieren. Besucher:innen können ihre Gegenstände eigentständig deponieren und abholen, von der Bezahlung bis zur Öffnung vollständig im Self-Service.
F: Wie verbessern vernetzte Becher die Logistik von Veranstaltungen?
Durch die Automatisierung des Pfand- und Rückerstattungsprozesses sind NFC-Becher mit dem Cashless-Konto der Besucher:innen verbunden. Der Chip wird beim Kauf aktiviert und löst automatisch eine Rückerstattung aus, sobald der Becher in einer dafür vorgesehenen Rückgabestation abgegeben wird. Barteams können sich so ganz auf den Verkauf konzentrieren, ohne Rückzahlungen verwalten zu müssen.
Vernetzte Becher vereinfachen auch das Umweltmanagement: Kein Plastikmüll mehr rund um die Getränkeausgaben. Wer seine Pfandgebühr zurück haben möchte, gibt den Becher an einer Sammelstation ab und erhält die Gutschrift automatisch auf sein Konto.
F: Was können Festivals mit verbleibenden Cashless-Guthaben nach dem Event tun?
Anstatt Restguthaben automatisch zurückzuerstatten, können Veranstalter·innen diese als Chance zur Besucher:innenbindung nutzen. Durch die Integration eines Online-Shops als ersten Schritt des Rückerstattungsprozesses lassen sich zusätzliche Einnahmen generieren.
Bieten Sie exklusive Merchandise-Artikel an, ermöglichen Sie Spenden an gemeinnützige Organisationen oder einen frühen Zugang zum Vorverkauf des nächsten Jahres. Letzteres ist besonders effektiv – warum die Festivalstimmung abklingen lassen, wenn man schon jetzt Vorfreude und Liquidität für das kommende Jahr schaffen kann?
F: Wie können Festivals die Umweltbelastung von Cashless-Systemen reduzieren?
Um Festivals dabei zu unterstützen, ihren ökologischen Fußabdruck zu verringern, bietet Weezevent jetzt zu 100 % recycelbare Cashless-Karten an. Diese bestehen aus wiederverwendbaren Materialien und werden mit Silberfarbe bedruckt. Sie können problemlos im Recycling entsorgt werden, ohne die Umwelt zu belasten.
